Como contabilizar o reembolso de despesas com viagem? 5 dicas práticas

gestor contabilizando reembolso de despesas de viagem dos colaboradores

O trabalho de contabilizar o reembolso de despesas com viagens não é nada simples. Tarefas que vão desde fazer o cálculo das diárias de viagem, gerenciar os gastos dos colaboradores, coletar recibos e lançar tudo isso em planilhas podem se tornar uma verdadeira confusão quando não há a devida organização.

Mais do que isso, também é fundamental que os funcionários viajantes também conheçam a política de viagens para que possam colaborar com os processos de reembolso.

Se sua empresa ainda não tem uma maneira padronizada de contabilizar os reembolsos, ou que ainda não seja eficiente, preparamos algumas dicas.

Neste conteúdo, vamos listar 4 passos para te ajudar a tornar essa missão menos complicada. Para te ajudar, também disponibilizamos um kit completo com calculadora de despesas de viagens corporativas.

Ebook e planilha de despesas corporativas com o título Passo a passo para calcular despesas de viagens corporativas.

5 dicas práticas para contabilizar o reembolso de despesas com viagens corretamente

É importante fazer o reembolso dos gastos que os funcionários tiveram em nome da organização, mas é ainda mais importante saber como fazê-lo.

Um ressarcimento eficiente e correto é obrigação por lei, além de garantir a satisfação dos colaboradores. Erros, falhas ou até fraudes podem gerar problemas fiscais e trabalhistas para a companhia, afetando-a não apenas financeiramente, mas também “manchando” o seu nome.

Por isso, preparamos um mini-guia para te ajudar a não errar nessa contabilização tão importante. Confira abaixo:

  1. Definir despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;
  2. coletar comprovantes;
  3. lançar despesas no sistema;
  4. calcular e realizar o reembolso;
  5. registrar e arquivar o recibo.

1. Definindo o que é reembolsável

O primeiro passo é entender o que a empresa pode e o que não pode reembolsar. Essa é uma informação essencial, e que deve estar presente na política de reembolsos, justamente para guiar gestores e colaboradores. Só assim será possível evitar confusão na hora de receber notas fiscais e recibos.

Cenários como este podem envolver tentativas de ressarcimento com comprovantes de entretenimento, bebida alcoólica, entre outros, que podem não ser previstos como reembolsáveis na política da empresa.

Quando há uma definição correta de o que pode e o que não pode ser ressarcido, o processo ganha eficiência e agilidade.

Se sua empresa ainda não conta com uma política de reembolsos consolidada, aproveite para baixar nosso modelo gratuito e utilizá-lo agora mesmo.

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2. Coletar comprovantes de gastos

Cada empresa tem sua própria política, o que também faz com que o tipo de documentos que são aceitos como comprovante de reembolsos também varie.

Para algumas, um simples recibo já é o suficiente para comprovar o gasto, enquanto que, para companhias mais rígidas, é necessário que o colaborador apresente notas fiscais.

Nestes casos, sugerimos a aplicação da tecnologia para facilitar a rotina de todos. A utilização da nota fiscal digitalizada faz com que o funcionário possa escaneá-la com o próprio celular e enviar o arquivo diretamente ao gestor, por meio da plataforma ExpenseOn.

Sempre que esses documentos forem recebidos, é importante que sejam verificados e armazenados. Assim, evita-se possíveis problemas futuros.

3. Lançar despesas no sistema

As quantias do reembolso devem primeiro ser lançadas no cálculo de passivos. Isso porque o gasto acontece antes para, só depois, ser reembolsado. Mesmo assim, depois disso a conta dos ativos precisa receber os valores destinados ao reembolso.

Nossa integração contábil com ERP facilita toda a gestão de informações, reduzindo o risco de erros ao transferir dados de um sistema para outro e tornando todo o processo mais simples, ágil e eficaz. Tudo isso de forma automatizada graças à tecnologia da plataforma ExpenseOn.

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4. Calcular e realizar o reembolso

Com os comprovantes reunidos, os sistemas integrados e os gastos registrados, é hora de calcular o que poderá ser reembolsado ao colaborador. Aqui, a tarefa é simples: consultar a política de viagens e aplicá-la.

Há, no entanto, a possibilidade de os colaboradores terem enviado notas fiscais que não condizem com a política da empresa. Nesse caso, é preciso checar individualmente cada um dos gastos, não é mesmo? Nem sempre.

Com a plataforma ExpenseOn, é possível automatizar regras personalizadas para que, no registro dos gastos, o colaborador seja alertado que aquele custo não está de acordo com as normas da empresa. Isso facilita o processo e evita tentativas de fraude ou até mesmo erros humanos.

5. Registrar e arquivar o recibo

O processo de reembolso não termina com o depósito dos valores ao colaborador. A etapa de registro com recibo é fundamental para assegurar a segurança fiscal da empresa. 

O recibo de reembolso de viagens mostra que quem recebeu a quantia está ciente e de acordo com o valor. Ele também elimina fraudes e pagamentos duplicados.

Como reembolsar de forma inteligente?

Há muitas formas de amparar um funcionário quando se trata de viagens corporativas. Pagamento de diárias de viagem, reembolso de despesas, adiantamento e ajuda de custos são as formas mais comuns.

Para todas elas, nossa plataforma oferece uma solução ágil e eficiente visando otimizar a rotina de colaboradores e gestores em milhares de empresas em todo o Brasil. 

Com a digitalização, os colaboradores nunca mais vão perder um comprovante. Enquanto isso, tudo é salvo na nuvem, que permite que todos os documentos sejam analisados assim que o upload é feito.

A integração contábil reúne todos os dados em um único lugar, evitando desencontro de informações e minimizando erros. Já a funcionalidade de Analytics fornece informações e gráficos que possibilitam a elaboração de relatórios de reembolso de despesas mais detalhados e de forma mais rápida.

Quer saber mais sobre como nós podemos te ajudar na gestão de despesas da sua empresa?

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