O que o financeiro precisa saber sobre viagens de incentivo na empresa?

Muito se fala sobre sobre a gestão de viagens corporativas nas empresas, mas é bom lembrar que esse conceito não se restringe apenas às viagens de trabalho.

Grandes companhias investem para recompensar seus colaboradores utilizando as viagens de incentivo, que também precisam ser administradas da forma correta pelo financeiro.

Antes de qualquer coisa, é preciso fazer uma pergunta: você sabe o que é uma viagem de incentivo? Pois bem, esse conceito é uma excelente ferramenta de endomarketing que premia funcionários pelos melhores resultados no trabalho.

No caso de metas cumpridas ou superadas com bom desempenho, em vez de recompensas em dinheiro, a empresa reconhece o esforço do colaborador oferecendo uma viagem completa a algum destino turístico.

A viagem de incentivo é muito mais do que uma passagem aérea e hospedagem gratuita.

Trata-se de proporcionar ao funcionário uma experiência memorável, fortalecendo a conexão entre contratado e contratante, mas que também mostrando ao restante dos colaboradores que eles serão reconhecidos e premiados mediante o esforço em prol da organização.

É importante ressaltar que, por mais que haja a proposta de criar o melhor ambiente possível para o colaborador viajante, também é preciso cautela em relação às despesas de viagem.

Como funciona a gestão de despesas das viagens de incentivo?

Diferentemente das viagens corporativas, a viagem de incentivo não demanda prestação de contas ou reembolso. Isso porque o funcionário premiado receberá uma quantia pré-estabelecida, de acordo com a política de viagens da empresa, para utilizá-la livremente durante sua viagem.

Dessa forma, o gestor definirá o valor e o viajante saberá, de antemão, quanto poderá gastar. Essa quantia, na maioria das vezes, é disponibilizada na forma de adiantamento de despesas ou pelo cartão corporativo.

Normalmente, despesas como hospedagem, passagens aéreas, transfer e até passeios turísticos são pagos diretamente pela empresa – ou pela agência de viagens contratada – para fazer com que o colaborador só desfrute ao longo de toda a estadia.

Também é válido lembrar que, assim como na viagem corporativa, o funcionário está ligado à empresa. Por isso, é necessário incluir nos custos o valor de seguro viagem e afins.

O papel da política de viagens para a viagem de incentivo

Da mesma maneira que regula as viagens corporativas, a política interna de viagens da empresa também precisa guiar tudo o que envolve a viagem de incentivo.

Este documento é fundamental ao ajudar gestores a definirem, de forma correta, quanto o colaborador poderá gastar sem que isso impacte nos custos da companhia.

Determinar um teto de gastos disponível para a pessoa premiada também é uma diretriz essencial para que não haja frustração.

Quando não há limites definidos, o funcionário pode acabar pensando que todo o gasto será coberto pela empresa, o que causará problemas certamente. No mínimo, ele acabará frustrado e o objetivo de endomarketing da viagem de incentivo não se concretizará completamente.

Por outro lado, caso a organização cubra todos os custos independentemente do que aconteça, provavelmente haverá uma dor de cabeça para o departamento financeiro resolver.

Ou seja, quando pensar em gestão de despesas para viagens de incentivo, lembre-se de que é preciso ter o mesmo cuidado que é tido com as viagens corporativas.

Mesmo não se tratando de trabalho efetivamente, tem relação direta com as finanças da companhia e, quando não alinhadas, podem impactar negativamente para ambos os lados.