Como calcular os custos de viagem a trabalho no final de semana?

Realizar viagens a trabalho para em atividades como congressos, networking ou reuniões com clientes tornou-se uma prática frequente no mercado atual. Surge, contudo, uma pergunta: qual é o tratamento dado à remuneração dos empregados durante uma viagem a trabalho no final de semana?

Nesses casos, vale o questionamento sobre como são calculadas as horas extras, ou se as despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação são tratadas igualmente às viagens em dias úteis. Este artigo é destinado a esclarecer essas dúvidas.

Primeiramente, é essencial enfatizar a importância de conhecer as cláusulas do contrato de trabalho em questão. Caso exista um acordo prévio com seu empregador sobre a realização de tarefas nos finais de semana, a compensação por horas extras não se aplicará. Contudo, se o contrato não aborda especificamente viagens corporativas aos finais de semana como carga horária, as informações subsequentes são fundamentais para você.

Definindo a jornada de trabalho e suas regras

De acordo com o artigo 4º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT): “Considera-se tempo de serviço efetivo o período em que o empregado está à disposição do empregador, aguardando ou cumprindo ordens, a menos que haja uma cláusula específica em contrário."

A partir dessa definição, estabelecem-se normas gerais para viagens a trabalho, seja durante a semana ou no final de semana.

Idealmente, toda atividade laboral deveria ser realizada no horário comercial regular, sem exceder a jornada diária de trabalho estipulada. Entretanto, ao realizar viagens a trabalho, muitas vezes, isso é impraticável.

Por exemplo, se o seu horário de trabalho é de segunda a sexta, das 9h às 18h, e numa quinta-feira você precisa começar a trabalhar às 6h, dirigindo o carro da empresa para uma reunião a 180 km de distância, e só retorna para devolver o carro às 20h, você deve ser compensado pelas horas extras, uma vez que esteve à disposição da empresa além do seu horário normal.

• Permanência em hotel: Utilizando o mesmo exemplo, caso você opte por pernoitar num hotel financiado pela empresa, e só retorne após a reunião no dia seguinte, essa circunstância altera o cálculo das horas extras, já que se entende que houve um período de descanso. Assim, somente as horas além da sua jornada normal (das 6h às 9h) seriam contabilizadas como extra.
  
  
• Viagens prolongadas e horas em aeroportos: É crucial considerar o tempo em que se está à disposição do empregador. Se a viagem ocorrer dentro do horário de trabalho, ou se o empregado folgar em outro dia para compensar, não são devidas horas extras. Contudo, se a viagem exceder o horário de trabalho, o tempo adicional deve ser remunerado, incluindo possíveis adicionais noturnos, quando aplicável.

Como funciona a viagem a trabalho durante o final de semana

Suponha que surja uma necessidade inesperada de realizar uma viagem corporativa durante o final de semana.

O que isso implica em termos de compensação e direitos? As diretrizes para encarar uma viagem de trabalho no final de semana se alinham às práticas comuns para trabalhos realizados em sábados, domingos ou feriados:

• Durante os sábados ou em dias úteis: as horas extras são compensadas com um acréscimo de 50% sobre o valor normal da hora.
  
  
• Nos domingos e feriados: a compensação das horas extras é feita com um acréscimo de 100%, dobrando, portanto, o valor da hora de trabalho.

Essencialmente, é crucial que você esteja informado sobre a política de viagens corporativas da sua empresa, que pode incluir diretrizes específicas para viagens em finais de semana.

Isso pode abranger tudo, desde as diárias de viagem até como as despesas de viagens devem ser pagas.

Além disso, a reforma trabalhista trouxe nuances, pois alimentou a percepção de que o regime de horas extras foi eliminado, o que não é exatamente preciso. Salvo especificação em contrário através de um acordo coletivo, as normas gerais de trabalho, limitando a jornada a 44 horas semanais e 8 horas diárias, permanecem válidas.

Em situações onde um acordo coletivo está em vigor, pode-se optar por um banco de horas, permitindo que a jornada diária se estenda até 12 horas sem a necessidade de pagar horas extras, contanto que o total mensal não ultrapasse 220 horas.

Quando a jornada de trabalho excede esses parâmetros, as horas devem ser contabilizadas como hora extra, e os adicionais de 50% ou 100% se aplicam.

Lembre-se, as regras sobre viagens, especialmente em fins de semana, devem ser claras na política de viagens da empresa, assegurando que todas as despesas relacionadas sejam devidamente contempladas e que os direitos dos empregados sejam respeitados.

Ajudas de custo em viagens de trabalho

Embora a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não detalhe especificamente as normas sobre auxílios financeiros em viagens de trabalho, o entendimento predominante na Justiça do Trabalho é que, ao se deslocar em viagens corporativas, o empregado deve ter todas as despesas necessárias, como acomodação, transporte e alimentação, custeadas pela empresa.

Considera-se que o empregado não está em condições de exercer suas funções habituais durante o deslocamento. Portanto, a empresa pode optar por fornecer uma ajuda de custo, que será ajustada mediante a apresentação de comprovantes de despesas pelo empregado, tais como notas fiscais.

Alternativamente, a organização pode optar por conceder diárias de viagem, um valor fixo dado ao empregado para cobrir os custos das tarefas executadas durante a viagem. Se o montante for insuficiente, o empregado tem o direito de solicitar um reembolso adicional, desde que possa demonstrar os gastos efetuados. Para isso, um sistema de reembolso bem estruturado é recomendado.

É importante notar que esses pagamentos adicionais devem ser registrados na folha de pagamento do empregado, mas não estão sujeitos a encargos como o 13º salário ou contribuições ao INSS, conforme estabelecido pelas diretrizes atuais da CLT.

Se ainda restam dúvidas, leia nosso artigo sobre os direitos de quem viaja a trabalho.