A viagem corporativa é essencial para o crescimento do negócio. Seja para atrair clientes, expandir a empresa ou fazer treinamentos, é indispensável no dia a dia corporativo.
Mas para evitar que o tiro saia pela culatra é preciso planejar, ter uma política sólida, prevenir e controlar os gastos dos deslocamentos a trabalho. Se você ainda não tem total controle desses aspectos, pode estar cometendo alguns erros graves na gestão de viagens corporativas.
Confira nesse post quatro coisas que você está esquecendo na hora de cuidar das viagens a trabalho em seu negócio. Previna-se, reduza custos e otimize o seu processo com as dicas abaixo.
1. O planejamento
Como tudo no empreendedorismo, uma viagem corporativa exige um bom planejamento antes de acontecer. É preciso reservar os hotéis, passagens aéreas e tudo o que será usado durante a viagem com antecedência.
Essa abordagem preventiva, na maioria das vezes, representa mais descontos nas aquisições e maior poder de barganha.
Negligenciar esse ponto é um erro muito comum na gestão de viagens corporativas e você não pode cometê-lo. Por isso, liste todos os deslocamentos que serão feitos durante o mês e comece a antecipar as reservas.
E por falar em planejamento, o orçamento de uma viagem corporativa é essencial. Baixe o nosso modelo de orçamento, estime as despesas e compare o valor gasto com o planejado. É grátis!
2. A política de viagens
Você tem uma política de viagens corporativas e de reembolso? Se não tem, está cometendo um erro muito grave.
Pode parecer exagero, mas esse documento ajuda a manter a ordem em sua empresa. Nele constam todos os detalhes sobre as viagens, o que pode ser feito, qual o orçamento disponível para os deslocamentos e assim por diante.
Não adotar tal documento é deixar os seus funcionários sem nenhum parâmetro para seguir. Então, dedique tempo para montar a sua política de viagem corporativa e crie um meio-termo, ela não pode ser muito restritiva e nem muito liberal, combinado?
3. O seguro
Por mais que você não queira, imprevistos acontecem. E a melhor forma de lidar com eles é através da prevenção.
O seguro viagem é determinante para isso. Com essa cobertura você consegue prevenir problemas muito graves e gastos não programados no orçamento da viagem corporativa. Além disso, é uma ótima forma de garantir o bem-estar de seus colaboradores.
Pesquise sobre as melhores seguradoras do mercado e suas coberturas para o seguro. Veja qual é a melhor opção para você e adote essa prevenção em suas viagens a trabalho. Será um investimento pequeno e bem feito, principalmente se comparado às despesas de um acidente ou sinistro grave.
4. A prestação de contas
Não adianta planejar a viagem corporativa com antecedência, ter uma política criada, cuidar do seguro e não dar atenção à prestação de contas.
O momento de comparar as despesas, registrar os gastos e analisar os comprovantes é muito importante. É nessa hora que a empresa compreende se o planejamento foi bem executado e se seus empregados estão seguindo as orientações de sua política de viagens.
Então exija o controle dos gastos de seus funcionários e peça que façam isso o mais rápido possível. Além de prevenir gastos desnecessários, esse monitoramento ajuda a planejar os deslocamentos futuros e encontrar oportunidades de economia. Para que isso ocorra da melhor maneira, tenha um bom sistema de reembolso para ter o controle dos gastos de todos os funcionários de maneira confiável e rápida!
Agora que você conheceu os principais erros na gestão de viagens corporativas é hora de evitá-los em seu negócio. Analise sua situação atual e aplique essas dicas para evitar perder tempo, dinheiro e sossego com uma viagem corporativa mal planejada.
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