Tudo o que você precisa saber sobre viagem a trabalho

coisas para levar a uma viagem a trabalho

Viagens corporativas fazem parte do cotidiano de muitas empresas em que é preciso viajar para fechar acordos, visitar clientes ou mesmo participar de convenções e eventos.

Apesar de encontros através de plataformas online se mostrarem vantajosas durante o período de pandemia, o olho no olho faz toda a diferença em uma reunião mais sensível e que possa representar um bom negócio para a companhia.

Por isso, a viagem a trabalho é essencial para muitos setores.

Neste artigo vamos falar sobre tudo o que você precisa saber, desde direitos trabalhistas em uma viagem a trabalho até como fazer um relatório de viagem. Acompanhe a leitura.

O que é viagem corporativa?

A viagem a trabalho acontece quando o colaborador precisa se deslocar em nome da organização. Seja para fechar um novo negócio, apresentar projetos ou outro motivo, quando a empresa faz com que ele viaje, configura-se uma viagem corporativa.

Vale lembrar que, mesmo que essa atividade seja na cidade em que a empresa atua, se for necessário que o funcionário saia do seu local de trabalho comum para desempenhar uma atividade relacionada a ela, isso é considerado uma viagem a trabalho.

O que diz a CLT sobre viagem a trabalho?

Antes da reforma trabalhista acontecer, nas viagens a trabalho, segundo o artigo 457 2º da CLT, as diárias de viagens não podiam ser maiores do que 50% do montante do salário do colaborador, se ultrapassasse seria considerado parte integrante dele.

Agora, em uma viagem a trabalho, com a nova lei trabalhista, por meio da lei 13.467/2017 e a medida provisória nº 808/2017, em nenhum cenário as diárias de viagem serão tidas como remuneração do funcionário, logo, não constitui incidência de encargo previdenciário ou trabalhista.

Quais os direitos de quem viaja a trabalho?

Para quem viaja, o que causa mais dúvida são os direitos do trabalhador que envolvem a remuneração extraordinária ou hora extra e adicional de viagem a trabalho. 

A CLT enxerga como hora extra todo trabalho realizado fora da jornada acordada entre empregado e empregador. Geralmente, a carga horária é de 8 horas diárias e 44 horas semanais.

Logo, quando o funcionário trabalha horas a mais do que esse normal, ele tem direito ao recebimento de horas extras, sempre com o adicional de 50% em cima da hora trabalhada em dias comuns e 100% em feriados e finais de semana.

Vale ressaltar que há diferenciação no que tange as horas extras em relação ao colaborador com registro de horas e o que não tem. Para mais informações acesse nosso conteúdo sobre os direitos em viagens a trabalho.

Ebook e planilha de despesas corporativas com o título Passo a passo para calcular despesas de viagens corporativas.

Quem viaja tem direito a hora extra?

As leis trabalhistas não oferecem muita clareza em relação às horas extras que envolvem viagens a trabalho, e caso queira saber mais a fundo veja nosso artigo sobre hora extra em viagem a trabalho, mas, no geral, quando as decisões vão ser tomadas, são levadas em consideração duas coisas:

  • Empregados com registro de horas;
  • Empregados sem registro de horas.

Empregados com registro de horas

Para o funcionário que tem controle da carga horária trabalhada, existe obrigatoriedade de pagar as horas extraordinárias. Ou seja, se há o registro no ponto eletrônico e ainda assim o funcionário viaja fora do horário de trabalho, é preciso pagar as horas extras.

Empregados sem registro de horas

Para aqueles que não trabalham com registro de horas, geralmente que trabalham externamente e ocupam cargos de maior confiança, não existe a obrigação de pagar horas extraordinárias. O motivo disso acontecer é simples: não há como comprovar as horas trabalhadas.

O que é e o que não é reembolsável em uma viagem corporativa?

Há algumas despesas inevitáveis de um colaborador quando está a disposição da empresa em uma viagem corporativa, não somente a hora extra e adicional de viagem a trabalho. É necessário pensar que para quem vai viajar a trabalho, existe toda a questão do deslocamento, hospedagem, alimentação e outros.

Geralmente, aquilo que é reembolsável e não é está disposto em um documento de conhecimento público dos funcionários chamado de política de reembolso. De forma geral, uma cópia da política é dada para todos os trabalhadores.

Caso a sua empresa não tenha disponibilizado para todos este documento, é bom pensar em fazê-lo. Isso evitará que os funcionários procurem o setor financeiro a todo momento para tirar dúvidas em relação a isso e também evitará conflitos e desentendimentos.

Esse cenário é melhor porque tudo fica às claras, além disso todos saberão de antemão o que é reembolsável e o quanto será reembolsado, ajudando a controlar os gastos durante a viagem e a evitar gastos desnecessários ou pedidos de reembolso descabidos.

Cada organização vai montar a sua política de reembolso conforme a sua realidade e necessidade, mas, de forma geral, podemos dizer que as despesas reembolsáveis em uma viagem corporativa são:

  • Depreciação do veículo;
  • Alimentação;
  • Deslocamento e transporte;
  • Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;
  • Hospedagem;
  • Ingressos e entradas de eventos corporativos;
  • Aluguel de carro;
  • Quilometragem rodada (em caso de uso do carro particular do colaborador).
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Qual a melhor forma de reembolsar os valores?

A reforma trabalhista flexibilizou bastante as formas que podem ser realizados os reembolsos, tudo vai depender do acordo entre empregado e empregador no que diz respeito às viagens.

Há possibilidades como pagar tudo com antecedência, ou seja, a própria empresa comprar as passagens e pagar pela hospedagem.

Existe também a opção de estabelecer valores diários para cada gasto, estabelecendo um orçamento para a viagem toda ao invés de pagar cada despesa separadamente.

É possível ainda fazer um adiantamento, de forma que o gestor deve prever os gastos que serão feitos e disponibilizar o valor. Nesse caso, vale lembrar que ainda assim é importante que o viajante apresente os comprovantes porque dessa forma pode pedir reembolso, caso precise, ou devolver a quantia excedente não usada.

A empresa pode ainda fazer uso de cartões corporativos para o adiantamento dos valores, o que torna tudo mais dinâmico, já que o gestor pode visualizar tudo que está sendo gasto em tempo real.

Independente de qual modalidade seja escolhida, as práticas de reembolso devem estar de acordo com uma política interna e uma boa gestão de reembolso de viagens leva isso em consideração.

Se a empresa prioriza minimizar desperdícios, talvez ela mesma comprar passagens e escolher hospedagem, para depois reembolsar cada despesa individualmente depois de analisar com cuidado cada uma seja a melhor opção.

Se a prioridade é dinamismo e otimização de processos, fazer uso de um cartão empresarial pode ser melhor.

Ebook Dicas de planejamento financeiro para viagens corporativas.

Como fazer um relatório de viagem a trabalho?

Para fazer um relatório de viagem corporativa é necessário ter alguns passos em mente. Nós temos um artigo sobre relatório de viagem a trabalho, que você pode acessar para mais informações, mas resumimos aqui. De modo geral é preciso pensar em três coisas:

  • Política de reembolso;
  • Estrutura do relatório;
  • Solução.

Política de reembolso

A primeira coisa a ser observada é a política de reembolso, antes de pensar em fazer o relatório. Isso porque ela vai deixar claro aos funcionários tudo que envolve o ressarcimento, além de guiá-lo.

Estrutura do relatório

Aqui deve-se pensar quais são as informações que precisam estar no relatório. Tudo que envolve os gastos com alimentação, hospedagem, transporte e afins. Tudo da forma mais detalhada possível.

Solução

Existem muitas soluções que a tecnologia disponibilizou para facilitar a confecção de um relatório.

Fazer no papel pode significar um trabalho desnecessário, uma planilha de despesas de viagem a trabalho  no Google Docs pode ser mais eficiente, mas ainda passível de erros. 

Você pode acessar nosso conteúdo sobre como montar uma planilha de despesas de viagem para informações mais detalhadas.

Apesar de poder fazer tudo manualmente, a possibilidade de erros no meio do processo são grandes, por isso a ExpenseOn oferece um sistema de relatórios completo e eficiente para otimizar e facilitar todo o processo. É possível ver tudo em tempo real e atualizar através de smartphones.

Otimizando processos de viagens a trabalho com a ExpenseOn

Além de ajudarmos você a otimizar os processos na hora de montar o relatório de viagem, oferecemos outras funcionalidades que tornarão a sua vida muito menos complicada.

A digitalização de comprovantes, por exemplo, permite que o funcionário digitalize e salve todas as notas e recibos na nuvem, evitando a perda das mesmas. Enquanto isso, o gestor pode conferi-las assim que carregadas na plataforma.

Através do cartão corporativo você pode disponibilizar valores para seus colaboradores e checar a qualquer momento com o que está sendo gasto o dinheiro, permitindo maior controle de gastos.

Quer saber como a ExpenseOn pode ajudar a revolucionar a gestão de despesas na sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo.

O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".