Quais são os deveres e direitos de quem viaja a trabalho?

viagens corporativas e os direitos do colaborador

Os direitos trabalhistas de quem faz viagens corporativas é um assunto que gera dúvidas tanto para gestores quanto para viajantes. No entanto, um tópico tão delicado quanto este precisa ser esclarecido para evitar desconfortos na empresa e até riscos de processos.

Em uma viagem a corporativa, o colaborador está representando a organização e trabalhando, ainda que fora do local de trabalho habitual. Ou seja, em uma viagem a trabalho, os direitos do colaborador seguem valendo normalmente.

Algumas questões são mais simples, como é o caso do reembolso, obrigatório por lei, mas que exige comprovante de despesas nesses casos. Outros assuntos como as horas extras, acidentes, diárias de viagem e sobreaviso podem causar mais confusão.

Há quem confunda o caso do adicional de periculosidade, mas adiantamos que não é um direito trabalhista de viagem a negócios, mais à frente explicaremos o porquê. Nesse artigo vamos falar sobre os temas que geram mais confusão. Confira!

O que se configura como viagem corporativa?

Antes de falarmos dos direitos de quem está viajando, é preciso entender o que é uma viagem a trabalho. É entendido como viagem a trabalho qualquer deslocamento que o funcionário faz em nome da empresa

Visitar clientes ou filiais, apresentar projetos, fechar negócios, ir a congressos e feiras ou mesmo sair do local de trabalho normal, é considerado uma viagem. Como tal, é preciso haver o reembolso, o cumprimento do Duty of Care, entre outros.

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Os deveres de quem viaja a trabalho

O deslocamento para outros lugares que não o habitual geram demandas diferentes. O controle de ponto, por exemplo, é dificultado. Ainda assim, o colaborador tem o dever de cumprir sua jornada normal, independente de estar em viagem.

Para que a empresa consiga fazer o controle mais eficiente possível, ela pode lançar mão de alguns recursos. Optar por um aplicativo de ponto eletrônico, por exemplo, que exige confirmação por foto ou registro de voz, é uma forma de fazer isso.

Há a alternativa de fazer reuniões rápidas em um ou mais horários do dia, como uma forma de controle, e a de traçar uma programação. A primeira consiste unicamente em checar como as coisas estão e em receber atualizações.

A segunda compreende fazer um cronograma ou checklist de afazeres do dia. O gestor estabelece o que deve ser feito durante a viagem, separa por ordem cronológica e o colaborador segue o planejamento. É possível também mesclar duas formas.

Viagem a trabalho: quais os direitos do colaborador?

colaborador lendo seus direitos sobre viagens corporativas

Assim como os deveres, os direitos também precisam ser conhecidos pelo viajante e pelo empregador. Sem isso, os riscos são enormes e problemas maiores podem surgir. Por isso, preparamos uma lista que detalha os direitos de quem precisa fazer viagens a trabalho, como:

  • hora extra;
  • sobreaviso;
  • intervalos;
  • periculosidade;
  • seguro contra acidentes;
  • reembolso de despesas.

Hora extra

O funcionário que viaja tem direito a hora extra somente quando ultrapassado a sua jornada de trabalho. Se um funcionário trabalha 8h diárias ou 44h semanais, a hora extra é paga caso esse tempo seja extrapolado.

Entretanto, é bom lembrar da necessidade de comprovação de horas para que a remuneração extraordinária seja válida. Ou seja, é necessário calcular a hora extra com base em algum controle ou registro de horas.

É por causa da obrigação de comprovar horas que nem todo funcionário tinha direito a elas. Para aqueles que têm registro de horas, o pagamento é obrigatório, mas para os que não tinham não.

A situação mudou com a súmula 338 do TST que inverteu a situação. Não é mais o empregado que deve provar que cumpriu jornada excedente, mas a empresa que deve provar que ele não cumpriu, mesmo sem registro de horas.

Por último, lembramos que o pagamento das horas extraordinárias deve ser de 50% em cima da hora trabalhada. A única exceção é nos finais de semana e feriados que a hora vale o dobro, ou seja, há um aumento de 100%.

Sobreaviso

Uma situação comum em viagens corporativas é o empregado ficar à disposição da empresa. Esse período também é chamado de sobreaviso e se trata de um intervalo em que o colaborador não está trabalhando, mas está de prontidão para fazer isso.

Isso quer dizer que o colaborador não está executando uma tarefa, mas, assim que receber uma ligação, deve se locomover para a empresa, cliente, filial, etc.

O tempo máximo que o sobreaviso dura é de 24h e pode acontecer aos finais de semana e feriados. Lembramos que o tempo à disposição da empresa deve constar no contrato de trabalho ou em acordo.

O profissional que cumpre com isso tem o direito de ⅓ do valor da sua hora multiplicado pelo tempo que ficou de prontidão.

Ainda assim, em uma política de viagens corporativas pode estar especificado os casos em que o sobreaviso é acionável. Caso os colaboradores estejam de acordo e assinem um documento atestando o conhecimento, firma-se um acordo.

modelo de política de viagens corporatiavas

Intervalos

Outra questão importante que pode gerar dúvidas para muitos gestores e colaboradores é referente aos intervalos. Seja para almoço ou entre jornadas de trabalho, são direitos que devem ser respeitados.

Não só respeitar um direito, trata-se de prezar pelo Duty of Care, já que os empregados estão tendo sua saúde e bem-estar considerados.

Qualquer funcionário que trabalhe mais de 6h por dia tem direito a uma hora de almoço no mínimo e duas horas no máximo. Esse direito é garantido em viagens a trabalho e, caso não seja respeitado, é preciso pagar horas extras.

No que diz respeito ao descanso entre jornadas de trabalho, a lei entende que o repouso pode acontecer em qualquer lugar. Dessa forma, o empregado está usufruindo do seu direito, não configurando horas extras.

Periculosidade

Uma dúvida que algumas pessoas têm é se as viagens corporativas configuram periculosidade, a resposta é não. O adicional de periculosidade só acontece quando as condições de trabalho são penosas, insalubres ou perigosas.

Seguro contra acidentes

A questão da periculosidade causa dúvidas em muitas pessoas porque existe um risco nesse deslocamento. Se ele for de carro, por exemplo, as estradas estão sujeitas a acidentes, chuvas, entre outros.

Um bom planejamento de viagens sempre vai levar os imprevistos em conta e garantirá a segurança do viajante.

É fundamental garantir a integridade do viajante, pois, caso ocorra algum acidente, é configurado o acidente de trabalho e tratado como tal junto ao INSS.

Para evitar que seus colaboradores não fiquem desamparados é bom contratar um seguro de viagem corporativo.

Despesas

Outro direito do funcionário que viaja a negócios é referente ao dinheiro gasto. Direito garantido pelo art. 2º da CLT, que diz que o empregador deve assumir os riscos da atividade financeira.

Ou seja, eles devem ser custeados pela empresa e não podem ser transferidos ao trabalhador. Esse direito pode vir em três modalidades:

  • diárias de viagem;
  • adiantamento de despesas
  • reembolso de despesas.

Diárias de viagem

Essa forma de pagamento das atividades que envolvem uma viagem envolve um valor dado regularmente. Ele visa cobrir despesas com alimentação, telefone e internet, transporte corporativo, hospedagem, entre outras.

Lembre que as diárias de viagem não constituem base de incidência previdenciária nem integram o salário. Tem direito às diárias todo colaborador que tem em seu contrato de trabalho a viagem como uma de suas funções.

Adiantamento de despesas

O adiantamento de despesas é uma alternativa ao reembolso, já que quando uma viagem ocorre, o gestor tem duas opções: adiantar valores ou reembolsar. No adiantamento, o valor estimado da viagem é transferido antecipadamente.

Diferente do reembolso, não há necessidade de comprovar gastos, mas de fazer o cálculo dos gastos estimados, que ocorrem esporadicamente. Se atente às necessidade, pois erros ao calcular as despesas de viagem corporativa podem gerar insatisfação.

Reembolso de despesas

O reembolso de despesas consiste em devolver os valores gastos pelo funcionário de maneira justa. Ele ocorre quando o funcionário retorna de viagem e segue os processos da política interna da empresa

A política de reembolso define o que é e não é reembolsável, bem como os comprovantes que são aceitos para prestar contas e comprovar os gastos.

Como melhorar a gestão dos direitos de seus colaboradores com a ExpenseOn

Gerir despesas e finanças e ainda prezar pelo bem-estar das pessoas não é tarefa fácil. Mas, felizmente, aplicativos estão trazendo facilidade para o dia a dia. Apps como a PontoTel, promovem o registro e controle de horas, o que auxilia a gerir as horas extras, intervalos e sobreavisos.

A tecnologia no reembolso de despesas também representa uma enorme praticidade. Com a ExpenseOn, o gestor pode administrar diversos cartões em um único lugar com a funcionalidade Cartão Corporativo, o que facilita o faturamento.

Há a solução Digitalização de Despesas, que permite ao colaborador fazer uploads dos comprovantes e aos gestores vê-los em tempo real. Assim, um não se preocupa em perdê-los e o outro em ter que analisar inúmeras notas fiscais de uma vez.

A ferramenta de Solicitação de Adiantamento possibilita ao gestor dar uma resposta rápida a imprevistos e prezar pelo bem-estar do viajante. Tudo isso com clareza, sabendo o que é feito e com uma prestação de contas segura.

Os processos manuais podem até funcionar, mas a tecnologia muda a rotina completamente, e para melhor. Seja com as diárias de viagem, adiantamento ou reembolso de despesas, a ExpenseOn te ajuda.

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