8 vantagens de uma gestão de viagens corporativas eficiente

Líderes conferindo relatórios para melhorar a gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é fundamental para empresas que têm colaboradores em constante deslocamento. Sem ela os gastos se tornam incontroláveis e aquilo que deveria trazer um saldo positivo passa a consumir caixa.

Evitar que viagens se tornem um ralo de dinheiro e foco de fraudes exige cuidados e ferramentas. Nesse sentido, os documentos como a política de viagens e o relatório de despesas são imprescindíveis, pois garantem maior controle.

A checagem e projeção de gastos, bem como o processo de reembolso de despesas ficam prejudicados sem esses materiais, o que os torna fundamentais.

Com eles em mãos, o gestor de viagens corporativas têm meios de garantir que o dinheiro seja aproveitado da melhor forma.

Uma boa gestão de viagens de negócios também garante o cumprimento da política de gastos, fundamental para se manter dentro do orçamento empresarial. As 8 principais vantagens de prezar por ela são:

  1. redução de custos;
  2. cumprimento das políticas internas;
  3. otimização dos processos e do tempo;
  4. prestação de contas dentro do prazo;
  5. relatórios confiáveis;
  6. cumprimento do planejamento;
  7. fortalecimento do compliance;
  8. aumento da satisfação.

1. Redução de custos

Ao usar os métodos certos, uma gestão bem alinhada dos deslocamentos para reuniões, feiras e congressos permite reduzir custos em viagens. Checar com antecedência os valores de passagens aéreas e hospedagens, por exemplo, faz com que o gestor encontre preços melhores.

Além disso, o responsável financeiro consegue reduzir custos ao evitar fraudes e desperdício de dinheiro. Uma pesquisa da Tallie feita em 2019 apontou que mais de 50% das organizações tinham problemas com a perda de notas fiscais dos funcionários.

A falta de comprovação de gastos leva a um tipo comum de irregularidade financeira: o desperdício voluntário. Para evitar isso, o gestor de viagens deve contar com uma boa política de reembolsos, que define prazos para compra de passagens e condições de reembolso.

Dessa forma, os colaboradores estão cientes que a restituição só será feita mediante a apresentação dos comprovantes de despesas. Além de saberem que há um valor máximo por categoria de gasto, o que coibe os desperdícios voluntários.

Construir uma política de reembolso do zero pode levar algumas horas, senão dias, e isso às vezes significa fazer jornadas mais longas. Com nosso modelo de política gratuito você economiza tempo e evita o ajuste e reajuste de erros. Baixe e otimize sua rotina.

2. Cumprimento das políticas internas 

Para uma boa gestão de viagens é preciso respeitar o limite de gastos, as regras para restituição e as datas para entrega de relatórios de viagens. Só assim o gestor adquire maior controle sobre os gastos, uma vez que há documentação de tudo e os processos não geram gargalos.

O colaborador que ultrapassar o orçamento disponível, por exemplo, terá que fazer a prestação de contas de qualquer forma e ressarcir a companhia quando necessário.

Como a política de viagem não garante reembolso sem apresentação de comprovantes, o colaborador terá de ser mais responsável com os recibos e notas fiscais. Além disso, o documento permite ao responsável da área construir um histórico de gastos.

Assim, é possível comparar gastos de diferentes períodos para um mesmo local. O gestor passa a poder encontrar irregularidades e estipular orçamentos com mais assertividade.

A política de viagens é essencial e deve ser o mais completa possível para evitar que seja burlada ou mal interpretada. Precisa abranger o máximo de informações sobre as situações e respeitar a realidade organizacional.

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3. Otimização dos processos e do tempo

Com todos os materiais necessários organizados, checar uma informação é mais rápido. Muitas vezes, uma boa gestão de viagens corporativas conta com a tecnologia, o que é fundamental para trazer ainda mais agilidade

Empresas que contam com a Flash Expense ainda têm como benefício o sistema de digitalização de despesas. Os viajantes escaneiam notas e recibos pelo smartphone, as armazenam seguramente em nuvem e afastam o risco de perdê-las. Já o gestor pode conferir tudo dentro da plataforma, de modo unificado, simples e rápido.

4. Prestação de contas dentro do prazo

Com as ferramentas de gestão de viagens corporativas certas, o líder financeiro garante que todas as despesas sejam justificadas dentro de um determinado período. Com o relatório de despesas de viagem, por exemplo, todos os gastos são discriminados e o controle de gastos é mais apurado.

O RDV também promove a redução de custos e a construção de um histórico de viagens para comparar períodos. Com todas as informações referente às saídas com viagens, o responsável verifica quanto foi gasto com passagens, hospedagem, etc.

A partir desse estudo, o profissional pode procurar acordo com companhias aéreas, hotéis, entre outros, caso os valores sejam mais altos do que o ideal. Padronizar a prestação de contas não é nada fácil e é bastante trabalhoso, na verdade.

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5. Relatórios confiáveis

A gestão de viagens corporativas exige diversos procedimentos e ferramentas para ser bem feita. Como toda área, as informações são fundamentais para tomar decisões e enxergar oportunidades de redução de custos.

Os documentos manuais permitem que o líder financeiro visualize essas questões. Esse profissional pode construir relatórios com os documentos que citamos, mas, geralmente, tomará muito tempo.

Nesses momentos, a tecnologia é uma poderosa aliada que trará ainda mais velocidade para a rotina. Com processos automatizados, o gestor pode se concentrar em assuntos estratégicos e verificar essas questões só quando for necessário.

O analytics e relatórios, por exemplo, é uma funcionalidade Flash Expense que reúne todas as informações referentes à gestão de despesas em um único lugar. Com ela é possível criar personalizações, montar gráficos automáticos e exportar dados.

6. Cumprimento do planejamento

O planejamento de viagens corporativas é fundamental para que o dinheiro não seja desperdiçado. O próprio sucesso dos deslocamentos a trabalho depende desse aspecto da gestão.

Quando os responsáveis financeiros têm as armas certas ao alcance, verificar qual o melhor transporte, cronograma e itinerário a ser seguido é mais fácil.

7. Fortalecimento do compliance

O programa de compliance é imprescindível para mitigar riscos e perdas. Uma boa gestão de viagens de negócios gera documentação que garantem integridade organizacional. Possíveis violações cometidas por colaboradores podem ser checadas com ela.  

Dessa forma, o compliance financeiro recebe a devida atenção e as irregularidades que poderiam passar são percebidas rapidamente. 

8. Aumento da satisfação

Gerir os deslocamentos corporativos não envolve somente o controle de gastos e a otimização da rotina de trabalho. Quando essa área da empresa é bem administrada, a satisfação dos colaboradores também aumenta.

Com procedimentos rápidos e bem acertados, os funcionários são reembolsados com mais velocidade. Isso elimina a sensação de desamparo que poderiam sentir, principalmente quando o planejamento é feito de forma a incluir os imprevistos.

Dessa forma, a empresa está prezando pelo Duty of Care, garantindo a integridade física e o bem-estar dos funcionários. Além de ser uma responsabilidade legal e ética dela, essas medidas aumentam a produtividade e a retenção em corporações.

Melhore sua gestão de deslocamentos a trabalho com as funcionalidades da Flash Expense

Para manter uma organização saudável e com bons resultados, gestores precisam se aliar com as ferramentas certas. Mesmo que as planilhas de gestão de viagens corporativas funcionem, os processos manuais tomam um tempo que poderiam ser melhor aproveitados.

Ficar horas e mais horas checando inúmeros recibos manualmente e checando planilhas uma a uma é potencialmente prejudicial. Um responsável financeiro poderia traçar estratégias e checar oportunidades nesse período.

Com a integração contábil e ERP da Flash Expense, o lançamento de despesas é automatizado no sistema. Isso evita que mais de um registro com a mesma informação seja feito, diminuindo também as chances de erros.

Enquanto isso, a emissão de relatórios de despesas organiza os gastos automaticamente conforme sua categoria. Assim, o líder financeiro tem apresentações baseadas em período, tipos de gastos e até divididas por centros de custo.

Tenha informações valiosas sobre as despesas da sua empresa em poucos cliques. Aproveite melhor seu tempo e equipe. Quer saber como a Flash Expense pode te ajudar? Solicite uma demonstração ou inicie já com nosso teste grátis e conheça a revolução da gestão de despesas de viagem.

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