Como funciona uma agência de viagens corporativas (TMC)?

gestor de viagens corporativas conversando com viajante de negócios

Uma TMC – sigla para Travel Management Company, em inglês – é uma agência de viagens corporativas que oferece serviços exclusivamente para suprir as necessidades de empresas.

Uma agência TMC pode apoiar seus clientes organizando e gerenciando estratégias e operação de viagens a trabalho.

Ela também pode estruturar processos e políticas internas, além de fornecer informações relevantes para a instituição.

Assim, os responsáveis pela gestão de viagens corporativas podem se concentrar em analisar os dados de cada viagem e em desenhar estratégias para reduzir custos e aprimorar os processos.

Dessa forma, se tem economia e agilidade nos processos, além de garantir uma melhor experiência.

A TMC é quem lida e apoia as viagens das companhias durante todo o processo, da reserva, compra de passagens aéreas até a emissão de serviços relacionados no local de chegada.

Também há a possibilidade de contratar os serviços de uma TMC para consultorias estratégicas, auxiliando a construir processos e políticas de viagens.

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As diferenças entre uma TMC e uma agência de viagens tradicional

As TMCs são especializadas. Elas têm um papel mais estratégico em relação às viagens corporativas e, por isso, oferecem um serviço diferente das agências de viagem convencionais.

Além de um atendimento personalizado – na maioria das vezes, 24/7 –, elas garantem maior segurança ao viajante de negócios e eficiência para a gestão de viagens da empresa.

Em vez de indicação para pontos turísticos ou pacotes envolvendo atividades de lazer, as TMCs fornecem o suporte necessário para que o colaborador possa desempenhar sua função no tempo em que estiver viajando.

De transporte a salas de reunião para encontro com clientes, a empresa ajuda a facilitar toda a jornada do funcionário e também dos gestores.

As TMCs também utilizam plataformas tecnológicas como a ExpenseOn, que auxiliam a nortear os procedimentos que envolvem relatórios ou até mesmo o monitoramento de gastos baseado na política de viagem corporativa.

A importância de uma TMC para a gestão de viagens corporativas

Alguns dos serviços que a TMC oferece aos contratantes são a reserva e cancelamento de passagens aéreas e hospedagem, seguros, locação de veículos além de alguns outros variados como a gestão de bilhetes não voados, entrega de relatórios completos sobre as informações de viagem.

O principal motivo que faz grandes empresas buscarem esse tipo de parceiro é a otimização de tempo para os gestores da companhia e a personalização do serviço.

Quando há muitas viagens, a organização é essencial para não desperdiçar dinheiro com reembolsos indevidos ou até mesmo sofrer com fraudes.

Uma vez que há uma TMC envolvida, os gestores passam a ter mais tempo para analisar os custos, eliminar despesas desnecessárias e assegurar uma operação mais saudável.

4 vantagens ao contratar uma TMC

A necessidade de contar com um parceiro desse tipo surge com o aumento no volume de viagens de negócios, mas também vai de encontro com o perfil dos viajantes corporativos.

Muitas vezes, executivos de alto nível precisam viajar para uma reunião de negócios ou mesmo um simpósio internacional do segmento. Para que sejam amparados, uma TMC oferece benefícios tanto para quem viaja quanto para quem gerencia essa viagem. 

Entre as vantagens, podemos citar:

  • suporte ao viajante;
  • controle de gastos;
  • redução de custos;
  • apoio na política de viagens.

Suporte ao viajante

No período anterior à viagem, assim como durante, a TMC oferece suporte ao viajante de forma integral. Seja na emissão de passagens ou documentos necessários, é ela quem cuidará de tudo para que a viagem cumpra com seu objetivo.

Controle de gastos

É difícil gerenciar todos os gastos que acontecem em uma viagem, principalmente se a compra de serviços, como reserva de hotéis, for feita em portais online, sem que exista um padrão de cobrança.

Com uma TMC, os relatórios darão uma visão muito mais ampla sobre o que está acontecendo e onde o dinheiro está sendo utilizado. Isso permite um controle melhor dos gastos.

Redução de custos

A redução de custos vai variar de organização para organização. A quantidade de viagens feitas, a maturidade do programa e da política interna da instituição são questões que influenciarão nessa diminuição.

Uma ajuda profissional traz mais expertise, o que vai proporcionar melhores fornecedores e preços para um planejamento financeiro mais eficiente em relação às viagens.

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Apoio na política de viagens

Se a sua instituição ainda não tem uma política de viagens ou ela é insatisfatória, você precisa criá-la ou melhorá-la o mais rápido possível.

Esse documento é um conjunto de normas e regras que precisam ser seguidas pelos colaboradores que estão viajando e envolvem tudo sobre o assunto.

Quanto pode-se gastar em uma passagem? Qual a classe permitida para o colaborador? Que nível de hospedagem é aplicado para cada funcionário viajante? Qual o limite de gastos por viagem?

A política ajuda a responder todas essas perguntas e muito mais.

Assim como TMCs de todo o Brasil, a ExpenseOn auxilia gestores e empresas a potencializarem sua operação financeira.

Gestão de despesas corporativas não precisa ser complicado, não é mesmo? Saiba agora como nosso software ajuda milhares de companhias brasileiras a otimizarem a gestão financeira empresarial.

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