3 soluções para viagens corporativas e otimização da gestão de despesas

Soluções para gestão de viagens tornaram-se essenciais no contexto pós-pandemia, onde houve um grande impacto do COVID-19 nas viagens corporativas.

Empresas foram forçadas a pausar o envio de colaboradores e executivos para destinos importantes, recorrendo a alternativas como Google Meet e Zoom.

A Global Business Travel Association (GBTA) revela uma perspectiva otimista para o setor de viagens de negócios, prevendo um forte crescimento contínuo.

Espera-se que o gasto global com viagens a trabalho alcance os níveis pré-pandêmicos de $1,4 trilhão já em 2024 e que cresça para quase $1,8 trilhão até 2027. Isso ressalta a importância de implementar soluções eficazes para otimizar os processos de gestão de viagens corporativas.

As empresas enfrentam o desafio de reduzir custos enquanto os colaboradores viajam, além da necessidade de otimizar tempo e garantir que todos os processos sejam eficientes, principalmente em relação ao reembolso de despesas.

Mas como abordar essas questões?

Além de reconhecer a tecnologia como parte da solução, é crucial entender como ela pode melhorar o cotidiano dos gestores de viagens e oferecer benefícios concretos. Pensando nisso, esse artigo explora abordagens estratégicas para aprimorar a gestão de viagens corporativas, destacando como podem ser vantajosas para sua empresa.

Soluções para diferentes momentos da viagem corporativa

As viagens corporativas englobam uma série de elementos e o processo não termina com o retorno do colaborador ao local de trabalho. Assim, existem soluções específicas adaptadas para cada fase da viagem, atendendo a uma variedade de requisitos.

Desde a seleção de passagens aéreas, companhias aéreas, acomodações, gerenciamento de transporte, opções de alimentação até a administração do reembolso de gastos, é viável encontrar uma solução particular para cada necessidade.

Com isso em mente, desenvolvemos um compilado de soluções em viagens corporativas, categorizadas para facilitar sua escolha:

1. Soluções para antes da viagem;
2. Soluções durante a viagem;
3. Soluções após a viagem.

1. Soluções pré-viagens corporativas

A fase de pré-viagem é crucial no universo das viagens corporativas, exigindo ferramentas eficazes que otimizem tanto o trabalho do gestor quanto a experiência do viajante.

O planejamento antecipado é um pilar fundamental para qualquer viagem de negócios, evitando gastos excessivos e garantindo que a jornada do viajante transcorra sem contratempos. A preparação abrange desde a seleção e compra de passagens até a organização detalhada do itinerário e a observância da política de viagens da empresa, visando uma gestão eficiente e econômica.

Ferramentas como OBTs e TMCs são vitais nesse processo. Elas proporcionam suporte no planejamento abrangente, desde a aquisição de bilhetes até a definição de agendas e conformidade com as diretrizes corporativas, facilitando uma viagem bem-sucedida e alinhada às expectativas empresariais.

OBTs (Online Booking Tool)

OBTs (Online Booking Tools) são plataformas online que simplificam o processo de reserva de hotéis, compra de passagens e aluguel de veículos, além de monitorar os deslocamentos dos colaboradores.

Operam no modelo self-service, permitindo que os gestores controlem diretamente todos os aspectos da organização da viagem, oferecendo flexibilidade e acesso a tarifas competitivas.

Contudo, a desvantagem principal é a falta de suporte personalizado, já que não incluem a assistência direta de um gestor de viagens corporativas, diferentemente das TMCs (Travel Management Companies).

TMCs (Agências de viagens corporativas)

As TMCs (Travel Management Companies) se diferenciam dos OBTs por oferecerem um serviço mais personalizado.

Elas gerenciam integralmente as viagens, provendo suporte contínuo 24 horas tanto para a empresa quanto para o viajante. Isso ajuda na elaboração da política de viagens, entre outros serviços.

A abordagem personalizada das TMCs implica um custo mais elevado, mas para grandes empresas, o investimento pode ser justificado pelo valor agregado e pela economia que pode resultar em longo prazo, especialmente em termos de eficiência e resolução de problemas complexos.

Durante o planejamento de viagens, é crucial que o colaborador tenha um orçamento definido. O setor financeiro deve estabelecer um limite de despesas, assegurando que o viajante esteja ciente das políticas da empresa.

A Flash auxilia neste processo com regras automatizadas que pré definem os gastos permitidos e alertam o colaborador sobre eventuais excessos ou uso inadequado dos fundos. Esse sistema facilita o controle orçamentário e simplifica o reembolso, mantendo as despesas dentro do planejado.

2. Soluções durante a viagem

Uma vez que o planejamento pré-viagem está completo, o foco se desloca para o período em que o colaborador está em trânsito.

Existem várias soluções tecnológicas e práticas para assegurar que tanto os gestores quanto os viajantes tenham uma experiência suave durante a viagem, por exemplo: 

• Waze e Google Maps: Essenciais para quem tem um carro disponível, essas tecnologias oferecem direções precisas para compromissos e eventos, otimizando os tempos de viagem.
  
  
• Uber corporativo: Uma alternativa eficaz quando não há carro disponível, oferece contas individuais e gestão centralizada, permitindo que os gestores monitorem os deslocamentos e os custos, garantindo conformidade com as políticas de viagem.

O acompanhamento contínuo das despesas corporativas é crucial. Um sistema de gestão permite o registro e a verificação de gastos, assegurando que tudo esteja alinhado com o orçamento estipulado e as políticas corporativas.

Caso um veículo esteja disponível, aplicativos como Waze e Google Maps serão úteis para orientar o colaborador aos seus compromissos e eventos. Em situações onde não há carro disponível, plataformas como Uber Corporativo se tornam a opção ideal.

Este serviço específico para empresas oferece perfis individuais e um sistema de administração unificado, permitindo que os gestores monitorem os trajetos e custos, verificando se estão em linha com os planejamentos estabelecidos.

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Cartões corporativos

Os cartões corporativos são instrumentos valiosos para gerenciar despesas em viagens de negócios, permitindo que executivos cubram custos diretamente, como alimentação e transporte, evitando processos de reembolso.

Estes cartões proporcionam aos gestores a capacidade de verificar todos os gastos realizados, assegurando que os fundos sejam utilizados corretamente, conforme as políticas da empresa.

Com ferramentas como a oferecida pela Flash, é possível integrar todas as despesas do cartão em um sistema unificado, facilitando o acompanhamento financeiro e consolidando os dados para refinamento contínuo do planejamento financeiro.

A perda de notas fiscais ou recibos de despesas durante viagens é um problema comum que pode complicar o processo de reembolsos e até abrir margens para fraudes.

Para combater esse desafio, a plataforma Flash oferece um aplicativo móvel que permite aos viajantes digitalizar e registrar comprovantes instantaneamente. Isso garante um controle mais rigoroso, reduzindo riscos e proporcionando um processo de reembolso mais seguro e eficiente para todos os participantes.

Saiba mais sobre como funciona o cartão corporativo Flash e estabeleça uma política funcional para a sua empresa. Baixe nosso e-book e entenda os termos essenciais.

3. Soluções pós-viagem corporativa

Após a viagem, a fase de prestação de contas é crucial, demandando atenção especial aos relatórios de despesas.

A Flash oferece uma solução abrangente que não só facilita este processo mas também cuida de todos os envolvidos, garantindo que as políticas corporativas sejam rigorosamente seguidas.

Os colaboradores precisam de um sistema eficiente para prestar contas sem transtornos, e a Flash proporciona exatamente isso.

Com ferramentas automatizadas, os usuários podem digitalizar e submeter comprovantes instantaneamente, tornando os relatórios de despesas detalhados e fáceis de analisar. Outro fator importante é a transparência e a conformidade que a plataforma assegura, oferecendo uma visão clara e controlada dos gastos.

A natureza corporativa está intrinsecamente ligada à eficiência e à precisão, e a Flash entende isso perfeitamente. A plataforma centraliza e simplifica a gestão financeira, possibilitando uma análise detalhada e consistente de todas as despesas. Além disso, integra-se harmoniosamente com sistemas ERP, otimizando a entrada de dados e evitando redundâncias ou erros manuais.

Ao utilizar a Flash, as empresas transformam a maneira como gerenciam as despesas pós-viagem, garantindo que todos os processos sejam concluídos de forma rápida, segura e conforme as normas estabelecidas.

A plataforma não apenas melhora a experiência de prestação de contas para os colaboradores, mas também fortalece a governança financeira corporativa, promovendo uma cultura de responsabilidade e precisão.