6 soluções para viagens corporativas: tecnologias e processos em prol da otimização

viagem corporativa

A pandemia de COVID-19 freou as viagens corporativas em todo o mundo. Empresas deixaram de enviar colaboradores e executivos a locais que precisavam, e soluções alternativas como Google Meet e Zoom se tornaram mais comuns.

No entanto, há atividades que não podem ser resolvidas apenas com uma ligação de vídeo, e as viagens de negócios já começam, gradativamente, a voltar à rotina das companhias.

De acordo com a GBTA (Global Business Travel Association), os gastos com viagens devem acelerar em 2022 e, até 2024, se recuperar totalmente ao cenário que existia em 2019, pré-pandemia. Tudo isso, porém, vai de encontro com a necessidade de encontrar soluções para tornar as viagens corporativas mais eficientes.

Reduzir gastos sem deixar de fazer o colaborador viajar, otimizar tempo, assegurar um processo eficaz de reembolso de despesas de viagem, entre outras, estão entre as dores dos gestores. Mas como resolvê-las?

Mais do que apenas citar a tecnologia como solução, é preciso compreender como ela facilita a rotina de gestores e proporciona vantagens reais.

Neste conteúdo, vamos trazer 6 soluções para viagens corporativas e explicar como podem ajudar a sua empresa:

Acompanhe a leitura.

modelo de relatório de despesas de viagem

Soluções para diferentes momentos da viagem corporativa

Quando se trata de viagens corporativas, há muitos fatores envolvidos e o trabalho não acaba com a volta do colaborador ao escritório. Logo, há soluções para os diferentes momentos da gestão de viagens e para diversas necessidades.

Desde a compra de passagens aéreas, a reserva de hospedagem, o deslocamento, a alimentação ou o reembolso de despesas, é possível contar com uma solução para cada uma dessas demandas.

Pensando nisso, preparamos uma lista com soluções de viagens corporativas separada por categorias para te ajudar a escolher:

  • soluções pré-viagem;
  • soluções durante a viagem;
  • soluções pós-viagem.

Soluções pré-viagens corporativas

gestor planejando viagem corporativa
Soluções que otimizam o planejamento de viagens são essenciais, tanto para o gestor quanto para o viajante

Todas as viagens a negócios precisam ser planejadas. Isso é um fato. Sem planejamento, certamente a companhia gastará mais e ainda correrá o risco de fazer com que a experiência do viajante seja comprometida. Por isso, o primeiro passo é pensar em soluções utilizadas antes mesmo de o colaborador viajar.

Tratam-se de ferramentas que ajudarão o gestor a planejar todo o translado que vai acontecer. Seja na compra de passagens, organização de roteiro e compromissos ou mesmo no cumprimento da política de viagens, todas auxiliam no planejamento.

Entre as soluções, devemos destacar OBTs e TMCs.

OBTs

OBTOnline Booking Tool – é um recurso online que facilita a reserva de hotéis, compra de passagens, aluguel de veículos e o acompanhamento dos colaboradores viajantes. Essa tecnologia funciona como self-booking. Ou seja, deixa total controle nas mãos do gestor para todas as etapas que envolvem a organização da viagem.

Os benefícios são a flexibilidade e os preços competitivos, principalmente quando o assunto é a compra de bilhetes com companhias aéreas, mas há também as desvantagens.

Por se tratar de uma ferramenta self-booking, não há o auxílio de um gestor de viagens corporativas, por exemplo, como em uma TMC. O suporte não é o ponto forte dessa solução.

Agências de viagens corporativas (TMCs)

Diferente dos OBTs, as TMCsTravel Management Companies – contam com um modelo de atuação mais personalizado. Além de cuidar de toda a gestão de viagens, também oferece suporte 24h por dia, tanto à empresa quanto ao viajante, além de auxiliar na definição da política de viagens e em diversos outros fatores.

Diante dessa operação mais personalizada e complexa, o valor da contratação de uma TMC é o que pesa contra. No entanto, quando falamos dos custos envolvidos na gestão de viagens corporativas em uma grande companhia, é preciso entender que o custo benefício, muitas vezes, pode compensar.

ExpenseOn para o planejamento de viagens

Além de planejar o roteiro e os custos, também é fundamental que o colaborador tenha verba disponível para a viagem. Durante o planejamento, é papel do financeiro estipular um teto de gastos e fomentar para que o viajante compreenda todas as regras de política interna.

Para isso, a ExpenseOn conta com regras automatizadas, configuradas antes das viagens, que notificam o colaborador caso exceda os valores estabelecidos ou utilize o dinheiro da companhia de maneira indevida. Assim, é possível manter o orçamento estipulado e evitar dores de cabeça no reembolso de despesas.

modelo de política de viagens corporatiavas

Soluções durante a viagem

Com um bom planejamento aplicado, é hora de pensar no período em que o colaborador estará viajando. Quais soluções podem facilitar a rotina de gestores e viajantes?

  • Waze, Uber Corporativo e afins
  • Cartões corporativos
  • ExpenseOn

Waze, Uber Corporativo e afins

Ao chegar ao local da viagem, o colaborador certamente precisará se locomover de um local ao outro.

Se houver um carro à disposição, tecnologias como Waze e Google Maps o ajudarão a se direcionar a eventos e compromissos. No entanto, quando esse não é o cenário, há soluções como o Uber Corporativo

A solução da Uber voltada para empresas conta com contas individuais e gestão centralizada para um melhor controle da companhia. Lá, o gestor encontra dados e valores sobre os deslocamentos para conferir se estão de acordo com o planejado.

Quer descobrir o melhor custo benefício para o deslocamento do colaborador? Baixe agora nossa calculadora de transportes corporativos.

Calculadora custo-benefício Carro, Uber e Táxi

Cartões corporativos

A utilização de cartões corporativos facilita uma boa gestão de gastos em viagens corporativas. Em vez do reembolso, o executivo pode utilizar o cartão de crédito da companhia para gastos com alimentação, transporte e outras despesas que surjam ao longo da estada externa.

O gestor, por sua vez, pode conferir tudo o que foi gasto para assegurar que o dinheiro foi devidamente utilizado de acordo com as diretrizes da empresa.

Com a ExpenseOn, ainda é possível reunir as despesas do cartão em uma única plataforma, centralizando os lançamentos e criando uma base de dados para tornar o planejamento cada vez mais assertivo.

ExpenseOn para digitalização de despesas

Quem nunca ouviu um colaborador dizer que perdeu a nota fiscal ou recibo de uma despesa ao retornar de uma viagem? Trata-se de um fato comum, mas que pode abrir brechas para fraudes no processo de reembolsos.

Por isso, nossa plataforma conta com app mobile para que o viajante possa digitalizar comprovantes e registrar cada gasto no momento em que ele é realizado. O controle se torna mais efetivo, os riscos são mitigados e todos os envolvidos saem ganhando com um processo mais seguro e eficaz.

Soluções pós-viagem corporativa

cálculo de despesas de viagens corporativas
O retorno do colaborador ao escritório demanda relatórios e cuidados para evitar erros na hora do reembolso de despesas

Ao retornar ao escritório, o colaborador precisará prestar contas com a companhia para solicitar o ressarcimento de eventuais gastos. Para isso, será necessário um relatório de despesas, a checagem dos recibos – quando não houver uma plataforma – e o início do processo de reembolso. Sem tecnologia, o procedimento pode se tornar moroso e, muitas vezes, falho.

A preocupação do viajante é ser restituído, enquanto a do gestor do outro é evitar possíveis fraudes, intencionais ou não. Se isso não fosse o suficiente, ainda entra em debate assuntos como horas extras.

É aí que entra a solução perfeita para facilitar a rotina pós-viagem corporativa: ExpenseOn.

A ExpenseOn oferece uma solução completa que possibilita a análise e criação de relatórios que podem ser exportados, impressos ou enviados. Com as regras personalizadas, o gestor assegura que o dinheiro foi utilizado de acordo com a política da companhia.

Além disso, a digitalização de despesas feita pelo colaborador agiliza todo o registro de gastos, possibilitando mais agilidade e assertividade na hora da prestação de contas. Tudo de maneira automatizada, simples e segura para ambos os lados.

Com a Integração Contábil & ERP, o financeiro ainda pode fazer os lançamentos de forma automática, evitando informações duplicadas e erros humanos.

Já na análise de dados, nossa ferramenta de Analytics e Relatórios fornece os dados pertinentes à sua gestão de despesas em um único lugar.

A ExpenseOn muda seu jeito de gerir finanças, despesas e reembolsos de um jeito nunca visto antes. Você está pronto para abraçar a mudança?

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