Relatório diário de visitas a clientes: Entenda por quê, quando e como fazer!

O relatório diário de visitas a clientes é um excelente instrumento usado pelos gestores para acompanhar, medir e melhorar a performance das operações externas que são realizadas cotidianamente pela empresa.

Quando um vendedor, portanto, sai para visitar um cliente, é essencial que ele tenha uma planilha para catalogar as suas ações. Essa planilha será usada pelo gestor da empresa para avaliar e melhorar esse processo.

Entendendo o que acontece em uma visita, o gestor consegue identificar os pontos fortes bem como os pontos fracos dela. E nesse sentido, criar medidas efetivas que possam colaborar para a melhoria das visitas.

O que é um relatório diário de visitas a clientes?

O relatório diário de visitas a clientes nada mais é do que uma planilha na qual é possível detalhar todas as ações que foram tomadas e conversadas durante uma visita.

Normalmente a visita é realizada por um vendedor externo. Mas também pode ser feita por um gerente de departamento, ou até mesmo um técnico especialista dependendo do segmento de atuação do seu negócio.

Um relatório de visitas bem preenchido traz para o gestor uma infinidade de informações necessárias para avaliação do desempenho da equipe de vendas externas. Com isso, a empresa consegue criar medidas efetivas de melhoria contínua.

Um relatório de visitas pode trazer inúmeras informações para o gestor, como:

• A necessidade de um esforço maior para prospectar novos clientes;
• Aumento ou diminuição da frequência de contato com determinados clientes;
• Mudança na maneira da abordagem ao cliente;
• Melhoria e aceleração no ciclo de vendas;
• Definição do tempo necessário de cada visita.

É fundamental entender que tão grave quanto criar medidas incorretas de correção é levantar dados incorretos, o que pode colocar tudo a perder nas visitas a clientes externos.

O que deve conter um relatório de visitas a clientes?

Primeiramente para iniciar um relatório de visitas é preciso fornecer todos os detalhes da visita. Desse modo, é fundamental que o relatório contenha o nome do cliente, endereço, a pessoa de contato, o horário de chegada e o horário de saída da visita.

Feito isso, o próximo passo é fazer uma introdução sobre a visita. Nessa introdução é importante destacar qual o objetivo do trabalho, colocando inclusive o nome de quem foi a pessoa que atendeu o vendedor e quem o acompanhou por toda a visita.

Depois, relatar o que foi aprendido com a visita. Quais foram os principais pontos debatidos, quais os principais entraves para se fechar o negócio, e como o vendedor sente a percepção do cliente em relação aos produtos que está oferecendo, entre outros dados relevantes.

Por fim, é importante que o vendedor revise e confirme se considerou todos os pontos que realmente foram debatidos na visita, se não esqueceu nada, e faça a conclusão do relatório. É possível que na conclusão também seja colocada a percepção pessoal da visita.

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Quais são os passos para fazer um relatório de visitas realmente eficaz?

Para realizar um relatório de visitas eficaz é primordial seguir alguns passos importantes, evitando que falte informações fundamentais no relatório. Abaixo citamos os principais.

O primeiro passo é definir um formato para o relatório

Primeiramente é importante definir o formato para o relatório, se ele tem um caráter técnico dependendo da visita ou se possui um caráter comercial. Sendo assim, ele pode ser um relatório técnico, um memorando ou um modelo de negócios.

Se depois de concluído o relatório for para um líder interno, é recomendável que seja usado um modelo de memorando. Caso esse relatório seja fornecido para fontes externas poderá ser usado um modelo mais formal.

O segundo passo é definir os objetivos da empresa

O segundo passo para fazer um bom relatório de visitas externas é definir os objetivos da visita, incluindo a frequência, métrica e as principais áreas de revisão.

Um exemplo é que a visita pode ser apenas a primeira de uma série de cinco, ou seis visitas. Por essa razão é importante saber claramente qual é o objetivo da visita em questão para saber se ele foi realmente alcançado.

O terceiro passo é identificar os envolvidos e anotar os principais feedbacks

Nesse ponto é importante identificar os principais envolvidos na visita. Listar o nome e cargos das pessoas com quem o vendedor conversou, enaltecendo a importância de cada um em relação ao objetivo traçado pela empresa.

Depois é importante levantar alguns feedbacks que foram tirados da reunião. Buscar alguns insights importantes. Como por exemplo, a percepção que o cliente teve sobre os custos e benefícios do seu produto, por exemplo.

O quarto passo é listar algumas observações e fazer suas conclusões

O quarto e último passo para fazer um relatório eficaz de visitas é listar aquilo que foi observado, mas que não foi explícito pelo cliente.

Avaliar o que na percepção do vendedor o cliente está buscando, quais são os valores que o cliente espera da sua empresa, e como o mesmo consegue enxergar a sua atuação no mercado.

Também pode ser levantada a percepção que o cliente tem em relação ao valor que sua empresa está oferecendo para ele. Esse é um ponto essencial para que haja um alinhamento mais eficaz dos valores oferecidos pela sua empresa com os buscados pelo cliente.

Feito este levantamento, faça um resumo das conclusões. Nessa conclusão é importante que o vendedor deixe claro a sua percepção em relação ao que o cliente espera, e se realmente a empresa está no caminho certo ou se precisa alinhar suas estratégias para satisfazer o cliente.

Um relatório de visitas bem feito é a chave para o sucesso

Conforme pudemos observar neste conteúdo, montar um relatório de visitas é fundamental para que a empresa possa se posicionar estrategicamente. Com isso, ela pode criar medidas realmente efetivas para oferecer o valor que o cliente busca em seus produtos ou serviços.

Sendo assim, é fundamental que a empresa possa contar com uma planilha padrão para desenvolver os seus relatórios de maneira eficaz, evitando perda de tempo com o desenvolvimento deles.

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