Relatório de viagem a trabalho: como fazer para a sua empresa?

As viagens corporativas são fundamentais para muitas empresas. A necessidade de levar profissionais para fechar negócios ou participar de eventos em locais distantes, no entanto, não pode se tornar um problema para a gestão financeira da companhia.

Por isso, o relatório de viagem a trabalho surge como solução para controlar as despesas dos colaboradores que viajam em nome da organização.

O relatório é um documento em que o funcionário deve descrever as atividades realizadas dentro do período longe da empresa.

Tudo o que for gasto com o dinheiro da empresa – em caso de adiantamentos de despesas – ou o que será reembolsado precisa ser registrado.

Só assim o gestor poderá analisar os custos e dar sequência à prestação de contas seguindo a política de reembolso de despesas. Além disso, também conseguirá ter uma visão macro dos gastos em viagens para reduzir custos e otimizar todo o processo.

Abaixo, vamos detalhar como fazer um relatório de viagem a trabalho para que você consiga aplicar na sua empresa. Acompanhe o conteúdo.

A importância do relatório de viagem corporativa

Antes de te mostrar como montar o relatório de viagens para os colaboradores, é importante entender o porquê você deve investir tempo para fazê-lo da melhor maneira.

O relatório é a base para o processo de reembolsos dentro da empresa. Sem ele, podem surgir problemas envolvendo tanto o gestor financeiro quanto os funcionários.

Por que a empresa precisa de um relatório de viagens?

Trata-se de uma importante ferramenta de controle financeiro para os responsáveis do setor. Com ele, o processo é facilitado e a prática de contabilizar o reembolso de despesas se torna mais ágil, segura e assertiva.

Fraudes na prestação de contas, por exemplo, são reduzidas quando há um relatório efetivo.

Além disso, as informações armazenadas também trazem insights valiosos. Você poderá elaborar um compilado completo com os gastos em viagens corporativas de maneira rápida e analisar onde e como o ativo da empresa está sendo usado.

Em um cenário de redução de gastos, o gestor pode usar os dados para tomar decisões sobre cortes e diminuições. Também é possível identificar os colaboradores que estão seguindo as boas práticas e comunicar aqueles que não estão.

Como o funcionário se beneficia do relatório?

Se sua empresa não dispõe de um sistema de gestão com digitalização de despesas, por exemplo, o registro de gastos acaba se tornando um problema.

O funcionário pode se confundir na hora de registrar as despesas. O que é preciso registrar? Como faço? De que maneira envio ao gestor?

Um relatório bem estruturado acaba com todas essas perguntas.

Outro ponto importante é a declaração de imposto de renda. Uma vez que as despesas reembolsadas não precisam ser declaradas – são isentas –, o colaborador pode usar o próprio relatório como documento para comprovar os gastos em nome da companhia.

Como fazer um relatório de despesas de viagem a trabalho?

Para fazer um modelo de relatório de viagem para a sua empresa, é preciso seguir alguns passos simples. Abaixo, listamos para você tudo o que você vai precisar para montar o seu.

Consolide uma política de reembolso de despesas

Antes mesmo de pensar no relatório, é preciso que a sua empresa tenha uma boa política de reembolsos. Ela vai guiar a montagem do documento e também deixar claro a todos os colaboradores o que pode e o que não pode ser ressarcido.

Cada companhia conta com suas próprias regras, então dê bastante atenção à definição da sua política. Você pode conferir 2 exemplos para usar como inspiração na hora de montá-la.

Defina a estrutura do relatório

Quais informações serão preenchidas pelo funcionário que viajou? Essa pergunta é fundamental na montagem do relatório.

As despesas tradicionais são:

• Hospedagem: diárias de hotel, pousada ou Airbnb, por exemplo;
• Transporte: gastos com traslados no local;
• Alimentação: custos de restaurantes ou pedidos de comida durante a viagem;
• Adicionais: imprevistos que necessitam gastos adicionais.

É essencial que o colaborador preencha tudo detalhadamente, com o maior número de informações, para que não surjam dúvidas quando o gestor receber o relatório.

Escolha a plataforma

A tecnologia trouxe soluções que facilitam muito o registro das despesas no relatório. Então, esqueça o papel impresso para preenchimento.

Uma planilha no Google Sheets – com atualização em tempo real – pode ajudar tanto o gestor quanto o colaborador. Mesmo assim, erros ainda podem acontecer.

A Flash Expense te traz um sistema de relatórios muito mais completo para simplificar o processo de registro de gastos. Dentro da plataforma, você recebe tudo em tempo real, e o funcionário pode fazer tudo direto do smartphone durante a viagem.

Não se esqueça dos comprovantes

Os comprovantes não precisam mais ser entregues em papel após a viagem. Com a nossa plataforma, você disponibiliza a digitalização de recibos e notas fiscais para que o funcionário registre tudo com a câmera do celular.

Ainda não conhece esse recurso? Solicite uma demonstração com nossos consultores ou faça um teste grátis da plataforma.