6 formas de reduzir custos em viagens corporativas

gestores analisando redução de custos de viagens

Quando se fala em viagens corporativas, os gestores, em sua grande maioria, tem o mesmo pensamento: reduzir custos. Ainda em 2009, pesquisa feita com 200 mil das maiores empresas do Brasil e divulgada no 3º Fórum Alatur constatou que cada uma gastava em média R$ 2,75 milhões.

No cenário mundial, a Global Business Travel Association faz diversas pesquisas. Uma delas apontou que no ano de 2018, as empresas norte-americanas gastaram US$ 45 bilhões em hospedagem, transporte, refeição e outros somente com viagens em projetos.

Números como esses são estratosféricos e fora da realidade da maioria, mas evidencia como os gastos são altos.

O viajante a trabalho gasta entre 2 e 4 vezes mais que um turista de lazer. Então, a redução de custos é fundamental para garantir a saúde financeira e um bom fluxo de caixa. Sem fazer isso, o dinheiro é gasto de forma desnecessária.

Leia nosso artigo até o final para ver como reduzir gastos em viagens corporativas de forma simples e prática.

Como reduzir custos em viagens de negócios

Para atingir esse objetivo, é necessário dedicar tempo a algumas questões ou se aliar a algumas ferramentas. Vamos abordar aqui 6 formas para atingir a tão desejada redução de custos nas viagens corporativas, são elas:

  1. fazer um bom planejamento;
  2. pesquisar preços;
  3. calcular despesas corretamente
  4. ter uma boa política de reembolso;
  5. calcular o ROI;
  6. usar a tecnologia.

1. Fazer um bom planejamento

A primeira etapa para conseguir reduzir custos é fazer um bom planejamento de viagens corporativas. Quando a viagem é calculada com antecedência é possível encontrar melhores preços para passagens aéreas.

O gestor pode comparar valores de diferentes hospedagens, mais próximas ou mais longe dos compromissos. Consegue também fazer uma estimativa de gasto com transporte e tudo que seja pertinente ao plano de redução de custos.

Assim como em uma viagem a lazer, tenha total certeza de que se tudo for deixado para última hora, os preços serão maiores. Além disso, quando planejado previamente, a possibilidade de firmar parcerias para atingir melhores preços é maior.

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2. Pesquisar por preços

A pesquisa por preços é parte fundamental do planejamento de viagens e da redução de custos delas. Comparar valores de passagens de diferentes companhias aéreas, bem como diferentes hotéis é fundamental.

A pesquisa e reserva feita com antecedência permite projetar os gastos e ter mais certeza quanto a eles. A pesquisa cuidadosa possibilita ao gestor adequar sua estratégia de contenção de gastos.

A necessidade de cortar gastos não pode ser maior que o Duty of Care e bem-estar do viajante. Então, procurando por possibilidades viáveis previamente, o gestor garante preços mais acessíveis e a satisfação dos funcionários.

Com a funcionalidade Travel da ExpenseOn, é possível verificar serviços de companhias aéreas, hotéis, transporte rodoviário e locação de veículos em um único lugar. O gestor também garante suporte 24h e reserva de passagens e hospedagens. Além dessas vantagens, há a marcação de assentos e pagamentos com apenas um clique.

3. Calcular despesas corretamente

Erros ao calcular despesas de viagens corporativas são motivos de muito dinheiro ser desperdiçado. Quando o gestor não tem uma os gastos previstos ou uma média deles, não há orçamento para essa viagem. Não uma que seja realista, pelo menos.

Para chegar nessa média e previsão é necessário fazer o planejamento e até mesmo contar com um histórico ou relatório de despesas de viagens. Ambos os documentos permitem que o gestor verifique quais foram os gastos feitos, em quais situações e em quais lugares.

Quando a empresa tem muitas viagens para um mesmo local, seja por causa de um cliente ou por uma filial, o cálculo dessas despesas é facilitado com esses documentos.

Ebook e planilha de despesas corporativas com o título Passo a passo para calcular despesas de viagens corporativas.

4. Ter uma boa política de reembolso

 A falta de um documento como esse oferece riscos à gestão financeira e de despesas. Uma política de reembolsos bem feita vai definir o que é e não é reembolsável, bem como o tempo e forma para a prestação de contas.

Ao definir os comprovantes de despesas aceitos para confirmar gastos e o que é e não é reembolsável, o dinheiro é gasto com mais consciência. Esse documento, além de deixar a relação mais clara, se afastando de processos trabalhistas, evita fraudes.

modelo de política de viagens corporatiavas

5. Calcular o ROI

Não é difícil entender o que é e como calcular o ROI, já que envolve somente duas variáveis: receita e custo. O ROI é um indicador que mostra o retorno sobre um investimento feito.

Em viagens corporativas é fundamental tê-lo em mãos, pois só assim é possível saber se a viagem está sendo vantajosa ou ‘mal se pagando’. Pense que todo investimento tem uma finalidade e com as viagens a trabalho não é diferente.

Alguns retornos podem ser incalculáveis, como o networking, estreitamento de laços e conhecimento adquirido. Outros, no entanto, são mensuráveis, como a receita gerada por um acordo fechado.

Seja como for, é preciso calcular o que for possível e colocar o resto na balança. Só assim o gestor de viagens e a diretoria saberá se a viagem foi vantajosa ou não.

6. Usar a tecnologia

Outra forma de reduzir custos com viagens corporativas é se aliar à tecnologia. Seja por ajudar a comparar preços de passagens e hospedagens, por garantir mais controle ou por economizar o tempo gasto com relatórios de despesas, ela faz toda a diferença.

A ExpenseOn oferece diversas funcionalidades que ajudam o viajante a se sentir mais seguro e o gestor a ter menos problemas.

A Digitalização de Despesas, por exemplo, permite que comprovantes sejam salvos na nuvem, evitando sua perda. Ao mesmo tempo, o gestor economiza tempo, pois pode checá-los em tempo real assim que o upload é feito.

O Analytics e Relatórios, por outro lado, possibilita montar gráficos automáticos e centralizar todas as informações das despesas em um único lugar. Isso facilita a visualização e análise dos dados, auxiliando a estimar gastos, inclusive.

Há ainda a Regras e Alertas, que é configurada com as diretrizes da empresa. Ela envia uma mensagem para o colaborador sempre que uma regra da política de reembolsos é descumprida.

Nós falamos aqui de 6 formas que você pode reduzir custos com viagens corporativas e somente três das diversas soluções da nossa plataforma. Nós transformamos o seu jeito de gerir despesas com praticidade e facilidade. Está pronto para abraçar a mudança?

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