Como montar um relatório de despesas de viagem (RDV) + modelo gratuito

O relatório de despesas de viagem – também chamado pela sigla RDV – é um documento indispensável para o controle de gastos com viagens corporativas.

Trata-se de uma excelente ferramenta para que os colaboradores viajantes prestem contas com a empresa. Já para os gestores, funciona como peça de análise sobre como esse dinheiro da companhia é gasto, o que possibilita movimentações em prol da redução de despesas.

Ao longo deste conteúdo, vamos detalhar o que é um RDV, qual sua importância e te ajudar a fazer um relatório de despesas de viagem para a sua empresa.

Caso você esteja buscando apenas um modelo de relatório, vamos adiantar nosso material exclusivo. Em vez de baixar um Excel qualquer por aí, você pode baixar nosso modelo personalizável gratuitamente e começar a usá-lo agora mesmo para gerenciar os gastos de viagens corporativas na sua empresa.

Se você chegou até aqui, é hora de compreendermos a fundo o que é e tudo o que envolve um relatório de despesas para viagens de negócios. Antes, porém, é preciso compreender o que pode ser enquadrado dessa forma.

O que são despesas de viagem?

Quem busca informações sobre um RDV certamente lida com a tarefa de gerenciar os gastos de funcionários que precisam viajar para visitar clientes, fechar negócios ou participar de eventos. Para fazer isso da melhor forma, você precisa entender a fundo o que são as despesas de viagem.

Esses gastos são, basicamente, os que o funcionário tem para poder desempenhar sua função enquanto está representando a organização no ambiente externo.

Dentre as principais despesas de viagem, podemos listar:

  • passagens aéreas ou bilhetes de ônibus, trem e etc;
  • transporte corporativo – Uber, táxi ou outro;
  • hospedagem;
  • alimentação;
  • serviços acessórios – ex: lavanderia;
  • documentos necessários para viagem – ex: passaporte e visto;
  • comunicação – telefone e internet;
  • entre outros.

A cada viagem, é importante que tudo seja registrado no relatório. Só assim é que o gestor poderá ter o controle e realizar análises valiosas para entender quais são as principais despesas de viagem dos colaboradores.

O que é um relatório de despesas de viagem (RDV)?

É uma ferramenta muito importante para o colaborador, seja por funcionar como prestação de contas ou por ser usada para pedir o reembolso de despesas, mas também muito importante para empresa, porque promove otimização da gestão financeira e um controle muito mais eficaz.

O relatório de despesas de viagem ajuda a melhorar os processos de reembolso, bem como a própria política de reembolso, já que se tem documentado e discriminado, de forma clara, todos os gastos que foram feitos durante a viagem corporativa.

O relatório de viagem dá uma base sólida de informações sobre todas as viagens, permite a análise de todas as despesas e os custos de cada serviço prestado ou contratado de acordo com o período e região.

Examinar essas questões é importante para entender a viabilidade das viagens que sua instituição está fazendo, ajuda também a tomar decisões mais assertivas e estratégicas, além disso, permite que o gestor visualize com mais clareza onde é possível reduzir custos ou cortar gastos, caso seja preciso.

Benefícios do relatório de despesas de viagem

A padronização e um controle mais eficaz dos gastos em viagens corporativas são as maiores vantagens de se aplicar um relatório para a empresa. Com um modelo prático e de fácil preenchimento para os funcionários, o processo se torna menos burocrático, mais ágil e assertivo. Todos saem ganhando.

Modelo Política de Reembolso

O que deve conter em um RDV?

O relatório de despesas é fundamental para uma boa gestão de viagens, bem como para estar sempre melhorando a sua política de viagens.

Elencamos a seguir informações que precisam estar no seu relatório.

  • Dados da empresa
  • Descrição dos gastos
  • Comprovantes em anexo ou digitalizados

Dados da empresa

O relatório padrão precisa contar com os dados do colaborador e os motivos da viagem, além das informações sobre a organização que efetuará o pagamento, principalmente quando há descentralização de despesas entre diferentes companhias.

Descrição dos gastos

É preciso ter uma descrição detalhada das despesas com valores, destinos, lugares e afins. Essas informações ajudarão o responsável pela análise do relatório e também pela aprovação do reembolso após a viagem.

Comprovantes em anexo

Sem comprovação, o reembolso não pode ser feito. Por isso, guardar as notas fiscais e recibos dos gastos realizados durante a viagem é fundamental para registro financeiro.

Sabemos que esse processo pode parecer ultrapassado, e por isso a plataforma ExpenseOn conta com uma funcionalidade muito elogiada pelos usuários. Com nosso app, é possível digitalizar as notas fiscais e enviá-las diretamente para o sistema, onde os gestores poderão consultá-las em tempo real.

Entenda mais sobre como a digitalização de despesas pode ajudar a tornar sua gestão financeira mais segura e eficiente com nosso conteúdo exclusivo sobre o assunto.

Como montar um relatório de despesas de viagem?

Até aqui, falamos sobre o que é e como funciona o RDV. Agora, se você busca dicas para montar um relatório exclusivo para a sua empresa, vamos te ajudar.

Abaixo, listamos um passo a passo sobre como montar um relatório de despesas de viagem para facilitar essa tarefa. Confira.

  1. Defina quais são as despesas 
  2. Determine o que é e o que não é reembolsável
  3. Crie regras para o reembolso
  4. Padronize os relatórios
  5. Cogite o uso do cartão corporativo
  6. Use a tecnologia a seu favor

1. Defina as despesas

A primeira coisa a se fazer é o levantamento de todas as despesas: passagens, hospedagem, deslocamento e passagens aéreas. Com essas informações em mãos é possível enxergar o que é dever da companhia e o que é responsabilidade do funcionário.

2. Determine o que é e o que não é reembolsável

Para ter tudo claro em relação a quais são os direitos e deveres de cada parte é de extrema importância ter bem definido aquilo que é reembolsável e ser de fácil acesso para que seja de conhecimento de todos.

3. Crie regras para o reembolso

É necessário a existência de regras para o reembolso de despesas. Notas fiscais com descrição do produto ou serviço, CNPJ, telefone e e-mail, razão social e endereço são informações que comprovam gastos e permitem pedir reembolsos com mais agilidade.

4. Padronize os relatórios

Para que esta ferramenta funcione bem e não seja só burocracia, gerando mais confusão que antes, ao invés de otimização de tempo e processos, é preciso que tudo seja padronizado.

5. Cogite o uso do cartão corporativo

Este recurso vai assegurar que o teto de gastos não seja ultrapassado, além de permitir que o gestor acompanhe todas as despesas em tempo real, através de aplicativos. Isso permite que as despesas possam ser analisadas conforme vão acontecendo, além de ter as despesas centralizadas em um único lugar

6. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia ajuda milhões de gestores e analistas em todo o mundo, e com a gestão de gastos de viagens corporativas não é diferente. Hoje, já há softwares de reembolso corporativo para atender à demanda das empresas, além de diversas outras vertentes envolvendo o financeiro.

Com a ExpenseOn, você tem tudo isso em uma única ferramenta. Além de poder controlar o ressarcimento dos colaboradores de uma maneira prática, você ainda pode gerenciar todas as despesas corporativas, sejam elas de viagem ou não, para tornar a gestão financeira muito mais eficaz.

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O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".