Como criar uma política de viagens corporativas?

viajante corporativo conferindo a política de viagens corporativas

O impacto da pandemia da COVID-19 nas viagens corporativas foi grande. De acordo com a GBTA (Global Business Travel Association), empresas em todo o mundo gastaram 68% a menos – cerca de 738 trilhões de dólares – com viagens de negócios ao longo do primeiro trimestre de 2021.

A redução é drástica, mas vai de encontro às necessidades de adequação da gestão financeira empresarial para a maioria das companhias.

É consenso que as organizações precisam reduzir gastos e eliminar despesas para não entrar no vermelho. Muitos destes negócios, no entanto, contam com executivos e colaboradores viajando para fechar novos contratos e manter a operação funcionando.

Diante deste cenário, uma boa política de viagens corporativas faz toda a diferença.

Esta ferramenta é fundamental para que gestores consigam controlar gastos e fazer com que o custo das viagens não cause um impacto negativo no caixa.

Montar uma política interna eficiente significa economia de tempo e de dinheiro. Na atualidade, ambos são indispensáveis para qualquer companhia.

Ao longo deste conteúdo, vamos detalhar tudo sobre política de viagem corporativa e o que é preciso para que você consiga montar uma para a sua empresa.

O que é a política de viagens corporativas?

É o documento que define diretrizes para o deslocamento de um colaborador em compromissos profissionais, seja nacional ou internacional.

Devem estar listados, de forma detalhada, todos os aspectos que envolvem uma viagem de negócios. Essa ferramenta serve como principal aliada para uma gestão de viagens corporativas eficiente.

Entre os itens que você precisa incluir, estão:

  • limite de gastos;
  • orçamento disponível;
  • datas para entrega de relatório de viagem;
  • tempo para compra de passagens aéreas e hospedagem;
  • regras para despesas e reembolsos;
  • normas para folgas e compensações.

Há ainda outros fatores, como o fluxo de aprovação e normas para despesas extras. O objetivo é sempre tornar o documento o mais completo e minucioso possível.

Como toda boa política, ela deve ser clara e objetiva. Não podem haver ambiguidades ou margens para burlá-la. Deve ser de fácil compreensão, de forma que seguí-la seja intuitivo e não gere esforço por parte dos funcionários.

Tendo isso em mente, ao criar sua política de viagens, fica mais fácil de gerir o fluxo de aprovação, quando ele for solicitado, além de ser um processo mais rápido, eficaz e controlável.

Como criar uma política de viagens corporativas para a sua empresa?

A primeira coisa a se pensar quando for elaborar a política de viagens corporativas é atender às necessidades dos colaboradores.

Eles são os responsáveis por cumprir as regras e, consequentemente, ajudar o gestor a conter gastos desnecessários.

O bem-estar do funcionário não significa um hotel cinco estrelas ou uma passagem de primeira classe. É preciso, porém, proporcionar condições adequadas para que o objetivo da viagem seja cumprido de acordo com a realidade da companhia.

Uma vez que isso esteja alinhado, todos saem ganhando.

A empresa conseguirá um melhor controle de gastos e o colaborador conseguirá desempenhar sua função da melhor maneira possível. Além disso, o gestor ainda terá um processo estruturado, o que facilita o trabalho e reduz o risco de erros ou falhas.

Ter uma equipe multidisciplinar, que envolva profissionais de diferentes departamentos trabalhando para elaborar este documento, vai te ajudar a ter uma visão mais ampla sobre as diretrizes.

Assim, será muito mais simples criar uma política completa e de fácil entendimento para todos os funcionários. Confira as dicas abaixo.

1. Defina as condições de hierarquia

É aqui que especificamos as regras para guiar as compras de passagens aéreas, reservas de hospedagem e uso de serviços ou produtos em uma viagem corporativa.

Com base no perfil da companhia, determine o que pode ser desfrutado por cada nível de cargo.

Um executivo C-Level, por exemplo, pode ter direito a um assento na classe executiva, mas para um colaborador de nível inferior isso não se aplica.

O mesmo também serve para definir o tipo de transporte permitido em aplicativos de transporte corporativo ou mesmo a característica de hospedagem que é permitido desfrutar.

2. Determine de execução da política de viagem

Neste ponto, a principal atribuição é esclarecer a quem se destina a política, quais são os fluxos de aprovação ou solicitação de uma viagem corporativa, além dos pré-requisitos ou condições para sua realização.

Descreva, com clareza, quais são as definições para os termos usados no documento.

Quem está sujeito à aplicação? Qual será o processo de reembolso a ser seguido? Como o gestor fará o controle dos gastos dos colaboradores?

Ter as respostas para essas perguntas é essencial para evitar interpretações erradas e situações desagradáveis com os funcionários.

3. Trace objetivos a serem alcançados

Esse é o fator mais personalizado dentre os quatro, uma vez que varia totalmente de acordo com as necessidades e particularidades da sua empresa.

Uma política de viagens corporativas pode ter como objetivo central a redução de custos, mas também deve englobar a satisfação dos viajantes.

Por isso, dentro dos objetivos, detalhe quanto a organização quer economizar e como isso pode ser feito sem sacrificar o bem-estar dos funcionários que viajam em nome da empresa.

4. Crie procedimentos e regras para reembolsos

Para evitar fraudes e abusos é preciso estabelecer com antecedência quais produtos ou serviços são reembolsáveis e quais não. Além disso, o gestor também tem como obrigação esclarecer como funcionará o reembolso, quanto tempo levará e como o funcionário será ressarcido após a viagem.

Uma grande aliada da política de viagens corporativas é a política de reembolso de despesas. Juntas, elas possibilitam um controle ainda maior sobre os gastos e auxiliam na redução de custos de diversas maneiras.

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As vantagens de uma política de viagem corporativa estruturada

O principal objetivo de ter uma política de viagens, além de deixar os processos mais ágeis, é reduzir custos sem deixar de oferecer um bom amparo aos seus colaboradores que estão sempre viajando.

Além disso, favorece a tomada de decisão na busca por um custo-benefício maior em qualquer negociação.

O ideal é sempre priorizar um controle de gastos eficiente para todas as despesas que envolvem uma viagem.

Organizações que contam com uma política eficiente ganham tempo, passam a se planejar mais e economizam muito mais dinheiro.

Há, por exemplo, a possibilidade de fazer acordos com companhias aéreas para ter descontos ou tarifas diferenciadas em relação ao mercado de viagens. Isso sem falar na questão de acúmulo de milhas.

Ao fazer uma política de viagens, os funcionários que viajam têm conhecimento de seus deveres e direitos.

O documento deixa claro quais são os serviços disponíveis e quais são as regras para reembolsos, como e quando deve ser feita a prestação de contas, entre outras questões importantes.

Organizando as despesas com viagens corporativas

A ExpenseOn oferece uma solução completa e integrada para gestão de despesas corporativas.

Com a nossa plataforma, é possível gerenciar todo o processo de reembolsos, custos e gastos empresariais. O colaborador, por sua vez, passa a contar com um aplicativo exclusivo para registro de despesas e até digitalização de recibos.

Desta forma o gestor acompanha em tempo real os comprovantes, e o funcionário não precisa se preocupar em perdê-los. Todos os documentos integrados e armazenados na nuvem.

Tudo acontece de forma fluida, eficiente e segura para ambos os lados.

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