Como criar uma política de viagem corporativa eficiente para a sua empresa?

viajantes corporativos cumprindo a política de viagem corporativa

A pandemia de COVID-19 freou as viagens corporativas de empresas no Brasil e por todo o mundo. Agora, com a situação voltando ao normal, a tendência é que executivos e colaboradores voltem a viajar para fechar negócios e visitar clientes.

Com custos reduzidos e a necessidade de ser mais eficaz, gestores precisam tomar cuidado com gastos excessivos. Viagens de negócios mal planejadas ou mal executadas resultam em despesas desnecessárias que impactam diretamente no caixa da companhia. 

Por esse motivo, saber como criar uma política de viagem corporativa eficiente é essencial para uma organização.

Ter um guia para gerir os deslocamentos e gastos dos funcionários viajantes se torna uma vantagem competitiva, ajudando a reduzir custos e a evitar erros, fraudes no reembolso e outros problemas.

Uma boa gestão de viagens corporativas passa, necessariamente, por uma boa política de viagens corporativas, mas por onde começar?

O que é política de viagem corporativa?

Trata-se de um documento que define as diretrizes para o processo de viagem de negócios de uma empresa. Nela, estão presentes todos os parâmetros e cenários que envolvem o deslocamento de colaboradores para compromissos de trabalho, seja dentro ou fora do país.

Nessa política, é preciso que estejam descritos detalhes sobre tudo que envolve o cumprimento de uma viagem a trabalho.

Abaixo, destacamos a lista com algumas das informações mais importantes dentro de uma política de viagem:

  • regras para compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo;
  • fluxo de aprovação de despesas durante a viagem;
  • limite de gastos;
  • normas para reembolso de despesas;
  • entre outras.

É fundamental que essa política seja clara e objetiva. Dessa forma, não há espaço para dúvidas ou ambiguidades.

Se todos os funcionários que vão viajar estiverem cientes de todas as necessidades e normas, será mais fácil seguirem as diretrizes, minimizando o risco de burlarem as regras.

Os gestores passam a ter seu trabalho facilitado, os colaboradores entendem todas as regras claramente e contam com a transparência da empresa, que evita riscos e pode buscar o melhor custo-benefício das viagens corporativas. Todos saem ganhando.

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Qual a finalidade de uma política de viagens corporativas?

Um dos maiores desejos de todas as empresas que têm funcionários viajando a todo momento é conseguir reduzir custos sem perder a qualidade dos serviços que estão sendo prestados aos seus colaboradores.

Quando a política de viagem corporativa da empresa for estruturada e implementada de forma correta, a tomada de decisões passa a ser mais assertiva. Assim, os custos são diminuídos sem afetar a experiência dos funcionários em viagens.

Orientado por esse documento, os caminhos para buscar o melhor custo benefício será mais fácil e estará sempre em primeiro lugar de importância em qualquer situação.

Essa política deve estar de acordo com o perfil da organização e de suas necessidades. Uma vantagem de aderir a uma política é a padronização dos processos e procedimentos. Isso, por si só, confere segurança, conforto e bem estar ao colaborador em suas viagens.

Dessa forma, a companhia está prezando pelo Duty of Care, sem deixar de fazer o controle de gastos, evitando despesas supérfluas.

Como impulsiona a busca pelas melhores oportunidades, a execução dessas políticas também incentiva o planejamento prévio das viagens, enquanto favorece a criação de medidas específicas para imprevistos e problemas.

Existe ainda a possibilidade de conseguir descontos ou benefícios para a instituição e o viajante. Dependendo do acordo com companhias aéreas, pode-se obter acúmulo de milhas ou até mesmo acordos com tarifas especiais.

Como criar uma política de viagem corporativa? 8 passos para te ajudar nessa tarefa

Na hora de criar a política de viagem para a sua empresa, é preciso ter em mente a clareza e objetividade deste documento. Ainda assim, ela precisa ser completa, de forma que atenda às necessidades da empresa e esteja de acordo com suas particularidades, sem deixar de lado o que os viajantes precisam.

Além do financeiro, também é importante contar com outros departamentos da organização na hora de elaborar a política de viagens. Isso garante mais amplitude nas decisões e diretrizes e ajuda a prever possíveis cenários negativos – e positivos – que possam envolver gastos excessivos, imprevistos e dores de cabeça para viajantes e gestores.

Abaixo, vamos detalhar cada um dos passos para te ajudar a criar uma política de viagens corporativas eficiente para a sua empresa.

  1. Defina as necessidades das viagens
  2. Seja claro na determinação das regras
  3. Detalhe todas as permissões para gastos e despesas
  4. Elabore o fluxo de reembolsos corporativos
  5. Envolva os viajantes nas decisões
  6. Valide as decisões com os stakeholders
  7. Faça com que todos os envolvidos tenham fácil acesso à política
  8. Conte com um sistema integrado para facilitar a gestão de viagens corporativas
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1. Defina as necessidades das viagens

Logo de início, o objetivo é estipular quais são as necessidades da organização para com as viagens de negócios. A política de viagens é fundamental para mostrar porque os deslocamentos serão feitos e como devem ser feitos da melhor forma possível.

Lembre-se de considerar os objetivos de cada viagem, além do nível hierárquico de cada profissional que viajará, para não criar situações desconfortáveis para os colaboradores.

2. Seja claro na determinação das regras

A política não pode ser um documento confuso e burocrático, pelo contrário. É preciso que seja transparente e simples, principalmente porque terá de ser compreendida por todos os envolvidos no processo de viagens corporativas, desde o funcionário até os gestores e diretores.

Se há uma regra que impõe que apenas executivos C-Level podem se hospedar em hotéis 5 estrelas ou viajar de classe executiva, isso precisa estar detalhado dentro da política de viagens.

Outras informações essenciais, como guardar ou digitalizar recibos, também precisam estar descritas no documento. Confira as principais abaixo:

  • orçamento disponível para cada viagem;
  • o que não está incluído nas despesas da viagem;
  • limite de gastos com hospedagem, transporte, alimentação e outras necessidades;
  • perfil de viagem para os diferentes cargos e/ou áreas da empresa;
  • apresentação de relatório da viagem com todos os comprovantes;
  • forma de compra de passagens aéreas, hospedagem e outros serviços.

3. Detalhe todas as permissões para gastos e despesas

Quanto um colaborador pode gastar durante uma viagem internacional? Qual o limite de despesas com alimentação, hospedagem e traslados? Esse é o momento de responder a perguntas como essas.

Sempre que for viajar, o funcionário precisa ter total conhecimento de o que ele pode ou não pode gastar com o dinheiro da empresa. Aqui, também é interessante que a política de viagens esteja conectada à política de reembolsos da empresa.

Exemplo de detalhamento de despesas na política de viagens

  • Passagens aéreas: qual classe de bilhete aéreo poderá ser adquirido? qual o valor máximo?
  • Hospedagem: qual nível de hotel poderá ser reservado? qual o limite de diárias e quanto pode-se gastar?
  • Transporte e traslados: qual transporte poderá ser usado? Táxi, Uber, transportes públicos, entre outros.
  • Alimentação: qual o limite de gastos por dia em restaurantes e refeições?
  • Outros serviços: há alguma outra necessidade para as viagens? Quanto poderá ser gasto?
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4. Elabore o fluxo de reembolsos corporativos

Defina o que poderá e o que não poderá ser reembolsado aos colaboradores. Eles também precisam compreender qual será o fluxo, desde a entrega do relatório de viagem até o ressarcimento dos valores em conta.

É claro que pode haver surpresas ao longo da viagem, mas o adiantamento de despesas surge como o melhor caminho para garantir que o funcionário use apenas o necessário durante a estadia externa.

Gastos com bebidas alcoólicas ou entretenimento, por exemplo, normalmente não são ressarcíveis. Quando isso está claro na política, evita-se a possibilidade de problemas na prestação de contas. 

5. Envolva os viajantes nas decisões

Em todo o processo de criação da política de viagem, é importante que os colaboradores viajantes participem. São eles quem vão dizer se as diretrizes condizem com a realidade e também trazer insights para que o documento seja realista e benéfico a todos.

Com a participação dos funcionários, também se cria a sensação de que as decisões estão sendo tomadas com o consentimento de todos. Isso ajuda a engajá-los e a tornar a política mais eficiente em seu cumprimento.

6. Valide as decisões com os stakeholders

Pode ser que os principais diretores e gestores da empresa não façam parte da criação da política de viagens, mas é imprescindível que eles a aprovem. Por isso, após toda a montagem e definições, leve as diretrizes para que CEO, CFO e outros estejam a par de tudo o que foi decidido em relação às viagens corporativas.

7. Faça com que todos os envolvidos tenham fácil acesso à política de viagem corporativa

Uma vez definida, a política precisa estar disponível a todos. Desde o colaborador mais júnior até os diretores, o documento precisa se tornar um verdadeiro guia para as viagens de negócios.

Você pode enviar um e-mail a todos da empresa, mas também disponibilizar o arquivo para consultas dentro do sistema da empresa.

8. Conte com um sistema integrado para facilitar a gestão de despesas de viagens corporativas

A ExpenseOn ajuda milhares de gestores e empresas a organizarem tudo que envolve a gestão de viagens dentro da organização.

Desde digitalizar notas fiscais até o sistema integrado ao ERP e fluxos personalizados para aprovação de gastos, tudo é feito e pensado para facilitar a rotina de quem lida com despesas corporativas diariamente.

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