Como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho?

planilha de despesas de viagem a trabalho

As empresas que contam com colaboradores viajando para reuniões de negócios e outros compromissos precisam ter controle sobre os gastos. Por isso, saber como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho é essencial para os gestores.

Ao padronizar a prestação de contas dos funcionários, é possível ter mais clareza e controlar, da forma mais eficiente possível, a utilização dos recursos dedicados a esse fim.

O processo de reembolso de despesas passa a ser mais transparente e preciso, evitando possíveis fraudes e falhas. Caso contrário, o mau gerenciamento pode gerar desperdício de dinheiro, o que compromete a saúde financeira da companhia.

Sendo assim, quando falamos de uma gestão de viagens corporativas eficaz, é preciso manter as rédeas para evitar problemas.

Para começar, é preciso ter noção sobre o orçamento para os gastos de viagem e tudo o que possa envolver a estadia externa do colaborador. Dentro disso, há três fatores fundamentais:

  • valor planejado;
  • despesas reais;
  • comparação entre orçado vs. realizado.

Saiba como planejar e colocar em prática estratégias às viagens de seus funcionários, percebendo primeiro como elas têm sido e em quais coisas podem ser melhoradas, sempre visando a redução de gastos e o aprimoramento da rotina do colaborador.

Passo a passo: como fazer uma planilha de despesas de viagens corporativas

Para criar uma planilha de despesas de viagens eficiente, é preciso saber quais informações precisam ser coletadas.

Quanto o viajante gastou? Quais foram os gastos? As despesas já estavam previstas no orçamento?

Para te ajudar nesta tarefa, vamos detalhar, passo a passo, o que você precisa adicionar para tornar essa planilha realmente funcional para os seus colaboradores.

1. Dados pessoais

A planilha não vai se identificar sozinha, não é mesmo? Então, comece pelos dados pessoais do colaborador viajante. 

O ideal é que sejam preenchidos:

  • nome;
  • cargo;
  • setor, departamento ou área de atuação;
  • dados bancários para reembolso.

Quaisquer informações adicionais que sejam úteis para a conferência após o retorno do viajante também devem ser definidas aqui. 

2. Informações sobre a viagem

É o momento de detalhar tudo o que envolve essa viagem. Para onde foi? Quando foi a saída? Quando foi o retorno? Podem parecer informações básicas, mas são fundamentais.

Entender qual é a motivação da viagem também é essencial para uma futura análise. Essa etapa ajudará o gestor a entender melhor o objetivo de cada um dos deslocamentos para, depois, rever o retorno que elas proporcionam à empresa.

Aqui, é preciso que o funcionário preencha:

  • data de partida;
  • data de chegada;
  • destino da viagem;
  • motivo da viagem.

3. Categorias de gastos

Depois de compreender tudo sobre a viagem, é hora de definir como o colaborador irá apresentar as despesas ocorridas durante a viagem.

Separá-las por categoria vai ajudar, e muito, o gestor na hora de analisar os gastos. Por isso, criar categorizações pré-definidas pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Há algumas categorias básicas que você pode apontar, como:

Essa divisão auxilia no cumprimento da política de viagens corporativas, deixando tudo mais transparente em todo o processo de reembolsos.

4. Adiantamentos

O campo de adiantamentos de despesas também precisa estar presente na planilha. Isso porque, se não houver o devido controle, o colaborador pode acabar sendo ressarcido pelos gastos da viagem e nem comunicar ao gestor que havia recebido um valor antecipadamente.

Lembre-se: o adiantamento é uma boa prática, mas sem o devido controle pode acabar onerando a empresa.  

5. Detalhes das despesas

O último, mas não menos importante, é o campo de detalhamento das despesas. É aqui que o funcionário irá descrever cada gasto para que, depois, possa receber o reembolso.

Dentro de cada despesa, é preciso que seja descrito:

  • data do gasto;
  • detalhes e informações pertinentes;
  • estabelecimento onde o gasto foi feito;
  • cópia do recibo ou nota fiscal;
  • valor total do gasto.

Essas informações, juntamente com as categorias, vão resumir para o gestor como o ativo da empresa foi utilizado. Só depois dessa análise é que, de acordo com a política de reembolso, o valor será ressarcido.

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