7 dicas fundamentais para um planejamento de viagens corporativas eficiente

gestores organizando planejamento de viagens corporativas da empresa

O planejamento de viagens corporativas é todo o preparativo organizacional e orçamentário que o gestor faz para o deslocamento do colaborador. Trata-se de uma prática fundamental para reduzir custos, assegurar o bem estar do funcionário que viaja e garantir que a viagem corporativa seja bem sucedida.

Dentro de um planejamento não basta apenas contemplar tarefas básicas como a compra de passagens aéreas e reserva de hospedagem. Planejar uma viagem corporativa é um desafio que envolve ainda o cálculo de diárias de viagens, proteger o funcionário contra imprevistos, traçar traslados e garantir que todo o trajeto cumpra com seu objetivo.

Com o iminente retorno das viagens corporativas – que devem voltar à frequência pré-pandemia até 2024, segundo previsões da GBTA –, o planejamento também volta à pauta dos gestores.

Agora, com ainda mais desafios e aprendizados, cabe às empresas buscarem soluções e boas práticas para gerenciar as viagens de negócios de maneira mais eficiente.

A pergunta que fica é: o que devemos planejar para viagens corporativas?

Ao longo deste conteúdo, você encontrará dicas valiosas para auxiliar na logística de viagem dos colaboradores, além de materiais que vão te ajudar em todas as etapas do planejamento.

Antes de seguir, aproveite para baixar nosso kit com e-book + planilha calculadora para despesas de viagens e comece a planejar agora mesmo as próximas viagens dos seus colaboradores.

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Qual a importância de um bom planejamento para viagens de negócios?

O principal benefício do planejamento de viagens de negócios é, sem dúvida, a redução de custos. Com orçamentos cada vez mais apertados, gestores precisam encontrar maneiras de fazer com que os deslocamentos impactem menos no caixa. É neste momento que um bom planejamento ajuda.

Assim como ocorre no turismo de lazer, comprar passagens aéreas ou reservar hospedagens em cima da hora certamente pesará no bolso. Além disso, ainda há a possibilidade de não haver voos ou até mesmo imprevistos que dificultem o deslocamento do funcionário, fato que pode comprometer o objetivo da viagem.

Ao procurar por preços com antecedência, – ou até mesmo estabelecer parcerias estratégicas – é possível encontrar valores mais em conta.

Quando há previsibilidade, a empresa ainda pode negociar acordos com fornecedores, com OBTs, por exemplo, e garantir o cumprimento das normas e diretrizes da política de viagens da companhia.

7 dicas para um bom planejamento de viagens corporativas

Para organizar uma viagem corporativa de forma eficiente é necessário considerar todas as nuances pertinentes. Desde as passagens, a hospedagem, o transporte, a política, a segurança dos colaboradores, como será feita a gestão de despesas e muito mais.

Abaixo, listamos 7 dicas para te ajudar no planejamento de viagens corporativas:

  1. Faça uma busca criteriosa para encontrar os melhores preços
  2. Não escolha a hospedagem apenas pelo preço
  3. Entenda qual a melhor solução de transporte
  4. Alinhe o planejamento à política de viagens
  5. Preze pela segurança e bem estar do viajante
  6. Prepare medidas contra imprevistos
  7. Otimize o processo de reembolso de despesas
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1. Faça uma busca criteriosa para encontrar os melhores preços

Quando há uma programação atenta e cuidadosa, tem-se tempo para procurar as melhores condições. As passagens, geralmente, representam o maior gasto dentro das viagens, mas, quando bem estudadas, é possível encontrar preços melhores ou acordos com companhias aéreas ou TMCs.

É válido também se atentar às promoções e prezar pela  flexibilidade. Em alguns casos, prolongar ou encurtar uma viagem corporativa pode ser mais vantajoso para a empresa por se tratar de uma passagem aérea mais em conta naqueles dias específicos.

Um dia pode refletir em grande diferença no preço do aéreo. Isso faz com que seja mais vantajoso pagar um dia a mais de hospedagem do que o valor mais alto da passagem naquela data.

2. Não escolha a hospedagem apenas pelo preço

Definir onde o colaborador ficará hospedado é muito importante em uma viagem corporativa. É importante verificar os arredores do local do compromisso e checar os melhores preços, mas também a qualidade da acomodação.

Quando feito com antecedência, é viável chegar a acordos com hotéis e elaborar uma boa logística. Quando você reserva uma hospedagem próxima da obrigação do funcionário, há economia com o transporte, por exemplo.

Lembre-se de que nem sempre o mais barato é melhor. Com um bom planejamento, no entanto, é possível encontrar uma boa estrutura a preços mais atrativos, garantindo conforto a quem viaja sem pesar no bolso da organização.

Há diversas formas de fazer essa pesquisa, desde sites que facilitam isso como Booking, Trivago e Airbnb até agências de viagens.

3. Entenda qual a melhor solução para o transporte

Outra questão que precisa ser considerada é como o colaborador vai se deslocar para seus compromissos no local da viagem. Sabendo onde ele está hospedado e o lugar para onde precisa ir, é possível fazer uma estimativa de tempo e de gasto para que ele vá de um ponto a outro.

Com os locais definidos, escolha o melhor meio de transporte. É válido checar aplicativos como o Waze ou o Google Maps. Soluções como o Uber Corporativo também são de grande auxílio e podem ser utilizadas em destinos domésticos e internacionais.

Se houver a necessidade de alugar um veículo, há ainda a chance de parcerias com locadoras.

Para te ajudar nessa tarefa, também preparamos um kit completo para o controle dos transportes corporativos. Baixe agora, é gratuito e personalizável para vocês utilizar imediatamente.

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4. Alinhe o planejamento à política de viagens corporativas

A política de viagens é essencial no planejamento, pois determina como todo o processo deve acontecer. Neste documento, todos os envolvidos, gestores e viajantes, saberão as diretrizes que guiam as viagens a negócios da companhia, além de definir limites e auxiliar a reduzir o tempo perdido com aprovações e dúvidas.

Ela padroniza os processos e ampara o colaborador porque controla os gastos sem ignorar a qualidade dos serviços. Com uma política de viagens bem feita, todos os passos anteriores se tornam mais fáceis.

Se sua empresa ainda não conta com um modelo de política de viagens, saiba que há muitos riscos em jogo. Baixe nosso material editável e comece a implementá-lo agora mesmo.

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5. Preze pela segurança do viajante

O Duty of Care é imprescindível. O conceito que reforça o prezar pelo bem estar do colaborador viajante ganha cada vez mais espaço nas empresas, que não podem mais se preocupar apenas com os custos de uma viagem de negócios.

Trata-se do dever de garantir a integridade, saúde e bem estar dos viajantes no período em que estão fora. No cenário atual, é fundamental disponibilizar um seguro-viagem, máscaras de proteção, álcool em gel, testes de Covid-19 e um canal aberto para comunicação. Além disso, pense em uma forma de acompanhar seus funcionários para saber onde e como estão.

Agências de viagens corporativas oferecem suporte 24h e são uma boa forma de cuidar dos colaboradores sem precisar estar de pronto atendimento a todo momento. Também é possível ter um número para emergências, desde que este canal realmente funcione e os ampare.

6. Prepare medidas contra imprevistos

Dentro do planejamento constará um teto de gastos disponível para o colaborador, mas imprevistos acontecem. A flexibilidade para arcar com despesas extras precisa estar prevista para evitar que problemas pequenos se tornem grandes dores de cabeça em casos especiais.

Gastos médicos, custos mediante a furto de equipamentos ou até documentos são apenas alguns dos imprevistos que podem acontecer. Por isso, sempre tenha um plano para evitar maiores problemas.

7. Otimize o processo de reembolso de despesas

Durante a viagem, o colaborador terá diversos gastos e precisará registrá-los para comprovar as despesas e ser reembolsado ao retornar. Para isso, contar com uma tecnologia que facilite a prestação de contas, checagem de comprovantes e gestão de reembolsos torna tudo mais simples, seguro e eficiente para ambas as partes.

Mais do que apenas um software de reembolso, a ExpenseOn traz uma plataforma completa de gestão de reembolsos para empresas. Viajantes podem digitalizar despesas que serão aprovadas pelos gestores que, por sua vez, podem automatizar alçadas de aprovações e agilizar todo o processo.

Assim, o colaborador ganha em facilidade, o gestor ganha tempo e segurança, e a empresa economiza dinheiro. Todos saem ganhando. A ExpenseOn também permite que você visualize os gastos de seus cartões corporativos em um único lugar, o que facilita o faturamento das despesas.

Além disso, disponibilizamos Regras e Alertas que estabelecem parâmetros e avisos na hora da restituição e da solicitação.

O Analytics, por outro lado, reúne todos os dados pertinentes à gestão de despesas em uma única plataforma. Com isso você monta gráficos automáticos e visualiza as informações com facilidade, permitindo insights valiosos.

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