Manual introdutório de viagens corporativas para gestores e viajantes

As viagens corporativas são fundamentais para empresas no Brasil e em todo o mundo. Quando falamos da possibilidade de expandir os negócios além das fronteiras municipais, estaduais e até nacionais, também é preciso contemplar a necessidade de enviar colaboradores e executivos para novos lugares.

Mais do que isso, em um mundo globalizado, ainda há grandes companhias que contam com sedes em diferentes localidades. Esse fator contribui para o desenvolvimento de uma rede que envolve o deslocamento de milhões de pessoas e mais de um trilhão de dólares, todos os anos, para compromissos de negócios. Com isso, o setor de viagens corporativas cresceu desenfreadamente ao longo das últimas décadas.

Com a Covid-19 restringindo os deslocamentos, no entanto, esse crescimento foi freado. Agora, no pós-pandemia e com a retomada das viagens de negócios, a expectativa é de que o segmento retome os números trilionários.

Entretanto, junto às viagens também surgem assuntos recorrentes fundamentais para que os deslocamentos possam ser realizados. Planejamento e gestão são apenas alguns deles, acompanhados por temas como o reembolso de despesas, diárias de viagem, política de viagens, relatórios, entre diversos outros.

Para desmistificar tudo o que envolve as viagens corporativas, preparamos este manual completo com tudo o que gestores e colaboradores viajantes precisam saber sobre o assunto. Acompanhe a leitura.

O que é uma viagem corporativa e qual seu objetivo?

Por definição, são as viagens feitas com objetivo de trabalho. Seja para visitar um cliente, negociar com um prospecto, participar de um evento ou mesmo realizar um serviço, todos esses deslocamentos são considerados como viagem corporativa.

Elas acontecem quando um colaborador sai do local de trabalho comum, mas continua atuando em nome da organização. Dessa forma, seja fora da cidade, do estado ou do país, se o funcionário não estiver na empresa, caracteriza-se como viagem.

O que a lei diz a CLT sobre as viagens a trabalho?

Uma questão que gera dúvidas, tanto em trabalhadores quanto em gestores, é em relação aos direitos daqueles que realizam viagens pela empresa. Isso vai desde as horas extras até as próprias diárias de viagem e ajudas de custo.

Referente ao cálculo de horas extras em viagens a trabalho, a lei enxerga como tal todo trabalho realizado fora da jornada acordada entre empresa e empregado.

Quando o colaborador trabalha horas a mais, com um máximo de 2 horas, ele tem o direito de receber 50% a mais pela hora trabalhada em dias comuns e 100% em finais de semana e feriados.

Já no que diz respeito à ajuda de custo, o entendimento da lei é o mesmo para as diárias de viagem. Entretanto, existe a diferença quanto a prestação de contas, não sendo necessária fazê-la, já que é um valor dado periodicamente e o funcionário pode gastá-lo como achar melhor.

A Reforma Trabalhista, no 2º parágrafo do artigo 457 da CLT, estipulou que as diárias e reembolsos não integram o salário independente da situação, conforme aponta o trecho a seguir:

“§ 2º – As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

O que é gestão de viagens corporativas?

Gerir viagens corporativas vai além de consolidar uma planilha de controle. Trata-se das diferentes práticas que uma companhia usa para gerenciar os deslocamentos dos colaboradores, os processos e torná-los mais eficientes. Sem uma boa gestão, os caminhos ficam mais difusos.

A organização, guiada pelo gestor, deve definir as diretrizes que englobam o antes, durante e depois de uma viagem a trabalho. Ao fazer isso, o processo de reembolso e a prestação de contas, por exemplo, se tornam menos trabalhosos e mais eficazes.

Uma gestão eficaz é crucial para maximizar o retorno sobre o investimento em cada viagem. Assim, é possível garantir, ao mesmo tempo, a segurança e o bem-estar dos colaboradores. Aspectos chave da gestão de viagens em uma empresa incluem:

• Política de viagem: Definir regras claras sobre o que é permitido ou não em viagens de negócios, como, por exemplo, escolha de transporte, acomodação, despesas permitidas.
• Planejamento e reservas: Organizar itinerários eficientes e econômicos, incluindo voos, hospedagem e transporte local.
• Gestão de despesas e reembolsos: Monitorar e controlar gastos, garantindo conformidade com as políticas da empresa e otimização de custos.
• Suporte ao viajante: Oferecer assistência contínua aos colaboradores em trânsito, abordando desde emergências até orientações simples.
• Análise e relatórios: Avaliar o desempenho das viagens corporativas para identificar oportunidades de economia e melhorias na política de viagens.

É fundamental dizer que a política de viagem corporativa é uma ferramenta indispensável para uma boa gestão. É de grande importância que esse documento seja de fácil acesso e do conhecimento de todos os colaboradores que viajam, pois assim evita-se dúvidas e problemas. Com todos sabendo como o processo acontece, ele se torna mais eficiente.

Esse documento tem como objetivo reduzir os gastos sem que a qualidade do serviço seja comprometida. Um exemplo disso são as parcerias com companhias aéreas que, caso existam, devem estar descritas nele.

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Com uma política de viagens empresariais bem definida, o gestor dá o primeiro passo para uma gestão eficiente. É importante lembrar, porém, que ainda há outros fatores de suma importância, como planejamento, controle de despesas, Duty of Care e diversos outros a serem considerados.

A importância da gestão de despesas de viagens corporativas

A tarefa de gerir despesas relacionadas aos deslocamentos também faz parte das rotinas de viagens corporativas. Essa representa um componente crucial no sucesso e na sustentabilidade financeira de qualquer negócio que conte com colaboradores viajantes.

Muito além de apenas planilhas de gastos ou recibos guardados, envolve o monitoramento, controle e otimização dos gastos de viagens a negócios. Dentre eles, inclui-se, mas não se limita a, passagens aéreas, acomodações, alimentação, entre outros.

A criação de políticas claras de gastos, além da implementação de um processo simplificado para gerenciamento dessas despesas, são passos fundamentais para evitar gastos excessivos e assegurar a conformidade fiscal e legal. As companhias que adotam soluções tecnológicas para isso tendem a ver uma redução significativa em erros e uma maior eficiência operacional.

Prestação de contas de viagem: um fator primordial para a gestão

O processo de prestar contas consiste em comprovar para a empresa com o que o dinheiro foi usado. Independentemente se a empresa disponibiliza cartões corporativos, faz reembolsos ou adiantamentos, é preciso validar os gastos para evitar fraudes e desvios. Em todos os casos, é preciso apresentar comprovantes para validar que a quantia foi gasta de acordo com a política da empresa.

O relatório de despesas de viagens – também conhecido como RDV – também é uma ferramenta poderosa para assegurar que não haja problemas. O RDV otimiza a gestão e auxilia a analisar as despesas mais rapidamente, já que todos os gastos feitos durante a viagem estão descritos e apontados. Isso ajuda o cumprimento da própria política de reembolsos, pois os gastos precisam ser discriminados. Se algo estiver fora das normas ou houver uma tentativa de fraude, a identificação será mais fácil.

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3 soluções que facilitam a gestão de viagens corporativas

Quem nunca ouviu a frase “tempo é dinheiro”? Isso bem é uma verdade, pois quando gestores e colaboradores estão perdendo tempo com processos burocráticos, eles estão deixando de fazer atividades que geram resultados e receita.

No mundo competitivo que vivemos hoje é preciso buscar soluções e facilitadores para que isso não aconteça, com as viagens corporativas não é diferente.

Existem meios que você pode usar para reduzir os gastos ou mesmo tornar a gestão descomplicada,são eles:

• agências de viagens corporativas;
• OBTs;
• Travel Techs.

Agências de viagens corporativas

Uma Travel Management Company, ou TMC, é uma agência que se dedica exclusivamente a resolver os problemas de empresas nas viagens. Ela ajuda na organização, gerenciamento de estratégia, processos e operações que envolvem estes deslocamentos.

Elas ajudam na estruturação de políticas internas, processos e também fornecem informações importantes para a gestão. Entre os serviços que essas agências oferecem estão:

• reserva e cancelamento de passagens aéreas;
• reserva e cancelamento de hospedagem;
• seguros;
• locação de veículos;
• gestão de bilhetes não usados;
• relatórios sobre a viagem.

Online Booking Tool (OBT)

O OBT é uma ferramenta online que visa melhorar a gestão de viagens de negócios ao permitir a redução de custos e a melhoria dos processos. Além disso, reúne todas as informações pertinentes ao assunto e um único lugar, o que facilita o trabalho dos gestores. Entre as facilidades que ele oferece estão:

• compra de passagens;
• reservas de hospedagens;
• acompanhamento dos viajantes ou relatórios.

Travel Techs

Travel Techs são as empresas de viagens que usam a tecnologia como a base mais importante para o seu negócio. As “techs” têm a solução tecnológica como seu principal ativo. Então, possuir um app não caracteriza uma organização como tal. Entre as vantagens estão:

• gestão centralizada;
• controle de despesas;
• autonomia.

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