Como escolher a hospedagem corporativa ideal para viagens de negócios

viajante na hospedagem corporativa segurando o celular na mão e com mala de viagem

Quando o assunto é viagem corporativa, a primeira coisa que vem à mente são as passagens aéreas, mas os gastos envolvidos vão além disso.

A hospedagem corporativa é um fator crucial para uma boa experiência do viajante. A escolha do local, no entanto, deve ser criteriosa para não significar um custo elevado para o caixa da companhia.

No planejamento, o gestor responsável deve considerar o tipo de acomodação, custos, localização, tempo de estadia e diversos outros pontos para que o objetivo seja cumprido.

O objetivo é evitar gastos excessivos, mas manter a segurança e conforto do funcionário.

Acompanhe a leitura e veja a melhor forma de escolher a hospedagem corporativa para as viagens que a sua empresa realiza.

Entenda o cenário atual da empresa

Antes de colocar a mão na massa, precisamos planejar e entender o contexto em que a companhia está inserida.

Dentro desse planejamento, é necessário entender a demanda de cada tipo de viagem, assim como a política interna para levantar informações sobre a rotina da organização.

Para isso, é preciso responder algumas perguntas importantes:

  • Frequência das viagens
    A empresa possui clientes em outras cidades e estados que demandam visitas recorrentes?
  • Objetivo de cada viagem
    Qual é o objetivo do deslocamento? O que o colaborador irá fazer na viagem impacta diretamente no tipo de hospedagem a ser escolhido.
  • Tempo médio de estadia
    Os colaboradores ficam longos períodos no destino? O tempo da estadia vai impactar no valor a ser gasto.
  • Itens essenciais na estadia
    O que é preciso no local para que o funcionário faça seu trabalho? Os mais comuns são acesso à internet com qualidade, alimentação dentro do hotel e salas de reunião para receber clientes.
  • Recorrência nos hotéis
    Existe alguma rede de hotéis e acomodações frequentemente escolhida nas reservas anteriores? Esses dados servem para indicar o padrão de estadia ideal da sua empresa.

Com as perguntas respondidas, é muito mais fácil entender como as viagens são feitas dentro da organização.

As informações servirão como guia para melhorar ainda mais a escolha de hotéis, pousadas, aluguel de apartamentos e até mesmo estadias focadas em receber clientes.

passo a passo para calcular despesas de viagens corporativas

Como escolher a hospedagem para uma viagem corporativa?

Agora que já entendemos o padrão ideal de hospedagens para a sua empresa, é hora de escolher a melhor acomodação para seus colaboradores.

Veja, a seguir, quais os pontos fundamentais na hora da escolha da hospedagem corporativa para o colaborador:

  • localização;
  • conforto;
  • segurança;
  • infraestrutura para trabalho;
  • reservas flexíveis e formas de pagamento.

Localização

A hospedagem deve ser próxima do destino final do colaborador. Escolher hotéis que ficam longe do destino vai custar tempo de deslocamento e, consequentemente, dinheiro.

As acomodações mais em conta costumam ficar longe dos grandes centros comerciais. O valor economizado normalmente acaba sendo gasto com transporte.

Sempre que possível, opte por hospedagens que sejam razoavelmente próximas do local onde será a reunião ou evento para fazer um deslocamento inteligente.

Conforto

O conforto está diretamente ligado ao rendimento do funcionário que está viajando. Sabemos o quão desgastante é se deslocar para fora da cidade ou estado para esse fim.

O mínimo de conforto deve ser oferecido, afinal, o trabalhador está à disposição da empresa

Isso, no entanto, não significa que é preciso gastar muito. Não é preciso um hotel 5 estrelas para que um colaborador se sinta confortável.

Segurança

O colaborador está sob os cuidados da companhia durante a viagem. Portanto, se houver algum acidente ou assalto, por exemplo, é responsabilidade da empresa arcar com as consequências.

Tenha atenção à realidade do bairro onde a hospedagem está, e também da segurança interna do local, principalmente quando há pertences de valor que podem ser colocados em risco.

Infraestrutura para trabalho

Após reuniões e encontros pela cidade, o colaborador deve retornar ao hotel e continuar trabalhando.

É preciso que o hotel disponibilize uma infraestrutura mínima para isso, como mesas de trabalho no quarto e acesso a uma boa conexão de internet.

hotéis focados em viagens corporativas, que fornecem espaços de trabalho e até mesmo salas de reunião quando necessário. 

Reservas flexíveis e pagamento facilitado

Esse ponto é importantíssimo para redução de despesas e também para evitar problemas.

Imprevistos acontecem, e eles podem acarretar na necessidade do colaborador permanecer por mais dias ou fazer o check-in em horários alternativos. 

Isso deve ser checado com antecedência para que a empresa consiga arcar com os custos de forma remota e, quando necessário, negociar com o fornecedor da hospedagem de forma mais simples.

Como economizar ainda mais durante a viagem?

Nem sempre o gestor consegue fazer o pagamento do valor da estadia antes da viagem, e sempre há despesas que devem ser reembolsadas ao colaborador. 

Para gerenciar de forma segura e eficiente, você precisará de ajuda da tecnologia. A ExpenseOn é uma solução de reembolso e gestão de despesas corporativas que ajuda milhares de empresas, gestores e colaboradores pelo Brasil.

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