O que é gestão de viagens corporativas e por que implementar?

colaborador falando ao celular durante uma viagem corporativa

Toda empresa em que os colaboradores viajam a negócios, seja para participar de eventos ou mesmo fechar novos negócios, precisa de uma boa gestão de viagens corporativas.

Essa prática se refere à criação de políticas internas com o objetivo de coordenar procedimentos, organizar e implementar regras aplicadas antes, durante e depois das viagens a trabalho.

Para os gestores, se refere à otimização de processos e redução de gastos. Os funcionários viajantes, por sua vez, passam a ter uma visão mais clara das permissões e de tudo o que envolve as viagens.

Ou seja, quando há uma boa gestão de viagens corporativas, todos saem ganhando.

Tudo isso direciona a companhia para uma organização financeira mais eficiente, reduzindo despesas desnecessárias sem comprometer o bem estar de seus colaboradores.

Ao longo deste conteúdo, vamos trazer detalhadamente tudo o que você precisa saber sobre esse assunto. Acompanhe a leitura!

O que é gestão de viagens corporativas? 

Trata-se de formas que uma empresa tem para controlar gastos e deixar todo o processo de viajar a negócios mais eficiente. Sem uma boa gestão, os caminhos ficam mais difusos.

Aliada a uma política de viagens corporativas sólida, a gestão deve definir os direitos e deveres da organização e do colaborador antes, durante e depois de uma viagem. Ao fazer isso, o processo de reembolso e a prestação de contas, por exemplo, se tornam menos trabalhosos.

É fundamental dizer que a política de viagens é uma etapa indispensável para uma boa gestão. Ou seja, se sua empresa ainda não possui uma, confira nosso material gratuito e comece já!

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O gestor passa a ter um controle mais eficaz sobre as viagens. Com planejamento, informações e diretrizes necessárias, a empresa consegue reduzir gastos e pode administrar melhor toda a operação.

Resumindo, a gestão de viagens corporativas é um conjunto de ações que visam aperfeiçoar os processos e evitar despesas desnecessárias.

Como uma boa gestão ajuda no controle financeiro da empresa?

Com uma política e gestão eficazes, a instituição conseguirá fazer um bom planejamento, tendo como base as diretrizes e normas internas e, assim, potencializar o controle financeiro.

A boa gestão de viagens corporativas fará com que os custos de viagens a negócios sejam minimizados, de forma a garantir a saúde financeira da empresa, o cumprimento das expectativas e das necessidades dos colaboradores.

É imprescindível elaborar procedimentos de segurança, definir orçamentos e diárias disponíveis para cada viagem, além de alinhar muito bem as principais regras da política de reembolsos.

Benefícios de uma gestão de viagens corporativas eficiente

Uma boa gestão não reflete apenas na economia financeira para a companhia. Mais organizada, a empresa pode aproveitar melhor os recursos humanos, dando mais tempo aos gestores para trabalharem em tarefas mais complexas e que podem gerar mais resultados.

Dentre as vantagens da gestão de viagens corporativas, podemos destacar:

  • redução de despesas;
  • otimização e agilidade nos processos;
  • melhoria na segurança e obtenção de informações.

Redução de despesas

Ao adotar um processo de gerenciamento, a empresa poderá fazer uma redução das despesas que envolvem uma viagem corporativa.

Isso garante uma visão mais clara dos melhores custos para deslocamento e hospedagem, assim como quanto e como foi gasto o dinheiro da empresa.

Trata-se de encontrar a maneira mais eficiente de realizar esta viagem dentro do orçamento estipulado, sem que o funcionário perca a comodidade adequada enquanto estiver fora.

planilha de despesas corporativas

Otimização e agilidade nos processos

Hoje em dia, já há ferramentas de gestão específicas e empresas especializadas para ajudar na implementação.

Em vez de gastar horas gerando relatórios, compilando informações e analisando recibos, os responsáveis pelo financeiro podem automatizar processos e ganhar tempo.

A economia de tempo alcançada com a ajuda da tecnologia resulta em retorno financeiro, uma vez que os gestores poderão destinar seus esforços a encontrar oportunidades de gastar menos com as viagens corporativas.

Isso significa mais tempo para aperfeiçoar a política de reembolsos, planejar melhor as viagens dos colaboradores e até potencializar a gestão financeira da companhia.

Melhoria na segurança e obtenção de informações

Ao reunir todos os dados pertinentes para um controle eficiente das viagens, o profissional especializado pode transmitir todas as informações importantes à empresa e ao viajante, fazendo todos os contatos que são necessários para os dois.

Fora isso, o gerenciamento de qualidade proporciona ao funcionário que está viajando mais segurança, garantindo o Duty of Care.

O colaborador se sente respaldado pela organização, da maneira que precisa estar, e pode confiar na política empregada internamente, porque suas necessidades também estarão sendo contempladas.

Qual o papel do gestor de viagens corporativas?

Este profissional deve organizar as viagens e gerenciar as despesas. Além disso, precisa cuidar de imprevistos e procurar parcerias com fornecedores, como companhias aéreas e agências de viagens.

Ele também é responsável por encontrar as melhores formas de pagamento e reduzir custos envolvidos com hospedagem e transporte, sem perder o padrão estabelecido nas normas internas.

O gestor de viagens corporativas tem a importante missão de equilibrar os interesses da organização e dos colaboradores em ter viagens de qualidade sem gastar mais do que está previsto.

Desta forma, deve-se procurar o custo benefício e alinhar as estratégias às necessidades das empresas.

Entre as tarefas do gestor também está compreender as necessidades e autorizar os gastos, dentro de um fluxo de aprovações, além de formar a agenda do colaborador, estipular teto de gastos e o orçamento disponível, o lugar da hospedagem, os meios de transporte, entre outras coisas.

Como a ExpenseOn ajuda a potencializar a gestão de viagens corporativas?

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