Gestão de equipes externas: 3 dicas para ter números melhores

Diversas empresas fazem visitas a clientes, têm vendedores externos ou realizam viagens corporativas com frequência. Para essas organizações é fundamental exercer uma boa gestão de equipes externas, pois, caso contrário os resultados podem cair.

Quando os colaboradores estão fora do local de trabalho comum é preciso mantê-los motivados para que o desempenho seja bom.  Felizmente, há algumas formas de incentivá-los a buscar sempre bons números.

Mesmo assim, existem dificuldades encontradas por gestores que são mais práticas, como reembolsar km percorridos adequadamente e acompanhar o deslocamento. Felizmente, aplicativos de transporte corporativo ou de geolocalização podem ajudar a gerir as viagens e as equipes.

Seja para o reembolso de despesas ou facilitar o deslocamento pela cidade, o gestor precisa de ferramentas que o ajudem e a tecnologia é uma poderosa aliada. Mesmo assim, ela precisa ser combinada com outros recursos para garantir a eficiência dos processos.

3 aspectos importantes na gestão de equipes externas

Quando falamos de equipes de campo é preciso se atentar a diretrizes que garantam a produtividade, o que nem sempre está unicamente ligado à tecnologia. A disciplina, o foco e o comprometimento são exemplos elementos que muitas vezes não têm essa conexão.

De um jeito ou de outro, o responsável precisa criar formas de fazer com que as equipes estejam comprometidas e com as expectativas alinhadas. Além disso, ele tem de prezar pela flexibilidade para garantir maior satisfação e incentivar o senso de responsabilidade.

Apenas o incentivo aos colaboradores fará com que criem um senso de importância e contribuição individual para o objetivo. Para atingir essa meta podemos separar em 3 aspectos fundamentais para uma gestão eficiente de equipes externas:

  • cultura organizacional;
  • liderança;
  • motivação.

Cultura organizacional

A cultura de uma organização envolve os procedimentos e normas formais, o código de comportamento, os rituais, tarefas, entre outros.Esse aspecto organizacional é construído com o tempo e é resultado de anos de interação entre colaboradores e gestores.

No que diz respeito aos processos e atividades, os responsáveis pelas equipes são quem guiam a criação desse comportamento.

Trata-se de um ponto tão importante que o Report on Youth Academies in Europe (ECA, 2013), pesquisa relacionada ao futuro dos clubes de futebol, ao apontar os cinco principais elementos para o sucesso de um time, percebeu que todos estão ligados à cultura organizacional.

No artigo Cultura Organizacional e Gestão de Equipes de Alto Rendimento, o autor explica que o reflexo dessa questão é visto nos resultados econômico e financeiro da equipe. O Ajax, por exemplo, ensina a conduta desde os mais jovens até a equipe profissional.

Mas você deve estar se perguntando, o que isso tem a ver com colaboradores externos? A resposta é: tudo!

Ao criar um modelo de comportamentos para uma organização, todos saberão como agir frente aos mais variados problemas e situações.

Uma organização que diz que o cliente é sempre prioridade, por exemplo, fará com que o funcionário priorize assuntos relacionados a ele do que outros.

Liderança

O papel da liderança é fundamental para o controle e gestão de equipes externas, sem essa pessoa fica mais difícil atingir os alvos. O líder é entendido como aquele que conduz pessoas e influencia seus comportamentos e ações.

Líder exercendo a gestão de equipes externas com metas

Ele tem como foco atingir as metas e objetivos comuns da equipe se balizando pela visão da empresa. Esse profissional é um guia que fica entre um projetista e um professor, o qual tem a responsabilidade de construir, de forma coletiva, os pilares do negócio.

Dividir conhecimento e criar formas de recompensa, por exemplo, são poderosos aliados nesses momentos.

Motivação

Na gestão de equipes externas, a motivação é um fator fundamental para o sucesso e produtividade. No entanto, saber como motivar nem sempre é fácil, já que pode variar de colaborador para colaborador.

Quando se fala em motivação é preciso considerar a condição econômica e social, a cultura e bagagem pessoal de cada um. 

Mas, o primordial  é fazê-las sentir importantes e comprometidas com suas tarefas. Uma forma clássica de incentivar os funcionários é criar um sistema de recompensas. Ele pode vir de muitas formas, mas uma coisa válida de se pensar é sobre a vontade do trabalhador.

Ao invés de definir um destino de viagem caso a meta seja atingida, pergunte para onde gostariam de ir. E, mais que isso, defina níveis, por exemplo:

  • meta atingida: viagem com tudo incluso para destino escolhido;
  • meta superada em 15%: viagem com tudo incluso + acompanhante
  • meta superada em 25%: viagem com tudo incluso + acompanhante + bônus de resultado

Ao atrelar parte da remuneração ou premiação ao desempenho, o gestor financeiro incentiva todos a buscarem sempre os melhores resultados.

3 dicas práticas para a gestão de equipes externas eficiente

Alguns softwares de gestão de equipes externas facilitam muito o dia a dia, mas, nem só de softwares falaremos aqui. Algumas formas de gerir esses times são:

  1. definir metas atingíveis;
  2. estabelecer procedimentos e políticas;
  3. usar a tecnologia a seu favor.

1. Definir metas atingíveis

Definir metas e recompensas por alcançá-las é um aspecto importante para a gestão de equipes, mas é imprescindível que elas sejam atingíveis. Caso elas sejam impossíveis de alcançar, o efeito será oposto, desmotivando seus colaboradores.

As metas precisam ser difíceis o suficiente para criar a dúvida e estimular certa competitividade. Por outro lado, devem ser tangíveis para que todos tenham condições de alcançá-las sem esforços estratosféricos.

Em contrapartida, o sistema de gratificações progressivo pode ser mais agressivo, sendo cada degrau de recompensa mais difícil que o anterior. Importante lembrar que os ‘prêmios’ devem ser estudados levando em conta as particularidades da equipe.

2. Estabelecer procedimentos e políticas

Tão importante quanto estimular os funcionários em suas saídas estratégicas é garantir um padrão para elas. Incluir na política de viagens corporativas um item sobre como deve ser feita a comunicação durante elas é um caminho para padronizar essa questão.

Esse documento ajuda a conter e reduzir gastos, ter maior controle sobre os funcionários e gerir melhor as despesas

Nele também é possível definir que ao chegar no local é preciso enviar uma mensagem e que é necessário fazer um relatório dos deslocamentos, por exemplo.

Construir esse documento, no entanto, pode ser trabalhoso. Economize tempo baixando nosso modelo de política de viagens gratuito e editável para um planejamento eficaz.

3. Usar a tecnologia a seu favor

Um ponto fundamental a ser observado é a tecnologia na rotina financeira e organizacional da empresa. Aplicativos como o Google Maps podem ser usados para ajudar a calcular o reembolso de quilometragem.

Por outro lado, o Google Agendas permite que o colaborador planeje seu dia e não perca compromissos, enquanto o gestor o acompanha. Nesse sentido, gerenciar visitas a clientes é parecido com gerir funcionários fora da empresa.

Um software de gestão de equipes externas pode ajudar por meio de checklists que o gestor acompanha, mas os responsáveis muitas vezes encontram dificuldades para calcular taxas para os reembolsos dos deslocamentos.

As planilhas podem ajudar, mas tomam muito tempo, tempo que poderia ser investido em atividades mais importantes. Com a ExpenseOn, gestores financeiros conseguem restituir gastos com poucos cliques.

A funcionalidade de reembolso por quilometragem, por exemplo, define taxas fixas para o km rodado, agilizando todo o processo de restituição.

A digitalização de despesas, por outro lado, permite guardar documentos na nuvem, evitando que colaboradores percam as notas fiscais.

Com esses e outros recursos o funcionário se sente amparado e confiante para realizar suas tarefas fora da empresa, garantindo a satisfação e bons resultados para todos.

Quer saber mais sobre como a ExpenseOn pode te ajudar a gerir equipes externas? Entre em contato com nosso time comercial

Flash Expense Help Chat
Enviar via WhatsApp