7 passos para melhorar a gestão de despesas de viagem corporativa

Líder fazendo a gestão de despesas de viagens dos colaboradores

A gestão de despesas é fundamental na rotina de empresas que têm colaboradores realizando viagens a trabalho com frequência. Mais do que apenas os reembolsos de despesas corporativas, é essencial entender como aplicar o controle de gastos corretamente para afastar riscos.

Sem uma boa administração, a saúde financeira da companhia pode ser comprometida graças a gastos desnecessários e até fraudes nos reembolsos. Além disso, a ineficiência pode gerar a insatisfação dos colaboradores.

Viajantes se estressam com processos pouco funcionais e lentos, enquanto gestores acabam sobrecarregados por pilhas de notas fiscais e relatórios. Ambos comprometem seu tempo e capacidade de gerar resultados quando esse cenário acontece.

Por isso, entender como gerir corretamente as despesas relacionadas às viagens de negócios é necessário, independentemente do porte da empresa.

Como melhorar a gestão de despesas de viagem em 7 passos

Para garantir o melhor desempenho, o gestor precisa contar com as ferramentas certas. Sistemas de gestão, envolvendo tecnologia, ajudam a minimizar erros e a garantir um bom workflow.

Mas, além das soluções que podem ser aplicadas, o profissional precisa estruturar processos sólidos e eficientes. Pensando nisso, separamos uma lista com 7 passos para te auxiliar a melhorar a gestão de despesas de viagens corporativas:

  1. analisar os processos;
  2. definir as despesas estratégicas;
  3. desenhar uma estratégia;
  4. estipular um teto;
  5. formalizar as políticas financeiras;
  6. treinar a equipe;
  7. automatizar processos.

1. Realizar análises por funcionário

Para ter uma gestão de despesas de viagens eficiente e reduzir custos em viagens corporativas é preciso fazer análises regularmente. Checar a quantidade de transações e o total gasto por cada viajante é necessário para saber se está de acordo com sua posição.

Verifique os gastos por dias da semana, como sextas-feiras e sábados para verificar irregularidades. Mesmo que alguns gastos pontuais sejam esperados para os finais de semana, principalmente quando a empresa conta com cartão corporativo, eles não devem ser comuns.

Depois, o gestor pode procurar por palavras-chave para identificar gastos irregulares e, se o responsável perceber que os valores estão muito altos ou anormais, algo precisa ser feito. Definindo uma boa política de cartão de crédito corporativo e reembolso ou uma prestação de contas mais completa, a situação muda.

Dessa forma, acontece a diminuição de fraudes, o dinheiro não é desperdiçado e os resultados da diminuição de despesas se tornam palpáveis.

2. Planejar as viagens com antecedência

Administrar viagens a trabalho está intimamente ligado à gestão de despesas e reembolsos. Então, essa é uma parte fundamental que precisa ser pensada com cuidado, mas que quando negligenciada leva a gastos altos e desnecessários.

Uma forma de diminuir as despesas de deslocamentos de negócios é fazer um bom planejamento de viagens corporativas. Quando deixado para última hora, os hotéis e passagens podem ser mais caros, muitas vezes sem custo-benefício.

Além disso, podem haver muitas escalas, aumentando a chance de extravio de bagagem, e a hospedagem pode ser em um local perigoso da cidade.
Quando pensada com antecedência, a viagem se torna mais econômica sem abrir mão do conforto e bem-estar dos colaboradores.

3. Criar um workflow eficiente

Quando a aprovação de reembolso de despesas é muito demorada, os gestores podem acabar acumulando trabalho. Isso leva a fazer muitas devolutivas de uma só vez, o que aumenta a chance de erros e valores passarem despercebidos.

Para evitar isso é necessário ter um workflow de aprovação eficiente. Quando ele é veloz, o responsável não é sobrecarregado e os funcionários não ficam insatisfeitos.

4. Estipular um teto

Outra etapa fundamental é definir um teto de gastos para viabilizar a diminuição de gastos. Quando se fala em despesas corporativas ou de viagens, alguns imprevistos podem surgir, mas a maioria é recorrente.

O colaborador que viaja não pode ter a sensação de que os recursos são infinitos e por isso pode gastar sem preocupação. A falta desse teto trará reembolsos e diárias de viagem descabidas que comprometerão os cofres da empresa.

Para definir esse teto, o gestor pode conferir o quanto foi gasto em deslocamentos passados para chegar a um valor aproximado. Dessa forma ele checa a média de gastos e consegue firmar um valor que estimule o funcionário a ponderar gastos e economizar.

Facilitar os relatórios de despesas

O relatório de despesas de viagens é uma forma eficiente de realizar a prestação de contas daquilo que foi gasto em viagens de negócios. Quando o colaborador faz de forma correta, o responsável pela área tem informações valiosas sobre essas locomoções.

Ele permite a construção de um histórico sobre essas despesas por tipo e local, facilitando a determinação de uma média e teto de gastos.

Entretanto, os funcionários podem deixar para última hora essa prestação de contas, caso seja muito trabalhoso e burocrático construir o relatório. Com isso, o que deveria otimizar a rotina passa a atrasar, ou as informações podem não ser fidedignas, comprometendo a  gestão de viagens e despesas.

Você ainda não usa relatórios de despesas de viagens? Construir um do zero é trabalhoso e a falta de um histórico de despesas dificulta uma boa gestão. Economize tempo e baixe nosso modelo gratuito de relatório de despesas de viagem corporativa.

5. Formalizar as políticas financeiras

Quais despesas de viagem são reembolsáveis e quais não são? Quando não há clareza sobre o que a empresa pode, ou não, ressarcir o colaborador, tudo passa a ser muito mais complicado.

A política de viagens corporativas, por outro lado, padroniza todo o deslocamento do funcionário, desde a compra de passagens até a prestação de contas. Dessa forma, eles são instruídos a fazer reservas com antecedência, visando a economia.

Quando todos os colaboradores sabem da política interna, a redução de custos é menos complicada e os atritos são menores. No entanto, construir uma política de viagens não é tão simples, o que pode tomar muito tempo hábil.

Facilite sua rotina e planejamento baixando nosso modelo gratuito e editável de política de viagens corporativas.

6. Conscientizar a equipe

Para que o time esteja  a par da importância de reduzir custos eles precisam ser instruídos, seja pelo responsável financeiro ou pela equipe de RH. Além disso, documentos como política de viagens e de reembolso precisam ser de fácil acesso.

Quando eles estão nas mãos de todos, os colaboradores sabem o que é e não é reembolsável e em quais condições. Isso evita gastos desnecessários e o descumprimento das regras.

7. Automatizar processos

Para que a gestão de despesas seja o máximo eficiente possível é preciso contar com a tecnologia. Ao automatizar processos, os gestores economizam tempo e podem se concentrar em tarefas geradoras de receita.

A construção de relatórios ou checagem de informações para análises são dois exemplos de atribuições demoradas. Se o tempo gasto com elas fosse cortado, a entrega de resultados seria maior.

A funcionalidade analytics e relatórios da Flash Expense oferece todas as informações e relatórios de despesas em um único lugar. Dessa forma, a visualização é fácil e os insights maiores.

Além disso, a plataforma permite a criação de personalizações, construção de gráficos e exportação de dados.

Os principais benefícios de uma boa gestão de despesas de viagem

Gerir de forma eficiente os reembolsos de despesas e gastos relacionados a viagens é crucial para garantir o melhor desempenho. Só com esse ponto bem acertado é possível viabilizar a redução de custos, por exemplo. Confira a seguir os benefícios dessa prática:

  • diminuição de fraudes;
  • redução de gastos;
  • aumento do compliance e governança corporativa.

Diminuição de fraudes

Gerir restituições e gastos envolve diretamente uma política de reembolsos e relatórios de despesas, por exemplo. São essas ferramentas que possibilitam checar informações e acompanhar a efetividade dos planos de ação.

Com elas, a prestação de contas é padronizada e a análise maior, dificultando a duplicidade e manutenção de despesas. Somado ao teto de gastos estipulado por categoria, mesmo os desperdícios voluntários são combatidos.

A política de reembolso é um documento que define um valor máximo para cada tipo de despesa, seja alimentação, transporte ou hospedagem. Ela também estipula um prazo e padrão para a prestação de contas, facilitando uma gestão completa.

Construir esse material não é rápido e pode ocupar muito tempo do gestor, o que acaba desestimulando alguns a fazê-lo. Economize tempo e baixe nosso modelo gratuito de política de reembolso.

Redução de gastos

Com todos os pontos sendo observados e acompanhados de perto, a redução de custos acontece. As despesas que estiverem fora das regras são rapidamente identificadas e não são reembolsadas.

Dessa forma, o dinheiro não é desperdiçado e o gestor tem compreensão de todos os gastos que acontecem.

Aumento do compliance e governança corporativa

A governança corporativa e o compliance financeiro se tornam cada vez mais importantes. Casos de corrupção, desvio de dinheiro ou fraudes podem comprometer a imagem de uma organização.

Com boas políticas financeiras e gestão de despesas, a segurança aumenta e casos como esses diminuem. Os documentos dificultam irregularidades, o que aumenta, indiretamente, a confiança das pessoas na empresa.

3 funcionalidades Flash Expense para uma boa gestão de despesas de viagem

Há ferramentas que automatizam alguns processos e ajudam o gestor a otimizar sua rotina. Assim, perde-se menos tempo com questões burocráticas e sobra para assuntos capazes de trazer retorno financeiro. Confira a seguir 3 funcionalidades que a Flash Expense oferece:

  • regras e alertas;
  • alçadas de aprovação;
  • integração contábil e ERP.

Regras e alertas

Estabeleça regras e alertas dentro da plataforma para os reembolsos que forem pedidos. Sempre que for solicitado uma restituição fora das diretrizes, uma notificação é emitida para que sejam discutidos os pormenores com o gestor.

Alçadas de aprovação

Distribua o acesso de informações e defina uma hierarquia com as alçadas de aprovação. Assim, os dados serão acessíveis somente para quem realmente precisar. Determine aprovadores para custos maiores e menores e elimine pagamentos duplicados.

Integração contábil e ERP

Automatize o lançamento de despesas no sistema com a integração contábil e ERP.  Com essa ferramenta, não há necessidade de fazer o mesmo registro em mais de um sistema. Além disso, o gestor diminui as chances de erros e evita informações desencontradas.

Quer economizar tempo e fazer uma gestão de despesas completa e automatizada? Entre em contato com nosso time comercial.

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