O que é Duty of Care para viagens corporativas e como impacta a sua empresa?

gestor escrevendo sobre o conceito Duty of Care da empresa

Há inúmeras preocupações para quem viaja a trabalho, mas também para quem está gerindo as viagens corporativas dos colaboradores. Imprevistos acontecem, todos sabemos disso.

Durante um deslocamento pode ser necessário fazer uso de serviços médicos decorrente emergências ou acidentes. É neste momento que, tanto a empresa quanto o funcionário, precisam estar amparados.

O conceito Duty Of Care – Dever de Cuidar, em inglês – traduz justamente esse cuidado que a companhia precisa ter com o colaborador em uma viagem de negócios.

Esse termo significa responsabilidade legal e ética para com os funcionários viajantes, e tem como dever garantir o bem-estar, a saúde, a integridade e a segurança dessas pessoas.

O Duty of Care faz parte de um conceito jurídico maior sobre negligência. O dever de cuidado da empresa para com seu colaborador não se manifesta exclusivamente em viagens, mas, nestes casos, a necessidade é ainda maior.

O impacto do Duty of Care no gerenciamento de riscos

Uma experiência boa em viagem de negócios é bom não somente para o colaborador, que se sentirá valorizado, mas também para a empresa.

Além de contar com um funcionário mais empenhado, não precisará gerenciar crises de natureza extraordinária.

Forçar um funcionário a se hospedar em uma área perigosa da cidade, por conta do teto de gastos, por exemplo, pode resultar em problemas maiores do que apenas exceder as contas.

Ao garantir um transporte corporativo adequado, uma boa hospedagem ou um bom voo, a companhia se mostra aplicada com seu dever de cuidar – o Duty of Care.

Imagine um vendedor externo que se desloca para apresentar um projeto visando fechar um acordo lucrativo para a empresa.

Nessa viagem, no entanto, ele fica hospedado em uma parte perigosa da cidade e acaba sendo roubado. O cenário nos mostra um alto risco à integridade do colaborador, o que, muitas vezes, também impacta diretamente na performance dele para desempenhar sua função. 

Como ele vai fazer a apresentação agora? Se ele conseguir fazê-la sem seu notebook, será que terá o mesmo efeito?

Essas são perguntas que talvez não tenham resposta, mas uma coisa é certa: um colaborador satisfeito é mais engajado.

O conceito Duty of Care envolve diversos fatores para que seja bem sucedido. Entre eles, podemos destacar 3 itens principais:

  • bem-estar para o colaborador;
  • feedback para os gestores;
  • segurança para todos.

Bem-estar para o colaborador

Conforme pontuamos anteriormente, é de grande importância que o funcionário esteja satisfeito com todo o processo que envolve a viagem corporativa.

Uma vez que ele está contente, engajado e disposto a cumprir todas as tarefas que tem, sua produtividade aumenta junto com os resultados que entrega para a organização.

Feedback para os gestores

É fundamental que o gestor peça feedbacks aos viajantes assim que retornam ao escritório.

Isso faz com que a política de viagens e os métodos de Duty of Care sejam constantemente aprimorados. Assim, a empresa estará sempre otimizando a experiência de seus funcionários.

Segurança para todos

Este é o principal motivo para a existência do Duty of Care. É dever da organização garantir a segurança do colaborador em qualquer ambiente, seja no quesito da mobilidade urbana, seja em uma viagem ou na própria empresa.

Minimizar riscos é fator determinante para a saúde da própria instituição.

Como implementar Duty of Care para viagens corporativas?

Para conseguir implantar uma boa política dessa natureza, tudo precisa ser pensado antes da viagem.

Todo o gerenciamento de riscos, informações e relatórios a respeito da viagem devem estar atualizados para que o colaborador saiba o que ele vai encontrar e quais são suas responsabilidades nessa jornada.

Alguns fatores são primordiais para que a empresa se enquadre no conceito de Duty of Care:

  1. relatório de situação;
  2. relatório informativo;
  3. perfil e informações de emergência;
  4. contato direto;
  5. plano emergencial.

Abaixo, detalhamos o que significa cada um dos itens acima para te ajudar nessa tarefa.

1. Relatório de situação

Trata-se de um documento com informações pré-viagem. Esse relatório deve ser feito pelo departamento responsável pela gestão das viagens e precisa conter dados específicos sobre quais serão os principais riscos enfrentados pela pessoa que viajará.

É importante saber quais são os possíveis problemas que podem surgir durante a jornada antes que ela aconteça. Só assim o gestor e o colaborador podem se preparar para solucionar cada situação da melhor maneira.

Pense nesse relatório como um briefing da viagem, contendo informações sobre hospedagem, local, refeições e outras coisas que ele pode esperar quando chegar ao seu destino final.

2. Relatório informativo

É bom ter uma espécie de newsletter recorrente com informações relevantes ao funcionário que vai viajar. Acidentes internacionais, aumento de tarifas, alertas globais são coisas que podem aparecer neste relatório.

Vale a pena adicionar informações sobre os destinos que seus contratados viajam com mais frequência, quando há essa periodicidade. Informações sobre estradas ou acontecimentos recentes também podem ser de grande ajuda.

3. Perfil e informações de emergência

Ter todos os dados do colaborador atualizados constantemente significa se precaver para futuras emergências. Listar o contato de pessoas mais próximas e informações médicas é essencial.

4. Contato direto

Para que o Duty of Care seja de todo eficiente é preciso ter um canal de comunicação direto com o viajante para eventuais dúvidas ou problemas.

5. Plano emergencial

Mostra como proceder diante de algum imprevisto. Fatos extraordinários podem acontecer, mas não podem paralisar e deixar gestores e funcionários desnorteados. Pense em soluções rápidas para situações e procedimentos a serem seguidos diante de uma crise.

Como a ExpenseOn ajuda viajantes corporativos e gestores?

Com a nossa plataforma, é possível gerenciar todo o processo de reembolsos, custos e gastos empresariais. O colaborador, por sua vez, passa a contar com um aplicativo exclusivo para registro de despesas e até digitalização de recibos.

Desta forma o gestor acompanha em tempo real os comprovantes e o funcionário não precisa se preocupar em perdê-los. Todos os documentos integrados e armazenados na nuvem.

Tudo acontece de forma fluida, eficiente e segura para ambos os lados.

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