Entendendo a declaração de horas e sua importância no ambiente de trabalho

Cada funcionário tem sua própria carga horária e intervalos regulares de descanso, documentados pelo sistema de controle de ponto. No entanto, caso o colaborador precise se ausentar momentaneamente, é necessário ter uma declaração para documentar e validar o absentismo.

Esta declaração de horas desempenha um papel fundamental na precisão do cálculo das horas trabalhadas pelo RH, garantindo que não ocorram deduções indevidas na folha de pagamento.

Durante esse processo, pode haver a possibilidade de abonar as horas em que esteve ausente — e existem requisitos legais para que isso ocorra. É o caso da declaração médica, que não pode ser computada como ausência, nem mesmo abonada no holerite do colaborador.

Caso o abono de horas não seja justificável juridicamente, o funcionário deve compensar essas horas em um momento posterior, mantendo sua assiduidade no trabalho.

Algumas ausências podem ser justificadas, mas não resultarão em abono, cabendo a decisão final à empresa. Por isso, é ideal que o RH esteja preparado para lidar com essas situações, de preferência com uma política interna clara e bem comunicada aos colaboradores.

A seguir, apresentamos informações essenciais para o RH conhecer tudo sobre a declaração de horas.

Entenda como um funcionário pode se ausentar do trabalho com a apresentação de uma declaração de horas, compreenda as circunstâncias que exigem essa prática, avalie a necessidade de concessão e explore quais ferramentas podem ser úteis para o controle.

Boa leitura!

O que é uma declaração de horas?

A declaração de horas, frequentemente conhecida como declaração de comparecimento ou atestado de comparecimento, é um documento que atesta a presença do empregado em um local específico durante seu horário de trabalho.

Este documento é uma garantia de que o funcionário precisou se ausentar pois estava em um compromisso inadiável. Nessa categoria entram atividades como consultas médicas, consultas com dentistas, audiências judiciais, provas acadêmicas, emergências familiares, entre outros.

A principal função da declaração de horas é proteger a empresa de possíveis penalidades judiciais. Esse documento também serve como uma comprovação de que o motivo da ausência do empregado foi válido, promovendo um ambiente de trabalho baseado na confiança e no respeito mútuo, reduzindo o absenteísmo.

Com relação ao colaborador, esse registro garante que não haja descontos salariais devidos perante ausências previstas por lei. Ao apresentar a declaração de horas de trabalho, o trabalhador demonstra responsabilidade e comprometimento, assegurando que sua ausência foi por um motivo legítimo e inadiável.

O que a CLT diz sobre a declaração de horas?

A declaração de horas é prevista e citada no Art. 473 da CLT. Veja abaixo o trecho da legislação:

Art. 473 – O empregado poderá deixar de comparecer ao serviço sem prejuízo do salário:

I – até 2 (dois) dias consecutivos, em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua carteira de trabalho e previdência social, viva sob sua dependência econômica;

II – até 3 (três) dias consecutivos, em virtude de casamento;

III – por um dia, em caso de nascimento de filho no decorrer da primeira semana;

IV – por um dia, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;

V – até 2 (dois) dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva.

VI – no período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar.

VII – nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior.

VIII – pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo.

IX – pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro.

X – até 2 (dois) dias para acompanhar consultas médicas e exames complementares durante o período de gravidez de sua esposa ou companheira;

XI – por 1 (um) dia por ano para acompanhar filho de até 6 (seis) anos em consulta médica.

XII – até 3 (três) dias, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de realização de exames preventivos de câncer devidamente comprovada.

Ou seja, o Art. 473 da CLT estabelece situações em que os funcionários têm o direito de se ausentar do trabalho sem que isso resulte na perda de seus salários.

Essas situações incluem situações como:

• luto;
• casamento;
• nascimento de filhos;
• doação de sangue;
• alistamento eleitoral;
• serviço militar;
• exames vestibulares;
• participação em reuniões de organizações internacionais;
• acompanhamento de consultas médicas durante a gravidez do cônjuge;
• realização de exames preventivos de câncer.

Essa disposição visa garantir que os trabalhadores possam atender a essas necessidades pessoais ou cívicas sem prejudicar sua remuneração.

O que é uma declaração de horas para tempo de percurso?

A declaração de horas para tempo de percurso se trata de um registro que valida a falta no trabalho devido ao tempo necessário para que o colaborador possa percorrer um determinado trajeto.

Isso abrange situações como viagens a clientes, reuniões de negócios, visitas a filiais da empresa ou qualquer outro deslocamento que seja uma exigência ou parte integrante das responsabilidades do colaborador no contexto de seu emprego.

O comprovante de horas destinadas ao deslocamento funciona em conjunto com o atestado de presença, um documento que detalha ao supervisor o tempo consumido no evento.

Juntos, esses dois documentos proporcionam uma gestão precisa sobre a movimentação dos colaboradores no horário de trabalho. Isso permite que a organização entenda o período em que o colaborador não estava disponível para suas funções cotidianas.

Quando o atestado de horas para tempo de percurso é necessário?

Quando um funcionário necessita se afastar de suas atividades durante o horário de trabalho, a empresa pode solicitar um comprovante dessa ausência.

No entanto, é importante ressaltar que essa não é uma exigência padrão, pois a decisão de conceder ou não o abono depende das políticas internas da organização.

Quanto tempo tenho de deslocamento para consulta médica?

Quando se trata da declaração de horas dedicadas ao deslocamento, a legislação trabalhista não apresenta diretrizes específicas sobre o assunto.

Sendo assim, a questão permanece sem uma definição clara, deixando a responsabilidade para empregadores e empregados encontrarem um equilíbrio.

Aqui, a chave é a flexibilidade e o entendimento estabelecidos na política interna da empresa. Se um funcionário precisa se deslocar entre diferentes compromissos, é evidente que haverá um tempo associado a esse movimento.

Com base nas práticas comuns do mercado, muitas organizações estipulam um intervalo médio de 1 hora para considerar esse tipo de deslocamento.

Como a declaração de horas funciona no caso de viagens a trabalho?

Quando se trata de viagens corporativas, muitas empresas se questionam sobre a compensação do tempo gasto em deslocamentos. Importante ressaltar: o período em trânsito durante tais viagens pode ser categorizado como hora extra em termos salariais.

A reforma trabalhista alterou as regras referentes ao deslocamento do empregado de sua residência até o local de trabalho e vice-versa. De acordo com o parágrafo 2° do Art. 58 da CLT, esse tempo não é considerado na jornada de trabalho.

No entanto, em relação às viagens a trabalho realizadas fora do horário e local convencionais, há interpretações diferentes. Algumas opiniões argumentam que, nesses casos, o empregado está à disposição do empregador e, portanto, o tempo gasto nessas viagens deve ser pago como horas extras.

Embora a CLT sugira que o tempo de deslocamento não seja considerado como horas extras, mesmo em viagens corporativas, a jurisprudência tende a tratá-lo como período à disposição do empregador, sujeito à remuneração adicional.

É imperativo lembrar que, em viagens a trabalho, as empresas também devem cobrir os custos associados a deslocamentos entre compromissos.

Para garantir que tanto a organização quanto o funcionário estejam protegidos financeiramente, é necessário ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada, especialmente para viagens de negócios.

Temos um material rico que pode auxiliar bastante nessa tarefa:

Se sua empresa ainda não tem um protocolo estabelecido para isso, considere adotar um modelo padrão. Isso pode ajudar a evitar desentendimentos financeiros e complicações trabalhistas no futuro.

Saiba mais: Como saber se a política de reembolso da empresa é eficaz? Veja 10 dicas

Como calcular o tempo de percurso para o atestado de tempo de percurso?

Determinar o tempo exato gasto em deslocamentos pode ser um desafio, já que as empresas nem sempre têm total visibilidade sobre a duração da locomoção. Porém, com os avanços tecnológicos atuais, essa tarefa ficou cada vez mais acessível tanto para os empregadores quanto para os empregados.

Com o aplicativo de gestão de despesas da Flash, é possível solicitar o reembolso de quilometragem via GPS. Basta acessar o app pelo smartphone e fazer o acompanhamento do deslocamento através da funcionalidade “iniciar despesa por GPS”.

Além de auxiliar no cálculo do reembolso de quilometragem, essa solução também pode ajudar a determinar o período que o funcionário gastou para se deslocar até um determinado compromisso, simplificando ainda mais o processo.

Quantas horas a declaração abona?

A legislação não estabelece um número exato de horas que podem ser justificadas por meio de uma declaração médica ou de acompanhamento. No entanto, geralmente, o período mencionado no documento deve coincidir com o horário de trabalho do funcionário.

Por exemplo, se um colaborador deve iniciar o trabalho às 10h e tem uma consulta médica das 9h às 13h, ele pode justificar 3 horas de ausência.

Em algumas situações, ao justificar horas para compromissos pessoais, o profissional que emite o documento, como médicos ou autoridades judiciais, também pode considerar o tempo necessário para o colaborador se deslocar até o local do compromisso.

Atestado médico é considerado declaração de horas?

O atestado médico e a declaração de horas não são a mesma coisa.

A Lei n° 605/1949, em seu artigo 6°, estabelece diretrizes para o atestado médico, validando sua utilização em diversas circunstâncias.

Por sua vez, o atestado médico é frequentemente fornecido por um profissional de saúde para sugerir que um empregado se afaste temporariamente de suas atividades para cuidar de sua saúde. Esse cenário não se aplica à declaração de horas.

Além disso, quando um funcionário apresenta um atestado médico, a empresa não tem o direito de realizar descontos em seu salário. Por outro lado, a declaração de horas não garante automaticamente essa proteção, pois sua aceitação para justificar ausências varia conforme as políticas da empresa.

Como a declaração de horas deve ser feita?

Quando um colaborador tem um compromisso fora da empresa e precisa justificar sua ausência, ele deve apresentar uma declaração de horas. Essa declaração deve ser fornecida e assinada pelo local onde ele teve o compromisso.

Para que o RH da empresa aceite essa declaração, ela precisa ser autêntica e vir diretamente do local do compromisso. Isso significa que o próprio colaborador não pode fazer essa declaração.

A declaração precisa ter informações claras para mostrar que o colaborador estava no compromisso. Embora cada local possa ter suas próprias regras sobre o que incluir, geralmente é necessário o nome do colaborador, seus documentos como CPF e RG, além da data e hora do compromisso.

É essencial que a declaração explique o motivo da ausência do colaborador e tenha tanto um carimbo quanto a assinatura de alguém responsável do local do compromisso.

Existem diferenças entre declaração de horas e declaração de comparecimento?

A "declaração de horas" e a "declaração de comparecimento" são, na verdade, a mesma coisa. Não há diferenças entre esses dois termos, e ambos se referem ao mesmo tipo de documento.

A declaração de horas abona faltas?

Sim, segundo o Art 473 da CLT, o abono pode variar entre um e dois dias.

A legislação define as circunstâncias em que a declaração de horas é aplicável. Contudo, acordos individuais entre o funcionário e a empresa podem ser estabelecidos para eventos não previstos na lei, como situações excepcionais ou compromissos acadêmicos.

Em tais contextos, a empresa pode optar por sistemas como banco de horas, permitindo que o funcionário reponha o tempo em outra ocasião. Mesmo assim, a apresentação da declaração de horas é crucial para validar a ausência.

O sistema de controle de ponto da Flash, por exemplo, permite que a empresa realize o acompanhamento do saldo positivo ou negativo de horas que um colaborador tem. Isso acontece de forma automática e precisa.

Funciona assim: o banco de horas é acumulado ou não de acordo com a quantidade de horas trabalhadas. Quando o funcionário trabalha mais do que o acordado, essas horas extras vão para o banco de horas - bem como quando o colaborador trabalha menos e as horas trabalhadas ficam registradas no banco de horas, porém de forma negativa.

Com o banco de horas da Flash, além de acompanhar a jornada de cada colaborador, o RH também pode fazer lançamentos do saldo anterior manualmente, realizar o fechamento antecipado do banco de horas e lançar e remover pagamentos ou abonos extraordinários de banco de horas.

Agende uma demonstração e saiba mais!

Quais vantagens de utilizar a declaração de horas na empresa?

Uma das maiores qualidades dessa declaração é fortalecer a relação de confiabilidade entre a empresa e seu funcionário.

Este documento prova que o colaborador estava ausente. Também mostra que possui compromisso, é sincero e a empresa flexível com situações inesperadas, pois permite que o funcionário cumpra com seus compromissos imprevistos.

É importante destacar que, frequentemente, os indivíduos enfrentam situações não planejadas durante seu expediente. Dessa forma, a declaração de comparecimento oferece a necessária flexibilidade, facilitando a justificação do colaborador em momentos atípicos.