Como gerenciar visitas a clientes? 4 dicas essenciais para otimizar

Representante fazendo visita a cliente

As viagens corporativas movimentam mais de um trilhão de dólares e milhões de pessoas todos os anos. Muito se engana quem pensa que só é viagem de negócios se for para fechar novos acordos. Visita a clientes, filiais, congressos e feiras também configuram viagem.

Na verdade, se um colaborador sair do seu local de trabalho habitual para fazer algo em nome da empresa, mesmo que na mesma cidade, é considerado uma viagem a trabalho. As visitas a clientes são exemplos de deslocamentos que acontecem regularmente.

Para ter o máximo de eficiência nessas visitas, que visam estreitar laços, é preciso fazer um planejamento de viagens e relatórios que garantam controle.

Sem mecanismos que facilitem a gestão, o dinheiro pode ser gasto desnecessariamente.

Entre alguns fatores, o desperdício de verba pode aparecer na forma de fraudes, falta de precisão nos valores transferidos no adiantamento de despesas e clientes que geram mais despesas que lucros.

Um relatório de visita oferece informações valiosas sobre as reuniões e permite ajustar a estratégia. A mudança de abordagem e aumento ou diminuição do tempo dos encontros pode vir a partir desses documentos.

Fazer a gestão dessas visitas não é uma tarefa fácil, mas nesse artigo vamos falar sobre como você pode facilitar o processo. Confira!

4 dicas importantes para controlar visitas a clientes

Para fazer um controle eficiente das visitas externas, os processos que giram em torno dessas viagens precisam estar alinhados.

Falhas no reembolso podem gerar insatisfação e até mesmo atrasar novos deslocamentos. De maneira geral, para ter um bom controle é preciso:

  • registro de despesas;
  • registro de quilometragem;
  • exploração do CRM;
  • planilha.

1. Registro de despesas

Quando um colaborador sai do local de trabalho habitual, mas ainda está representando a empresa e gasta do próprio bolso, o reembolso é obrigatório. Mas, para que a restituição aconteça é preciso apresentar os comprovantes de despesas.

Geralmente, são notas fiscais, que, infelizmente, se perdem e se apagam com facilidade. Por isso, apostar na digitalização é uma boa ideia.

A ExpenseOn oferece a Digitalização de Despesas de forma descomplicada. O colaborador tira uma foto do documento e sobe na nuvem, enquanto o gestor pode checá-los em tempo real assim que o upload é feito. 

Um economiza tempo, já que não precisa checar um monte de comprovantes de uma só vez, e o outro tem seu processo de reembolso agilizado.

2. Registro de quilometragem

Registrar a quilometragem é essencial para fazer o reembolso das distâncias percorridas. É bom contar com aplicativos como o Google Maps ou consultar relatórios de despesas de viagens anteriores para ter uma estimativa.

Lembramos que o cálculo desse reembolso considera pedágios, depreciação, manutenção do veículo, entre outros e não somente a gasolina. Calcular os valores na ponta do lápis pode ser trabalhoso, então é possível usar uma planilha.
Caso queira mais informações, acesse nosso conteúdo sobre reembolso de quilometragem para saber como chegar à taxa de reembolso ou baixe nossa planilha gratuita.

3. Exploração do CRM

Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento é o nome dado à área que concentra esforços em melhorar a experiência do cliente. Entre as atribuições estão a organização dos dados e das visitas de cada um, melhorando muito o controle desses encontros externos.

4. Planilha

Uma planilha eficiente e bem construída é uma boa forma de fazer o controle de visitas externas. Com todas as informações certas, o gestor pode tomar decisões de forma mais estratégica. O resultado disso é a redução de custos e a otimização desses deslocamentos.

3 recursos que podem ajudar no controle de visitas

Para facilitar a rotina é bom contar com recursos que tornem o dia a dia menos burocrático. Há diversos aplicativos que podem ser usados para descomplicar essas viagens, confira 3 ferramentas:

  • Google Maps;
  • Google Agenda;
  • ExpenseOn.

1. Google Maps

O Google Maps pode ser usado para checar quantos quilômetros serão rodados até chegar no destino. Isso permite um planejamento de viagens mais rápido, já que a estimativa do gasto com gasolina está a poucos cliques.

A organização prévia desses deslocamentos considera fatores como a distância entre os compromissos para ter o máximo de eficiência e economia. A checagem de distâncias e rotas é fundamental para reduzir custos.

Deixar para ver qual o melhor caminho de última hora pode levar a gastos maiores com pedágios e reembolsos, ao risco em estradas perigosas e mais demora no deslocamento.

Está tendo dificuldades para fazer o planejamento financeiro de viagens? Baixe nosso e-book gratuito.

2. Google Agenda

O Google Agenda é amplamente usado para organizar o dia a dia, ele faz lembretes e permite a separação por cores para melhorar a visualização. Disponível para celular e computador, é uma boa opção para otimizar tarefas.

3. ExpenseOn

A ExpenseOn oferece diversas funcionalidades capazes de melhorar a gestão de despesas e financeira de uma empresa. Entre elas estão o Reembolso de Quilometragem e Analytics e Relatórios.

O reembolso de quilometragem permite que você defina uma taxa fixa para o km rodado, evitando que cálculos tenham que ser feitos toda hora. 

Os gestores não precisam perder horas checando comprovantes ou fazendo cálculos e os colaboradores não precisam se preocupar em perdê-los.

A importância de um bom relatório da tecnologia para o controle de visitas a clientes

Quem vai ao encontro dele geralmente é um vendedor, mas gerentes e especialistas também desempenham essa função. Então, para reunir insights o relatório de visitas é feito, uma planilha registrando e detalhando tudo que foi conversado durante a reunião

Esse documento dá ao gestor de viagens ou financeiro diversas informações importantes para tomar decisões. Com ele é possível avaliar o desempenho dos vendedores e checar questões relacionadas ao comprador.

Com os dados contidos no relatório, o responsável pode ter insights sobre:

  • a necessidade de prospectar novos clientes;
  • aumento ou diminuição de contato;
  • mudança na abordagem;
  • aceleração no ciclo de vendas;
  • aumento ou diminuição do tempo de visita;
  • necessidade de ajustes no produto ou serviço;
  • entre outros.

Construir uma planilha de visitas a clientes não é difícil, mas exige tempo e atenção. Quer economizar horas de trabalho valiosas? Baixe nossa planilha editável e faça seu controle de forma descomplicada e gratuita.

Com esse documento em mãos, o gestor sabe a probabilidade de fechar um negócio, a necessidade atual do cliente e quais são os possíveis próximos passos. Dessa forma, problemas como tempo demais investido para um baixo retorno são evitados.

Apesar das planilhas serem ferramentas muito importantes para uma boa gestão, elas podem gerar gastos pelo não aproveitamento do tempo.

Gestores e analistas que investem tempo construindo e atualizando relatório ou planilhas podiam estar se concentrando em ações que geram retorno financeiro.

A ExpenseOn oferece poderosas aliadas para atingir redução de custos e tornar processos mais rápidos e eficientes.

O Analytics e Relatórios, por exemplo, monta gráficos automáticos e oferece relatórios sobre todas as despesas em um único painel, o que facilita perceber quais gastos podem ser contidos.

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