Como criar uma política de reembolso de despesas com viagens?

Determinar como você pretende lidar com o ressarcimento de despesas é extremamente importante. Por isso, sua primeira atitude deve ser criar uma política de reembolso de despesas com viagens.

Tal documento facilitará a comunicação de colaboradores e empresa. Além disso, previne dores de cabeça, surpresas no fim do mês e insatisfação dos funcionários. Afinal de contas, não existe nada melhor que a transparência, não é mesmo?

Veja neste artigo como criar uma política de reembolso eficaz para sua empresa e o que deve ser observado nesse processo. Aprenda a melhorar sua gestão de viagens corporativas com esse documento. Vamos lá?

Aproveite e confira dois modelos de políticas de reembolso em primeira mão. Veja como elas foram criadas e inspire-se na hora de montar o seu documento. Baixe grátis agora mesmo!

Conheça a realidade da empresa

A política de reembolso de despesas com viagens é única para cada empresa. Durante a criação desse documento é preciso levar em conta a realidade de seu negócio.

Quantas pessoas viajam a trabalho em sua empresa? Elas têm o mesmo cargo na companhia? Todas terão o mesmo tratamento na política de viagens corporativas?

Para empresas com poucos funcionários a política pode ser mais genérica. Porém, em negócios maiores, é comum que vários profissionais precisem viajar a negócio. Dessa forma, é importante frisar em sua política de viagens como cada cargo será tratado e o que ele terá direito.

Consultores e vendedores, por exemplo, costumam ter um limite de gastos menor que os diretores ou sócios da empresa. O primeiro grupo geralmente viaja na classe econômica, já o segundo, não. E assim por diante!

Outro aspecto importante na hora de criar uma política de viagens é definir os custos. Sua empresa deve reembolsar as despesas com viagens dos colaboradores, mas não pode comprometer as finanças por causa disso.

Por isso, a política de viagens deve deixar claro uma média de valores que serão ressarcidos ao colaborador. Assim, você tem uma previsão de gastos com cada viagem e não é pego de surpresa no fim do mês.

Fique de olho na legislação

Montar uma política de reembolso de despesas com viagens não é apenas benéfico para empresa e colaborador, como também está previsto em Lei.

Esse documento será usado como um acordo entre as partes de como funcionará o reembolso de despesas na empresa.

Exatamente por esse motivo, é preciso seguir o que rege a legislação e prever o ressarcimento dos seguintes gastos:

• Transporte e deslocamento;
• Hospedagem;
• Refeições;
• Eventos e solenidades;
• Gastos com combustível;
• E outros gastos relacionados ao trabalho.

Tenha em mente que deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em responsabilidades jurídicas. Sendo assim, fique atento às despesas previstas acima e garanta que sua política de reembolso de despesas com viagens aborde esses itens.

Mantenha seus colaboradores informados

Política de reembolso de despesas com viagem criada, finalmente, mas o trabalho ainda não acabou. Agora chegou a hora de incluir os seus colaboradores no processo e torná-los parte de sua política de reembolsos.

Primeiro, deixe claro quais são as responsabilidades de seus funcionários na política. Entre os itens que podem ser abordados, estão:

• Comprovação das despesas com Notas Fiscais, cupons ou recibos;
• Auxílio na economia com as viagens, ou seja, como o colaborador pode ajudar a reduzir custos;
• Prazo mínimo para reservas antecipadas de hotéis e voos;
• Transportes e translados permitidos (táxis, ônibus, trem, Uber, etc.);
• Limite de despesas por colaborador;
• Média de custo por refeição, diária ou voo, estipulada pela empresa através de pesquisa;
• Despesas não cabíveis de reembolso;
• Solicitação e aprovação de viagens a trabalho;
• Previsão de gastos em forma de orçamento;
• Entre outros.

Quanto mais claro o papel do colaborador estiver, menores as chances de transtornos no futuro. Se possível, cogite prestar treinamento com os colaboradores viajantes para não restarem dúvidas sobre a política de reembolso da empresa.

Planeje o fluxo de reembolsos

Como sua empresa vai efetuar os reembolsos? Será acrescido na próxima folha de pagamento do colaborador, ou paga a parte? Em quantos dias o ressarcimento das despesas será feito?

Uma política de reembolso de despesas com viagens deve deixar isso claro. O colaborador precisa ter confiança no documento e certeza que será ressarcido dos gastos. Quando a política não prevê o fluxo de reembolso gera desconfiança e insatisfação em sua equipe.

Da mesma forma, o prazo para auditoria e aprovação das despesas precisa dar tempo suficiente para o seu departamento financeiro. Lembre-se que é preciso confirmar as despesas, checar os comprovantes, cuidar da parte fiscal e só depois emitir os reembolsos.

Caso sua empresa também exija a aprovação do reembolso por um diretor ou supervisor, o processo pode demorar ainda mais. Então esteja ciente do tempo necessário para o fluxo de reembolso e deixe isso claro em sua política de reembolso com despesas de viagens.

Criar uma política de reembolso de despesas não é assim tão difícil, não é mesmo? Porém, procure deixar o documento o mais claro possível e personalizado para o seu negócio.

Por sorte, hoje existem ferramentas e softwares que ajudam a automatizar todo o processo. Então, procure conhecer essas opções e ver como elas podem melhorar o fluxo de reembolsos de seu negócio. O sistema de reembolso pode ajudar nesse processo e se tornar solução para que a política de reembolso de despesas seja seguida e respeitada!

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