Determinar como você pretende lidar com o ressarcimento de despesas é extremamente importante. Por isso, sua primeira atitude deve ser criar uma política de reembolso de despesas com viagens.
Tal documento facilitará a comunicação de colaboradores e empresa. Além disso, previne dores de cabeça, surpresas no fim do mês e insatisfação dos funcionários. Afinal de contas, não existe nada melhor que a transparência, não é mesmo?
Veja neste artigo como criar uma política de reembolso eficaz para sua empresa e o que deve ser observado nesse processo. Aprenda a melhorar sua gestão de viagens corporativas com esse documento. Vamos lá?
Aproveite e confira dois modelos de políticas de reembolso em primeira mão. Veja como elas foram criadas e inspire-se na hora de montar o seu documento. Baixe grátis agora mesmo!
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Conheça a realidade da empresa
A política de reembolso de despesas com viagens é única para cada empresa. Durante a criação desse documento é preciso levar em conta a realidade de seu negócio.
Quantas pessoas viajam a trabalho em sua empresa? Elas têm o mesmo cargo na companhia? Todas terão o mesmo tratamento na política de viagens corporativas?
Para empresas com poucos funcionários a política pode ser mais genérica. Porém, em negócios maiores, é comum que vários profissionais precisem viajar a negócio. Dessa forma, é importante frisar em sua política de viagens como cada cargo será tratado e o que ele terá direito.
Consultores e vendedores, por exemplo, costumam ter um limite de gastos menor que os diretores ou sócios da empresa. O primeiro grupo geralmente viaja na classe econômica, já o segundo, não. E assim por diante!
Outro aspecto importante na hora de criar uma política de viagens é definir os custos. Sua empresa deve reembolsar as despesas com viagens dos colaboradores, mas não pode comprometer as finanças por causa disso.
Por isso, a política de viagens deve deixar claro uma média de valores que serão ressarcidos ao colaborador. Assim, você tem uma previsão de gastos com cada viagem e não é pego de surpresa no fim do mês.
Fique de olho na legislação
Montar uma política de reembolso de despesas com viagens não é apenas benéfico para empresa e colaborador, como também está previsto em Lei.
Esse documento será usado como um acordo entre as partes de como funcionará o reembolso de despesas na empresa.
Exatamente por esse motivo, é preciso seguir o que rege a legislação e prever o ressarcimento dos seguintes gastos:
- Transporte e deslocamento;
- Hospedagem;
- Refeições;
- Eventos e solenidades;
- Gastos com combustível;
- E outros gastos relacionados ao trabalho.
Tenha em mente que deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em responsabilidades jurídicas. Sendo assim, fique atento às despesas previstas acima e garanta que sua política de reembolso de despesas com viagens aborde esses itens.
Mantenha seus colaboradores informados
Política de reembolso de despesas com viagem criada, finalmente, mas o trabalho ainda não acabou. Agora chegou a hora de incluir os seus colaboradores no processo e torná-los parte de sua política de reembolsos.
Primeiro, deixe claro quais são as responsabilidades de seus funcionários na política. Entre os itens que podem ser abordados, estão:
- Comprovação das despesas com Notas Fiscais, cupons ou recibos;
- Auxílio na economia com as viagens, ou seja, como o colaborador pode ajudar a reduzir custos;
- Prazo mínimo para reservas antecipadas de hotéis e voos;
- Transportes e translados permitidos (táxis, ônibus, trem, Uber, etc.);
- Limite de despesas por colaborador;
- Média de custo por refeição, diária ou voo, estipulada pela empresa através de pesquisa;
- Despesas não cabíveis de reembolso;
- Solicitação e aprovação de viagens a trabalho;
- Previsão de gastos em forma de orçamento;
- Entre outros.
Quanto mais claro o papel do colaborador estiver, menores as chances de transtornos no futuro. Se possível, cogite prestar treinamento com os colaboradores viajantes para não restarem dúvidas sobre a política de reembolso da empresa.
Planeje o fluxo de reembolsos
Como sua empresa vai efetuar os reembolsos? Será acrescido na próxima folha de pagamento do colaborador, ou paga a parte? Em quantos dias o ressarcimento das despesas será feito?
Uma política de reembolso de despesas com viagens deve deixar isso claro. O colaborador precisa ter confiança no documento e certeza que será ressarcido dos gastos. Quando a política não prevê o fluxo de reembolso gera desconfiança e insatisfação em sua equipe.
Da mesma forma, o prazo para auditoria e aprovação das despesas precisa dar tempo suficiente para o seu departamento financeiro. Lembre-se que é preciso confirmar as despesas, checar os comprovantes, cuidar da parte fiscal e só depois emitir os reembolsos.
Caso sua empresa também exija a aprovação do reembolso por um diretor ou supervisor, o processo pode demorar ainda mais. Então esteja ciente do tempo necessário para o fluxo de reembolso e deixe isso claro em sua política de reembolso com despesas de viagens.
Criar uma política de reembolso de despesas não é assim tão difícil, não é mesmo? Porém, procure deixar o documento o mais claro possível e personalizado para o seu negócio.
Por sorte, hoje existem ferramentas e softwares que ajudam a automatizar todo o processo. Então, procure conhecer essas opções e ver como elas podem melhorar o fluxo de reembolsos de seu negócio. O sistema de reembolso pode ajudar nesse processo e se tornar solução para que a política de reembolso de despesas seja seguida e respeitada!
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