7 dicas para garantir o bem-estar de colaboradores em viagens corporativas

Durante viagens corporativas, é preciso garantir o bem-estar dos colaboradores para que sejam o mais produtivos possível. Afinal, esses deslocamentos são fundamentais para garantir o cumprimento de estratégias de uma companhia.

Logo, para ter bons números, o nível de satisfação dos viajantes também precisa ser alto. Quando os funcionários não estão motivados ou não se sentem amparados durante viagens, o desempenho deles cai.

Além disso, se não houver uma boa política de viagens e reembolso, que lhes dêem proteção, e diretrizes, poderão se sentir desamparados ou até mesmo confiantes demais.

Entre outras questões, cria-se um “ralo para os cofres” e geram-se atritos entre os responsáveis financeiros e colaboradores, pois os processos demoram e não há regras bem definidas.

A falta desses documentos dão mais espaço para que fraudes e desperdícios de dinheiro aconteçam, bem como jornadas que levam ao estresse. Essa situação não é difícil de ser resolvida, mas é trabalhosa.

Para garantir o bem-estar e a satisfação de quem viaja ao mesmo tempo que consegue reduzir custos e evitar irregularidades, o gestor de viagens corporativas precisa lançar mão das ferramentas certas, entre elas estão:

  1. tenha uma boa política de reembolso;
  2. evite estresse para os seus colaboradores;
  3. use o adiantamento de despesas e cartão corporativo;;
  4. respeite os direitos dos colaboradores;
  5. invista no Duty of Care;
  6. garanta e promova saúde;
  7. softwares de gestão de viagens corporativas;   

1. Tenha uma boa política de reembolso

Um motivo comum para a insatisfação dos viajantes são os gastos não reembolsados. Algumas vezes, a despesa é reembolsável, mas não naquela proporção. A situação se intensifica caso um gasto parecido seja reembolsado a um, mas não a outro.

Dessa forma, é fundamental que a empresa tenha um documento que padronize a questão e o distribua para todos.

Assim, todos estão cientes sobre aquilo que pode ser ressarcido ou não e em qual situação, evitando fraudes e frustração entre as equipes.

O nome do material que regula essa questão é política de reembolso. É essencial para formalizar e trazer clareza às regras. Com ela, tanto os responsáveis pelas viagens quanto os funcionários estão protegidos contra o dinheiro que não devia ser gasto. Mas, apesar de ser uma ferramenta importante, muitas empresas não a possuem.

Por isso, preparamos um modelo gratuito para que você possa baixar e implementar agora mesmo na sua gestão. Clique abaixo e faça o download.

2. Evite estresse para os seus colaboradores

Atrasos e cancelamentos de voos, perda e extravio de bagagem, entre outros fatores, podem gerar esgotamento do colaborador. Caso a mala não seja encontrada a tempo, novas roupas precisarão ser compradas, o que causa insatisfação.

Para evitar essa situação, os gestores devem fazer o planejamento mais eficiente possível. Procurar por hotéis mais bem localizados, por exemplo, diminui as chances de roubos, o que evita o estresse e ainda preza pela segurança do viajante.

Além disso, procurar voos com menos conexões ou maior tempo entre elas evita a perda de malas, garantindo menos desgaste.

3. Use o adiantamento de despesas e cartão corporativo

Como a falta de velocidade e clareza no reembolso de despesas é um grande motivo de descontentamento é preciso adotar medidas alternativas. Primeiro porque, como dissemos, podem demorar mais do que o esperado, segundo porque podem nunca chegar.

Nessas circunstâncias, adotar o cartão corporativo pode ser uma solução viável. Nele, a empresa disponibiliza valores para serem usados. Dessa forma, o viajante não precisa esperar pelo processo de reembolso.

Outra alternativa é optar pelo adiantamento de despesas, no qual o dinheiro é disponibilizado com antecedência. Para isso, no entanto, o gestor de viagens corporativas precisa fazer o cálculo para chegar a uma média gasta em viagens.

Dessa forma, a preocupação dos colaboradores é eliminada e os responsáveis evitam fraudes, já que o orçamento é fechado. Mesmo assim, imprevistos acontecem e por isso é imprescindível orientar que quem viaja deve guardar os recibos e notas fiscais.

4. Respeite os direitos dos colaboradores

O bem-estar dos colaboradores é prejudicado quando seus direitos não são respeitados durante viagens corporativas. Isso leva à insatisfação e até problemas de saúde.

Então, é preciso ter formas de registrar jornadas e respeitar as horas extras de viagem a trabalho, por exemplo.

O mesmo vale para o tempo que a equipe está à disposição da empresa. A CLT garante 8 horas trabalhadas por dia ou 44 semanais e caso seja necessário prolongar a jornada, eles devem ser pagos.

Cada um dos direitos têm suas particularidades, mas a hora do almoço e o descanso de 11 horas, por exemplo, devem ser respeitados para garantir o bem-estar de quem viaja.

Se o funcionário estiver com jetlag, não dormir direito ou for acionado a todo momento, sua produtividade cai, podendo se sentir esgotado.

5. Invista no Duty of Care

O Duty of Care é o conceito de prezar pela integridade de todos os funcionários. Em uma viagem corporativa, trata-se de não sobrecarregá-lo ou colocá-lo em perigo, por exemplo. A escolha de uma hospedagem mais cara em um bairro mais seguro também pode ser vista dessa forma.

Outra forma de garantir a satisfação de quem viaja é promover o bleisure, uma viagem de negócios e de lazer. Pense em planejar deslocamentos corporativos de forma que acabem na sexta. Assim, o viajante aproveita o final de semana em outra cidade.

6. Garanta e promova saúde

Algo fundamental para proporcionar o bem-estar dos colaboradores em viagens de negócios é a saúde. Tendo relação com o Duty of Care, como é o caso de seguro viagem corporativo, ou com hábitos saudáveis.

O seguro é indispensável, pois, seja em outra cidade, estado ou país, se um funcionário ficar doente ou se acidentar, ele precisa estar coberto. No que diz respeito aos hábitos, a atividade física ajuda a combater o estresse.

Dessa forma, o gestor pode conversar com o funcionário e procurar um hotel que tenha uma academia ou que fique próximo a um parque, promovendo o bem-estar e a satisfação.

Softwares de gestão de viagens corporativas

Colaborador usando software para bem-estar em viagens corporativas

Um planejamento de viagens corporativas eficiente conta com diversas ferramentas, uma delas é a tecnologia. Processos obsoletos podem custar muito caro para uma empresa.

Quando gestores e colaboradores presos em tarefas burocráticas, estão investindo esforços em algo que não traz ganhos. Além disso, processos manuais estão sujeitos a erros, danos e perdas.

A digitalização de despesas é uma funcionalidade que permite ao viajante subir comprovantes de despesas na nuvem, enquanto o gestor os checa em tempo real. Assim, evita-se fraudes, desaparecimento de notas e descontentamentos.

As alçadas de aprovação promovem um workflow de aprovação, distribuindo hierarquias e automatizando etapas. Dessa forma, não há pagamentos duplicados e os processos são mais ágeis.

Essas são apenas algumas das muitas ferramentas que a ExpenseOn oferece. Quer saber como nós podemos te ajudar a propiciar uma boa gestão de despesas de viagens?

Entre em contato com um de nossos consultores e solicite um orçamento.

Flash Expense Help Chat
Enviar via WhatsApp