Adicional de viagem: o que diz a lei e quando a empresa deve pagar?

As viagens corporativas e os direitos delas decorrentes são frequentemente pontos de interrogação para muitos empregadores e empregados, especialmente quando se trata de entender o adicional de viagem a trabalho CLT. Essa compensação requer uma compreensão clara para garantir a correta remuneração e tributação.

O adicional de viagem, embora familiar no jargão empresarial, muitas vezes é mal interpretado. É fundamental reconhecer suas nuances para assegurar a justa distribuição salarial e a adequada conformidade fiscal. Avaliar individualmente as circunstâncias de cada empregado é crucial, respeitando as normas da CLT ou as estipulações do contrato de trabalho vigente, mitigando possíveis litígios trabalhistas.

É obrigatório ter em mente que o pagamento de horas extras durante as viagens só ocorre sob condições específicas. Portanto, para evitar conflitos, é imprescindível a implementação de um sistema de controle minucioso e direcionado para essas situações.

Descubra, neste artigo, como calcular adicional de viagem, as situações que exigem seu pagamento e as demais despesas corporativas que fazem parte da responsabilidade empresarial durante o deslocamento profissional.

O que é o adicional de viagem?

O adicional de viagem, embora não esteja explicitamente detalhado na legislação brasileira, pode ser interpretado como um acréscimo remuneratório concedido aos empregados.

Esse benefício representa um valor adicional ao salário habitual, atribuído quando os funcionários viajam a trabalho, independentemente de tal condição estar ou não prevista no contrato de trabalho.

Comumente referido como horas extras de viagem, esse adicional é aplicável somente sob certas condições e normas predefinidas.

Para estabelecer o montante adequado a ser remunerado, as organizações devem adotar a seguinte prática: para dias úteis, o cálculo consiste no valor da hora ordinária do empregado acrescido de 50%, para domingos, feriados ou dias destinados ao descanso remunerado, o valor da hora de trabalho somada a 100%.

Essas diretrizes auxiliam as empresas a calcular o valor correto, assegurando que o pagamento do adicional de viagem esteja em conformidade com os princípios de equidade, alinhando-se às políticas de viagens corporativas e ao respeito pelo contrato de trabalho.

Se a sua empresa não possui um modelo de política de viagens corporativas, baixe o nosso e edite como precisar. Planejar diretrizes para viagens a trabalho reduz não apenas custos para a empresa como também tempo e esforços no reembolso de despesas.

Quando a empresa deve pagar?

A obrigação de uma empresa em efetuar o pagamento do adicional de viagem ou horas extras durante deslocamentos a trabalho é um tema complexo, dada a interpretação aberta das normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

“Art. 4º da CLT – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.

A aplicação deste artigo na prática não é tão direta quanto parece. A jurisprudência atual tende a reconhecer o direito ao adicional somente quando o empregado realiza tarefas além de seu horário normal de trabalho ou se mantém à disposição da empresa.

Portanto, se a jornada de trabalho do empregado, incluindo a viagem, não excede as 8 horas diárias ou 44 horas semanais estipuladas pela CLT, geralmente não se justifica o pagamento de adicionais.

Entretanto, o cenário muda quando a empresa possui um sistema de controle de jornada, como o ponto eletrônico.

Se for registrada qualquer atividade que exceda a jornada regular em contexto de viagem, torna-se obrigatório o pagamento de horas extras ou adicionais de viagem.

Em contrapartida, para funcionários que não possuem um registro detalhado de suas horas ou que ocupam posições de confiança com horários flexíveis, a remuneração adicional geralmente não se aplica, pois não há como quantificar o tempo de trabalho excedente.

Dessa forma, a determinação para o pagamento do adicional de viagem baseia-se em uma combinação de fatores, incluindo a existência de controle de jornada, a natureza das atividades executadas e a estrutura contratual do empregado, alinhando-se às diretrizes de política de viagens e respeitando os direitos e deveres estabelecidos no contrato de trabalho.

Leia também: Quais são os direitos de quem viaja a trabalho?

Outras despesas de responsabilidade da empresa

Além do adicional de viagem, as empresas são responsáveis por uma variedade de custos associados às viagens corporativas, que podem ser cobertos por adiantamento ou reembolsos. Uma política bem estruturada não só otimiza os recursos financeiros mas também fortalece a confiança dos colaboradores na gestão da empresa.

A definição precisa da política de reembolso é vital para prevenir o uso indevido dos fundos da empresa, como, por exemplo, a utilização de serviços pagos pela empresa para fins pessoais durante a viagem. Para evitar tais situações, é recomendável que as empresas solicitem detalhamento e justificativas dos gastos realizados pelos funcionários, permitindo uma análise adequada antes da aprovação do reembolso.

A seguir, apresentamos uma relação de despesas comumente reembolsáveis:

• passagens aéreas ou terrestres;
• custos com aluguel de veículos ou quilometragem de uso pessoal;
• despesas com acomodação;
• taxas de entrada em eventos de negócios;
• despesas alimentícias.

Saiba mais em nosso artigo completo sobre como diferenciar despesas reembolsáveis e não reembolsáveis.

É importante analisar individualmente cada situação relacionada ao adicional de viagem ou às horas extras em contextos de viagens corporativas, considerando variáveis como o tipo de contrato de trabalho e a carga horária do empregado, para determinar a existência de uma obrigação legítima de pagamento por parte da empresa.

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