3 dicas para uma gestão de equipes externas de sucesso

Empresas que frequentemente visitam clientes ou organizam viagens corporativas devem priorizar uma gestão de equipes externas eficiente. Sem isso, os resultados podem declinar.

É fundamental manter os colaboradores motivados, garantindo assim um alto desempenho, mesmo quando estão longe da sede da empresa.

Implementar aplicativos de gestão pode simplificar processos como o reembolso por quilometragem e o acompanhamento em tempo real do deslocamento das equipes.

Essas ferramentas são essenciais para gerenciar as atividades realizadas e assegurar que todas as informações necessárias estejam disponíveis.

A tecnologia, aliada a uma boa gestão de equipes, se torna essencial no dia a dia para otimizar a rotina de trabalho externo, permitindo que a empresa acompanhe a jornada de trabalho dos colaboradores de forma eficaz. Assim, a gestão de equipes externas torna-se mais prática, contribuindo para melhores resultados e uma maior satisfação da equipe.

Aspectos importantes na gestão de equipes externas

Na administração de equipes externas, é crucial focar em diretrizes que promovam a produtividade, as quais vão além do simples uso de tecnologia. Elementos como disciplina, foco e comprometimento são vitais, embora não estejam diretamente atrelados à tecnologia.

O gestor financeiro deve desenvolver uma estratégia que assegure o engajamento e o alinhamento das equipes. Priorizar a flexibilidade é essencial para elevar a satisfação e fomentar a responsabilidade.

O encorajamento adequado potencializa a percepção de valor e a contribuição individual dos colaboradores para os objetivos da empresa.

Três pilares são cruciais para uma gestão eficaz de equipes externas:

1. cultura organizacional;
2. liderança;
3. motivação.

1. Cultura organizacional

A cultura organizacional engloba os procedimentos, códigos de comportamento e tarefas que definem uma empresa. Este aspecto se desenvolve ao longo do tempo, moldado pela interação contínua entre colaboradores e gestores, crucial na gestão de equipes externas.

Os líderes desempenham um papel fundamental na modelagem dessa cultura, orientando as equipes externas na incorporação desses valores em seu trabalho diário. Essa orientação é essencial, pois a cultura organizacional influencia diretamente o desempenho e os resultados da equipe, refletindo-se nos sucessos econômicos e financeiros.

Para os colaboradores que trabalham fora da sede, entender e viver a cultura organizacional é crucial. Eles precisam estar alinhados com os valores da empresa, garantindo que, em qualquer situação ou desafio, suas ações estejam sincronizadas com os objetivos organizacionais.

Isso se torna essencial quando a empresa enfatiza que o cliente é a prioridade, orientando os colaboradores a alinhar suas ações de acordo, garantindo que a gestão de equipes externas seja consistente e eficaz.

Nesse contexto, a cultura organizacional não só orienta as equipes externas, mas também assegura que todos os membros, independentemente de sua localização, compartilhem um entendimento comum dos objetivos e práticas da empresa, promovendo uma gestão coesa e alinhada, essencial para o sucesso no acompanhamento em tempo real das atividades realizadas e na manutenção da boa gestão de equipes.

2. Liderança

A liderança é crucial na gestão eficaz de equipes externas, agindo como o elo para o alcance de metas. O líder inspira, direciona e influencia as atitudes e comportamentos do time, essencial para manter a equipe alinhada com a visão e os objetivos da empresa.

Esse papel vai além de simplesmente comandar, é uma mistura de mentor e estrategista, responsável por moldar os fundamentos do negócio em conjunto com a equipe.

O líder deve ser um facilitador, promovendo o compartilhamento de conhecimentos e incentivando a equipe através de reconhecimento e recompensas, essencial para o sucesso da gestão de equipes externas.

Este profissional tem o dever de não apenas orientar, mas também de integrar as práticas da empresa no dia a dia da equipe, garantindo que todos estejam comprometidos com as metas estabelecidas.

Além disso, a liderança eficaz permite que as equipes externas se sintam valorizadas e entendam seu papel crucial na organização, fortalecendo a conexão com a empresa, mesmo estando fisicamente distantes da sede da empresa.

Ao promover uma liderança forte, a organização assegura que suas equipes externas são gerenciadas de forma a maximizar a produtividade, melhorar o acompanhamento em tempo real de cada atividade realizada e manter todos os membros motivados e focados nos objetivos comuns, reforçando a importância da boa gestão de equipes e contribuindo para o sucesso geral da empresa.

3. Motivação

A motivação é um pilar chave na gestão de equipes externas, essencial para impulsionar o sucesso e a produtividade. Contudo, identificar estratégias eficazes de motivação pode ser desafiador, pois estas necessitam ser adaptadas às diferentes necessidades e contextos de cada colaborador.

Considerar aspectos como a situação econômica, cultural e a experiência pessoal de cada membro da equipe é vital para desenvolver abordagens de motivação efetivas. É crucial fazer com que os colaboradores se sintam valorizados e engajados com suas responsabilidades, reconhecendo a importância de sua contribuição para os objetivos da empresa.

Implementar um sistema de recompensas é uma estratégia testada e comprovada para elevar a motivação. Tal sistema pode variar amplamente, mas deve sempre alinhar-se aos desejos e interesses dos funcionários.

Por exemplo, em vez de simplesmente escolher um destino de viagem como prêmio, envolver os colaboradores na escolha do prêmio pode aumentar significativamente o engajamento. Uma estrutura de recompensa escalonada pode incluir:

• Meta alcançada: viagem para um destino escolhido pelo colaborador;
• Meta excedida em 15%: viagem para o colaborador e um acompanhante;
• Meta excedida em 25%: viagem, acompanhante e um bônus adicional.

Vincular a remuneração ou as recompensas ao desempenho não apenas motiva a equipe a alcançar excelência, mas também a superar as expectativas, fomentando um ambiente onde o trabalho árduo é reconhecido e recompensado.

Tal abordagem não só estimula a produtividade individual, mas também fortalece o compromisso com os objetivos da equipe, contribuindo significativamente para a eficácia da gestão de equipes externas.

Saiba mais sobre como recompensar os seus colaboradores no nosso guia definitivo da PLR. Entenda os direitos, metas e benefícios do programa de participação nos lucros.

3 dicas práticas para a gestão de equipes externas eficiente

Para garantir uma gestão eficaz de equipes externas, é crucial adotar estratégias que vão além da simples implementação de softwares. Aqui estão três dicas práticas:

1. definir metas atingíveis;
2. estabelecer procedimentos e políticas;
3. usar a tecnologia a seu favor.

1. Definir metas atingíveis

Estabelecer metas alcançáveis é crucial para uma gestão eficaz de equipes externas, especialmente para equipes de vendas.

Metas realistas motivam e mantêm o foco, enquanto metas inatingíveis podem desmotivar. É importante que as metas desafiem a equipe, mas que também sejam possíveis de alcançar, garantindo que todos tenham a chance de sucesso sem demandar esforços desproporcionais.

Além disso, é vital que a empresa adote um sistema de recompensas que considere as conquistas progressivas, oferecendo incentivos maiores para desafios subsequentes.

Essa estratégia não só motiva, mas também reforça a importância de cada contribuição individual, impulsionando o desempenho geral.

Cada vez mais, a empresa precisa entender que fazer uma gestão eficiente de equipes externas poderá trazer resultados significativos, tanto em termos de produtividade quanto de satisfação da equipe. Portanto, ajustar as metas e as recompensas às necessidades e ao contexto da equipe é essencial para o sucesso contínuo.

2. Estabelecer procedimentos e políticas

É fundamental definir procedimentos claros e políticas consistentes para as equipes externas. Isso inclui detalhar como os funcionários devem se comunicar e reportar durante suas atividades, como viagens corporativas. Tais diretrizes ajudam a controlar custos, monitorar o pessoal eficientemente e gerenciar despesas de forma mais eficaz.

Incluir regras específicas, como a necessidade de enviar uma mensagem ao chegar em um destino ou a elaboração de relatórios sobre os deslocamentos, padroniza as operações. Estas políticas são fundamentais para manter a organização e a eficiência, garantindo que todos sigam os mesmos procedimentos.

Desenvolver essas diretrizes pode ser um desafio, mas você pode economizar tempo e esforços utilizando modelos editáveis de políticas de viagens, que servem como base para um planejamento eficiente.

3. Usar a tecnologia a seu favor

Integrar tecnologia nos processos empresariais é crucial, especialmente para o gerenciamento financeiro e organizacional.

Ferramentas como o Google Maps são essenciais para calcular reembolsos de quilometragem, enquanto o Google Agenda facilita o planejamento das atividades diárias dos colaboradores, permitindo que o gestor acompanhe todas as tarefas programadas.

Softwares de gestão de equipes externas podem simplificar o controle das atividades através de checklists online, apesar dos desafios que os gestores enfrentam, como o cálculo de reembolsos de deslocamentos.

Embora as planilhas sejam uma opção, elas podem ser demoradas, alternativamente, soluções como a Flash permitem que os gestores reembolsem despesas rapidamente.

Esses sistemas oferecem funcionalidades como reembolso de despesas automático por quilometragem, com taxas pré-definidas por km, facilitando a restituição de despesas.

A digitalização de recibos e o armazenamento em nuvem eliminam o risco de perder comprovantes fiscais, proporcionando tranquilidade aos colaboradores.

Baixe nosso modelo para cálculo de reembolso por quilometragem gratuito e controle as despesas de deslocamento em uma planilha automatizada.

A adoção dessas tecnologias assegura que os funcionários se sintam apoiados e confiantes para executar suas tarefas externas, contribuindo para a eficiência operacional e resultados positivos para a empresa. Para ainda mais automação, conheça a Flash!