Vale combustível integra salário? Tire dúvidas e aprenda a calcular o auxílio

abastecimento com vale combustivel

Os colaboradores que usam o transporte público para irem até a empresa recebem o auxílio para vale transporte, mas há também quem opte pelo próprio carro. Nesse caso, o vale combustível – também chamado de auxílio combustível – surge como solução para facilitar o pagamento ao funcionário.

A pergunta que fica para os gestores é: vale combustível integra salário?

É importante destacar que o crédito de vale gasolina é um benefício opcional que não está previsto na CLT. Ou seja, por lei, o valor pago não pode ser descontado em folha pelo empregador.

Em outros regimes de contrato ou mesmo no formato de contratação PJ, é preciso que haja um acordo prévio entre o contratado e a contratante sobre as ajudas de custo. Assim, tudo fica mais claro para ambas as partes.

Seja para deslocamento até o local de trabalho ou mesmo para fazer viagens corporativas terrestres e reuniões externas com clientes, o colaborador precisa ser reembolsado. Isso é um fato.

Cabe à empresa e ao contratado definir os melhores meios para que ninguém seja onerado. Calcular o combustível e as demais despesas de forma correta é o jeito certo de se fazer.

Essa implementação pode parecer difícil. Por isso, ao longo desse conteúdo, vamos tirar todas as suas dúvidas sobre como funciona o vale gasolina e também mostrar como calcular.

Acompanhe a leitura.

Como funciona o vale combustível?

O vale transporte é um direito de todos na CLT. Ele garante que o funcionário possa desempenhar sua função no local determinado pela empresa. Com o vale gasolina, não é diferente.

Assim como outros auxílios – refeição e alimentação, por exemplo –, o auxílio combustível deve ser disponibilizado pela companhia mensalmente.

O gestor financeiro pode fazer esse controle pelo meio tradicional, com um cartão pré-carregado, ou optar pelo reembolso após o mês vigente. No segundo caso, é preciso que o funcionário comprove os gastos com abastecimento por meio de notas fiscais.

Em vez de recibos em papel e arquivos que se perdem, recomendamos que você teste a digitalização de despesas na plataforma ExpenseOn. Assim, o colaborador pode escanear as notas fiscais e facilitar o acerto de contas dentro de um único sistema completo.

Demo expense on

Como calcular o vale combustível de forma correta?

Um conceito mais recente, em relação aos auxílios tradicionais, o vale gasolina pode trazer o benefício que o colaborador precisa sem onerar a companhia. Se for bem implementado, é melhor do que o vale transporte para ambos os lados.

O trabalhador deixa de receber o VR que já não usa, por optar pelo carro próprio. A organização, por sua vez, proporciona uma vantagem sem precisar gastar mais com isso.

O cálculo do combustível pode ser definido de algumas formas diferentes, sendo elas:

  • De acordo com os gastos com combustível usado para os deslocamentos medidos por quilometragem;
  • Seguindo o mesmo valor que seria oferecido com o vale transporte;
  • Um valor fixo oferecido a todos os funcionários igualmente;

Lembre-se de sempre analisar a situação para formatar o auxílio de acordo com as necessidades individuais da companhia.

Uma boa base de cálculo para o auxílio combustível é essencial para a gestão financeira empresarial.

Para isso, você precisará de apenas duas informações:

  1. valor do litro de combustível;
  2. consumo médio do veículo.

Instrua os colaboradores da empresa a anotarem o volume de litros abastecidos e também a quilometragem do veículo no momento do abastecimento para garantir o reembolso correto.

É preciso que esse processo se repita a cada visita ao posto de gasolina. Assim, assim o gestor consegue descobrir quantos litros reembolsar e quantos quilômetros o veículo percorreu no total.

Após ter todos os dados, coloque os números na seguinte fórmula para calcular o vale combustível:

  • Valor do litro de combustível dividido (/) pela quantidade de quilômetros rodados determina (=) o valor do reembolso por quilômetro.

Confira o exemplo abaixo:

R$5,50 / 25 KM = R$0,22 reembolsados por quilômetro rodado.

Além disso, é necessário levar em conta diversas variáveis, como possíveis danos ao veículo de seu funcionário, manutenção, taxas, pedágios e outros fatores que podem ser considerados para calcular o ressarcimento com mais precisão.

Para facilitar, listamos um passo a passo sobre como calcular o valor do auxílio:

Defina as despesas reembolsáveis

Para ir além do cálculo do combustível, o primeiro passo é definir as despesas que farão parte do reembolso de quilometragem.

Empresa e funcionário devem acordar sobre os valores cobertos, de preferência, em um documento escrito para evitar problemas no futuro. 

Liste os valores

Além de manter a conta organizada, garante que nenhum gasto seja esquecido.

Calcule o combustível

Basta dividir o valor do litro pelo consumo médio do veículo, conforme detalhamos na fórmula acima.

Inclua seguro e taxas

O seguro do automóvel também é importante na consideração. Afinal, em casos de imprevistos, tanto a empresa como o colaborador saem no prejuízo.

Nesse caso a conta pode ser realizada da seguinte forma: valor do seguro / km rodados no ano.

Inclua também as taxas, como a do DETRAN. Cálculo básico: taxa / km rodados no ano.

Fuja das planilhas e use a tecnologia para calcular os reembolsos

A otimização dos processos através de um sistema de gestão de reembolso pode ser uma excelente solução para otimizar todo o processo de ressarcimento.

Um sistema de gestão de reembolso garante mais agilidade no processo.

A ExpenseOn é uma companhia especializada em despesas corporativas, conta com uma plataforma digital integrada que automatiza e simplifica todo o processo de prestação de contas do funcionário com a empresa, garantindo segurança e agilidade no processo.

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