Como calcular gasolina por km rodado para fazer reembolso de quilometragem?

Odômetro de veículo cálculo de gasolina por km rodado

Muitas empresas têm equipes que precisam viajar com frequência para visitar clientes e fechar negócios. Para isso, na maior parte das vezes, é preciso calcular gasolina por km rodado para fazer o reembolso de quilometragem ao colaborador.

O cálculo de combustível para viagens a trabalho, muitas vezes, não é tão simples. É preciso ter algumas coisas em mente, já que os gastos que envolvem a estrada não estão ligados somente à gasolina.

As despesas também envolvem:

  • pedágio;
  • seguro;
  • limpeza;
  • manutenção;
  • revisões;
  • impostos;
  • depreciação do veículo.

Para te ajudar nessa tarefa, preparamos um passo a passo completo, desde o cálculo de gasolina até custos mais complexos como a manutenção.

Siga a leitura e aprenda a melhor forma de calcular gasolina por km rodado do funcionário para realizar reembolsos de quilometragem justos e eficazes.

Dúvidas recorrentes sobre o reembolso de quilometragem

Antes de entrarmos no cálculo de reembolso em si, vamos a algumas questões que são importantes saber e dúvidas frequentes que surgem entre os gestores.

Quantos quilômetros 1 litro de gasolina faz?

Antes de qualquer coisa relacionada ao ressarcimento do funcionário, é preciso compreender o consumo médio do veículo. Ou seja, descobrir quantos quilômetros o carro percorre por litro de combustível.

Para quem já conhece bem o próprio carro, a resposta dessa pergunta está na ponta da língua. Para aqueles que não sabem, porém, basta pesquisar o modelo e ano do veículo no Google para se ter uma ideia.

É possível ainda fazer um cálculo simples:

  • consumo médio = distância percorrida / quantidade de litros utilizada

A distância entre o ponto de partida e o local de destino

Aqui o Google pode te ajudar mais uma vez. Ao usar o Google Maps, é possível saber a quantidade de quilômetros entre um ponto e outro. Isso vai te ajudar a fazer os cálculos de maneira assertiva.

Como saber quanto de gasolina será gasto em uma viagem?

Para saber a quantia que será utilizada em um percurso, é preciso calcular o consumo médio do carro junto à quantidade de quilômetros do percurso.

Supondo que o consumo médio seja de 10km/L e a distância a ser percorrida seja de 250 km, o cálculo ficaria assim: 

  • combustível necessário: 250 / 10 = 25 litros

Como calcular km por litro de combustível?

Para calcular o preço do combustível por km basta dividir o valor médio do litro de combustível pelo consumo médio do carro. Com essas duas informações em mãos é possível calcular o preço da gasolina por km.

Se o consumo médio do carro é de 10km/L e o valor do combustível é de R$5,30, o cálculo fica assim:

  • preço do combustível por km: 5,30 / 10 = R$0,53/KM

Esse é o valor gasto com combustível a cada quilômetro rodado.

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Passo a passo para fazer reembolso de quilometragem

Para ir além do cálculo de combustível e reembolsar somente essa despesa é preciso ter uma visão mais ampla dos gastos. Confira o que você deve levar em conta na hora de calcular.

Passo 1: defina o que é reembolsável

É essencial que a empresa tenha uma política de reembolso que define o que pode ser reembolsado e o que não pode. Abaixo, colocamos alguns itens que, normalmente, são ressarcidos, sendo eles:

  • combustível;
  • seguro;
  • taxas do DETRAN; 
  • limpeza;
  • pedágio – variável de acordo com os percursos feitos;
  • manutenção;
  • depreciação do veículo.

A política de reembolso deve deixar claro o que será um gasto dividido entre colaborador e empresa e o que será de gasto inteiramente da organização.

Taxas do DETRAN, por exemplo, podem ser divididas em 50/50, já que são gerados tanto pelo uso a trabalho quanto pelo uso a lazer.

Outras despesas podem ser assumidas integralmente, mas não se esqueça de levar em conta a quilometragem rodada.

Passo 2: liste os valores

Depois de ter definido tudo aquilo que será reembolsável e seus aspectos fundamentais, chegou a hora de listar todos os gastos potenciais.

Para facilitar, considere o seguinte exemplo:

  • veículo 1.0 com consumo de combustível de 10 KM/Litro;
  • total de 24 mil KM rodados no ano a trabalho;
  • seguro no valor de R$1.500,00;
  • taxas de licenciamento do DETRAN de R$900,00;
  • valor da gasolina de R$5,30 o litro;
  • 24 limpezas por R$1.200,00 (duas lavagens por mês a R$50,00 cada);
  • valor aproximado de gastos com pedágio de R$1.200,00

Passo 3: calcule o combustível

Seguindo o exemplo que demos acima, para calcular o combustível a ser gasto é preciso dividir o valor do litro pelo consumo médio do veículo.

Confira a simulação do cálculo de gasolina por km rodado abaixo:

  • R$5,30 / 10 KM = R$ 0,53 por quilômetro rodado

Passo 4: inclua o valor do seguro do veículo

O seguro do automóvel também precisa ser levado em consideração. Afinal, caso aconteça algum imprevisto, empresa e empregado estarão cobertos.

O cálculo pode ser estimado ao dividir o valor do seguro do carro pela quilometragem rodada ao longo do ano para definir o custo por km rodado, conforme o exemplo abaixo:

  • R$1.500,00 / 24.000 KM = R$0,063/KM

Passo 5: considere as taxas do automóvel

Vamos considerar, agora, as taxas obrigatórias do veículo. Em 2021, a taxa DPVAT deixou de ser obrigatória, mas ainda é preciso calcular o licenciamento.

Supondo que o gasto seja de R$900, podemos calcular o valor da seguinte forma:

  • R$900,00 / 24.000 KM = R$0,038/KM

Passo 6: adicione o custo de limpeza

A limpeza é uma etapa importante para a conservação do veículo, além de influenciar muito na imagem da empresa, principalmente no caso do carro ter alguma identificação do negócio.

Da mesma forma que nos itens anteriores, o ideal é levantar o valor de limpeza do carro ao longo de todo o ano e dividi-lo pela quilometragem rodada para se chegar ao custo anual por km.

Suponhamos que o carro seja lavado 2 vezes por mês e que o valor seja de R$50 por lavagem, teremos:

  • R$ 1.200,00 / 24.000 KM = R$0,05/KM

Passo 7: some tudo

Por fim, vamos listar todos os cálculos anteriores e suas respectivas porcentagens, como definido no primeiro passo na definição de despesas.

Agora é hora de passar a régua definitivamente:

  • combustível: R$0,35 x 100% = R$0,35;
  • seguro: R$0,063 x 50% = R$0,032;
  • taxas: R$0,038 x 50% = R$0,019;
  • limpeza: R$0,05 x 50% = R$0,025;
  • pedágios: R$0,05 x100% = R$0,05;
  • valor total do quilômetro rodado = R$0,48.

Logo, o cálculo ficará assim:

  • R$ 0,48 x 24.000 KM = R$11.520,00

Assim, a empresa de nosso exemplo deve pagar ao colaborador o valor de R$11.520,00 por ano, ou R$960,00 por mês, referente ao reembolso de quilometragem.

Observações sobre o reembolso de quilometragem

Vale lembrar que não consideramos os gastos com manutenção e depreciação do veículo nesta conta. Esses custos variam de acordo com a quilometragem final do veículo para as revisões e a desvalorização do modelo na tabela FIPE.

A depreciação, no entanto, só entra na conta para empresas que exijam a substituição do veículo em tempo predeterminado. Ou seja, depositam a responsabilidade de renovar a frota sobre o funcionário.

Já em relação às revisões regulares, é importante chegar a um acordo entre empregador e colaborador. Assim o pleno funcionamento do automóvel é garantido e evita prejuízos maiores no futuro.

Além de calcular combustível e manter o controle do ressarcimento dos gastos com o veículo, você também precisa ficar atento à gestão de reembolsos. Deve controlar os comprovantes, confirmar as despesas, gerenciar os pagamentos, etc.

Para fazer isso com maior confiabilidade de dados, pode contar com a ajuda de um sistema de reembolso! Com esse aplicativo, você pode escanear notas fiscais e acompanhar os pagamentos em tempo real. Muito mais organização e otimização de tempo para sua equipe!

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