Como calcular o reembolso de quilometragem de uma viagem a trabalho?

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Empresas que contam com colaboradores fazendo deslocamentos de trabalho para outras cidades precisam ter um controle eficiente sobre os reembolsos. Para isso, saber como calcular a quilometragem de uma viagem a trabalho é mais do que importante: é indispensável.

Os erros no cálculo do reembolso de quilometragem podem levar a processos trabalhistas, entre outros riscos para a companhia. Além disso, é essencial que o departamento financeiro assegure os direitos do trabalhador sem comprometer a gestão financeira e o compliance.

O art. 2º da CLT proíbe que o funcionário arque com as despesas de qualquer natureza quando são em prol da empresa. Mas, para calcular o reembolso de forma correta é preciso ter todas as informações necessárias.

Neste artigo, disponibilizamos 2 passos cruciais para que esse cálculo seja feito e uma planilha gratuita para calcular a taxa de reembolso de quilometragem.

Como fazer o cálculo do reembolso de quilômetros rodados?

Para calcular a quilometragem é preciso saber os km rodados, o combustível, desgaste dos pneus, manutenção e reparos, pedágios e mais. Só assim é possível fazer um reembolso justo e coerente. Confira como chegar ao valor certo em 2 passos simples:

  • fazer o levantamento completo dos custos;
  • usar as ferramentas necessárias.

Fazer o levantamento completo dos custos

Quando se fala em reembolso de quilometragem, muitos pensam somente no consumo médio do carro. Entretanto, são diversas despesas que envolvem o trabalho com veículo próprio. Para chegar ao valor exato a ser restituído é preciso considerar:

  • combustível;
  • pedágio;
  • limpeza;
  • manutenção, reparo e revisões;
  • depreciação.

Combustível

O preço do litro de combustível deve ser pesquisado com antecedência pelo gestor financeiro para maior precisão. O recomendado é que seja feita uma consulta dos valores por cidade. Para isso é preciso verificar o caminho que será feito.

Caso o responsável não verifique antes, podem faltar recursos. E, caso não cheque o preço do combustível no trajeto, os valores disponibilizados serão maiores que o necessário. 

Em todo caso, o colaborador deve guardar os comprovantes de despesas para não gerar nenhum desencontro.

Pedágio

Mais uma vez, caso o gestor opte por realizar um adiantamento de despesas, será necessário consultar o percurso antes. Sem saber quais serão os gastos com essa questão, a restituição estará incompleta.

Para checar os pedágios em uma via, é válido usar sites como o da Rotas Brasil, que mostram todos os pedágios em um trecho.

Mesmo assim, o gestor deve instruir os colaboradores a guardarem as notas fiscais. Se o adiantamento tiver sido insuficiente, o documento serve para validar a diferença. E se o responsável tiver optado por reembolsar depois, o comprovante será indispensável.

Limpeza

Para calcular a limpeza do veículo, é necessário verificar a quantidade total de limpezas feitas em um período e seu valor. Com essa informação em mãos, basta multiplicá-las. Depois, deve-se dividir pelo total de km rodados naquele intervalo.

Manutenção, reparos e revisões

De tempos em tempos, o veículo precisa ser levado ao mecânico. As manutenções variam de acordo com o ano e modelo do carro e, às vezes, não são previsíveis. O recomendável é não levar o carro aos centros automotivos somente quando apresentar um problema.

Independente do modelo do veículo, as manutenções preventivas devem ser sempre priorizadas. Diferente das corretivas, elas são menos custosas e podem ser agendadas. As revisões acontecem a cada 10 mil quilômetros, por exemplo.

Com isso, o gestor pode se programar e incluir esse gasto dentro do planejamento das viagens. Calcular quilometragem não envolve somente o gasto de combustível como muitos pensam.

O orçamento de viagens pode ser uma dor de cabeça, calcular o reembolso de quilometragem, estimar as despesas com hospedagem, transporte, alimentação e outros não é nada fácil.

Além de tomar muito tempo hábil, pode gerar gastos desnecessários quando calculados de forma errada. Essas atividades não precisam levar horas do dia.

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Depreciação

A depreciação entra no cálculo quando a empresa atribui a responsabilidade de renovar a frota ao funcionário. Não é um cálculo tão simples, ele considera o ano e modelo do carro, quilômetros rodados e mais. Por isso é importante contar com as ferramentas certas.

Usar as ferramentas necessárias

Como é preciso checar o preço do combustível e os pedágios no trajeto, além dos quilômetros rodados, é fundamental contar com o GPS para chegar aos valores corretos. Aplicativos como o Google Maps e Waze facilitam a consulta nesse momento.

Entretanto, eles sozinhos não permitirão chegar aos valores corretos. Chegar a uma taxa justa de reembolso de km para uma viagem de carro pode tomar muito tempo útil. Tempo este que poderia ser usado em assuntos mais importantes e geradores de receita.

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