Como calcular combustível para uma viagem a trabalho em 4 passos

calculo de combustível feito para uma viagem a trabalho de carro

Saber como calcular o gasto de combustível para uma viagem de negócios é fundamental para o controle de despesas da empresa. Seja um trajeto com carro próprio ou mesmo um veículo da companhia, colaborador e gestor precisam ter uma ideia de quanto será gasto para que os valores não fujam do controle.

Esse não é um cálculo complexo, mas saiba que é preciso cuidado para não cometer erros. Saber quantos quilômetros o carro percorre por litro de gasolina – ou álcool – abastecido, em média, é apenas o primeiro passo para calcular.

A distância a ser percorrida, a distância total, o preço do combustível, entre outras variáveis, também entram nessa conta.

Além da despesa com gasolina, ainda entram outras como hospedagem – quando necessária –, alimentação, estacionamento e, claro, os pedágios.

Compreender o custo total desse deslocamento é importante para saber se a viagem é vantajosa para a empresa.

Quais são os benefícios ou necessidades para enviar o funcionário até o local? Isso entra em pauta quando falamos de uma gestão de viagens corporativas e um controle de reembolso de despesas eficientes.

Logo, você deve estar se perguntando: como calcular quanto vou gastar de combustível na viagem? Siga nosso passo a passo simples abaixo.

1. Descubra quantos quilômetros o carro faz por litro de combustível

Esta é a primeira pergunta a ser respondida. Sem isso, não é possível calcular o gasto de gasolina.

Quem conhece bem o próprio carro sabe essa resposta sem pensar muito. Isso é importante, já que se trata do consumo médio de combustível na estrada.

Se você não sabe a resposta dessa pergunta de cabeça ou viaja com o veículo da empresa, não tem problema. É fácil descobrir isso ao fazer uma pesquisa rápida com o ano e modelo do seu veículo no Google ou verificando o manual do carro.

De toda forma, você ainda chegar no consumo médio de combustível ao fazer uma conta simples:

  • Consumo médio = distância percorrida / quantidade de litros usada

Além disso, também é necessário descobrir quantos litros o tanque do carro comporta para saber quantas vezes será preciso reabastecê-lo durante a viagem. Isso também pode ser rapidamente checado no manual do veículo ou mesmo no Google.

2. Saiba a distância a ser percorrida

Saber o local de partida e o endereço do destino faz parte do planejamento para uma viagem, seja ela corporativa ou de lazer. No caso da viagem de negócios, é ainda mais importante para determinar a distância total a ser percorrida.

Para isso, basta acessar o Google Maps e traçar a rota desde o local de início até o destino final. Lá, você terá a resposta direta para o total de quilômetros a serem rodados, fator essencial para o cálculo da gasolina.

Por exemplo, uma viagem do centro de São Paulo ao centro do Rio de Janeiro contabiliza cerca de 430 quilômetros. Um carro que percorre 10 quilômetros com um litro de combustível precisaria de aproximadamente 43 litros para seguir esse trajeto.

Com a ExpenseOn, é possível calcular o reembolso por quilometragem diretamente na plataforma. Nossa funcionalidade pode ser ativada por GPS, destino e origem ou até mesmo pelo odômetro do carro, facilitando todo o processo para o colaborador.

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3. Consulte o preço do combustível

Não é preciso muito esforço para consultar o valor da gasolina onde você fará o abastecimento inicial, mas não se esqueça de que o preço pode ser bem diferente no local de destino ou até mesmo no caminho.

Para isso, faça uma pesquisa para descobrir os valores médios em postos de combustível no trajeto até o local e também no destino final. Os preços podem variar, mas você já terá uma ideia básica sobre o custo total com combustível.

4. Faça o cálculo de combustível necessário para a viagem

Com todas essas informações em mãos, tudo fica muito mais fácil. Você poderá calcular o custo da viagem com a seguinte fórmula:

  • combustível necessário para a viagem = distância até o destino / consumo médio do carro

Imagine que o consumo médio do seu automóvel seja de 6 km/L e a distância a ser percorrida seja de 200km. Assim, o cálculo para saber o combustível necessário para viagem é:

  • combustível necessário: 200/6 = 33,3 litros

Para chegar ao valor final, basta calcular:

  • combustível necessário X valor de preço médio do combustível

Usando o exemplo acima e o preço da gasolina a R$6 (janeiro de 2022), a fórmula ficaria a seguinte:

  • 33,3 x 6 = R$199,8

Sendo assim, o valor necessário para o combustível seria quase R$200 para percorrer 200 quilômetros.

Levando em conta as outras variáveis para o cálculo da viagem

Além do combustível, deve-se pensar nos gastos adjacentes que também envolvem o percurso, e que também precisam estar presentes na política de reembolsos para viagens corporativas. 

Se sua empresa ainda não tem uma política de reembolsos, aproveite e baixe nosso modelo gratuito e aplique agora mesmo.

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Confira nosso artigo mais detalhado sobre as despesas de viagem reembolsáveis se quiser informações mais completas.

Assim, é preciso somar o gasto de combustível a outros custos, como:

  • pedágio;
  • alimentação;
  • hotel;
  • estacionamento.

Para verificar os valores desembolsados com pedágio, você pode consultar plataformas especializadas como a Qualp e ver rapidamente o gasto previsto ao longo do trajeto.

O custo com alimentação, se a viagem for mais longa, assim como a hospedagem, precisa ser considerado para um cálculo completo de despesas da viagem.

No que diz respeito ao estacionamento é só fazer uma rápida pesquisa pela internet ou ligar para estacionamentos próximos do destino. Dessa forma é possível ter uma ideia do valor médio que será gasto.

Boas práticas para o colaborador que viaja de carro pela empresa

O consumo médio de combustível de um carro pode variar bastante de modelo para modelo, mas existem fatores que fazem com que um veículo consuma ainda mais. Abaixo, listamos alguns deles:

  • ar-condicionado: é uma questão de conforto, mas o uso excessivo pode aumentar o consumo de combustível;
  • manutenção: coisas simples como um furo no sistema de escapamento já comprometem o desempenho do carro, fazendo com que ele perca potência e consuma mais gasolina;
  • pneus: pneus mal calibrados fazem com que o carro tenha menos eficiência e com que o motor gaste mais combustível. O ideal é calibrar antes da viagem e após chegar ao destino.

A falta de planejamento pode impactar diretamente o bolso do colaborador, mas também o caixa da empresa. Uma gestão financeira eficiente sabe disso e se planeja para evitar surpresas, evitar riscos desnecessários e impactos na organização.

Por isso, a ExpenseOn traz uma solução completa para a gestão de despesas corporativas. Tudo o que envolve gastos de colaboradores passa pela plataforma para facilitar o dia a dia de gestores e funcionários, tornando toda a operação mais eficiente.

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O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".
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