6 dicas práticas para reduzir despesas administrativas na sua empresa agora mesmo

analista preocupado em como reduzir despesas administrativas na empresa

A prática de controle de gastos é fundamental para qualquer empresa que queira potencializar sua lucratividade. Por isso, reduzir despesas administrativas surge como um excelente caminho para eliminar o desperdício de dinheiro com fatores que não estão diretamente relacionados com o core do negócio.

Gastos com back office, envolvendo desde materiais de escritório até custos com contratações, se enquadram como despesas administrativas. Logo, podem estar dentro de um plano para redução, onde a equipe financeira atuará ativamente para fazer um melhor uso desses recursos.

Porém, antes de pensar em montar um planejamento para ações que têm como objetivo a diminuição dos gastos administrativos, é preciso uma boa análise. Erros neste momento podem causar muitos problemas no futuro.

Os gastos relacionados à parte administrativa são os primeiros a serem repensados, mas por quê?

O fato de serem mais facilmente manejáveis torna mais simples a tarefa de encontrar quais podem ser reduzidos.

Ao entender onde é possível fazer mudanças, o gestor financeiro e sua equipe poderão criar estratégias e metas de redução para monitorar o impacto das mudanças.

Pensando nisso, elaboramos uma lista com dicas para te ajudar a reduzir custos e despesas agora mesmo. Confira abaixo e coloque seu plano em ação.

Por que reduzir as despesas administrativas?

Quando a redução de despesas eficiente ocorre na empresa, a margem de lucro cresce e a necessidade de transferir os custos ao consumidor deixa de existir.

Dessa forma, a sua organização aumenta a competitividade ao oferecer preços melhores.

Porém, para isso acontecer, é muito importante que, quando a redução for feita, a qualidade do seu produto não caia. Continue acompanhando para saber como fazer isso e alavancar o seu negócio.

6 dicas para reduzir despesas administrativas na sua empresa

Antes de qualquer coisa, é preciso que você conheça profundamente todos os indicadores financeiros que guiam a companhia. 

São eles que vão te mostrar quão saudável financeiramente sua organização está e te ajudar a visualizar onde se pode reduzir os gastos. Fazer qualquer coisa sem tê-los em mãos seria como um “tiro no escuro”.

Para fazer isso, você pode consultar o Demonstrativo de Resultados de Exercício (DRE) da sua empresa, o que vai facilitar o processo. Assim, não será preciso ficar calculando indicador por indicador.

Com os indicadores e objetivos em mãos, você poderá começar sua estratégia de redução de despesas. Em outras palavras, vamos às dicas.

1. Envolva toda a empresa na tarefa

A nova política para reduzir custos administrativos só terá resultado se todos os colaboradores estiverem alinhados.

Isso porque os gastos ligados à parte administrativa são feitos, em sua maioria, pelas pessoas que atuam no back office.

Ou seja, se apenas o financeiro estiver empenhado, todo o plano pode ir por água abaixo. Cada ação conta, e quanto mais pessoas estiverem engajadas, maiores serão as chances de alcançar os objetivos.

2. Não subestime os pequenos gastos

Algumas pessoas pecam pelo excesso de cuidado e outras pela falta dele. Quando você não considera pequenos gastos na somatória total de despesas da organização, no futuro poderá se deparar com o ‘efeito bola de neve’.

Um pequeno descuido, de forma recorrente, pode criar um grande rombo no caixa.

Erros na contabilização de reembolsos de despesa, por exemplo, podem parecer irrisórios quando analisados de forma isolada. Agora, imagine que esse mesmo erro seja repetido ao longo de um ano inteiro após viagens de mais de 50 colaboradores. O estrago, no agregado, será grande.

Aproveite nosso material completo para auditoria de reembolsos e antecipe possíveis falhas. Baixe agora gratuitamente.

Ebook e checklist O guia completo de auditoria de reembolso de despesas.

3. Preste muita atenção à tributação

A gestão de impostos pode ser uma grande aliada ou vilã dentro da sua empresa. Contudo, uma tributação inadequada impacta diretamente nos planos de redução de gastos administrativos.

A empresa deve estar muito atenta às regulamentações e tudo o que envolve impostos a serem pagos. Isso porque muitos negócios acabam pagando mais do que precisam, o que representa um desperdício de dinheiro.

Uma consultoria financeira empresarial, especializada em tributação, pode te ajudar a conduzir a análise para ações assertivas visando gastar menos com impostos.

4. Gerencie a utilização de espaços

Uma companhia pode ter salas ou até galpões vazios que, por sua vez, geram gastos com limpeza, energia e manutenção sem serem usados.

É tarefa do financeiro compreender se há necessidade, ou não, e como aproveitar da melhor forma aqueles espaços. Em vez de custos, eles podem se tornar uma renda extra com arrendamento.

Outro modelo, muito adotado durante a pandemia de COVID-19, é o home office. Desta forma, empresas puderam reduzir – ou até eliminar – seus espaços físicos, passando a arcar somente com uma ajuda de custo dos profissionais que atuam remotamente.

Nem todos os segmentos podem atuar desta maneira, mas isso surge como solução para redução de custos operacionais com o escritório.

5. Atualize processos obsoletos

Quando você revisa os processos usados na empresa, é possível ver o que está ultrapassado e pode ser dispensado ou substituído sem prejuízo. Muitas vezes, eles não são utilizados por necessidade, mas por hábito.

Utilizar planilhas para controlar o reembolso de colaboradores que viajam a trabalho pode ser confuso e acabar gerando prejuízos.

Que tal, então, pensar em um sistema automatizado que elimina riscos de erro humano e ainda possibilita mais tempo à sua equipe financeira? 

A ExpenseOn pode te ajudar a gerenciar tudo isso de forma simples e eficiente. Quer saber como? Agende uma demonstração gratuita e descubra como estamos revolucionando a gestão de despesas corporativas em milhares de empresas por todo o Brasil.

6. Monitore as despesas com transporte

Gastos com combustível, pedágio, táxi ou Uber, entre outros fatores ligados ao transporte corporativo podem fazer uma grande diferença na hora de reduzir custos administrativos.

Seja nos reembolsos por quilometragem, quando o funcionário usa o carro da empresa ou o próprio, ou mesmo com aplicativos corporativos – 99 Táxis, Uber, e outros –, os custos precisam de atenção.

A política interna da companhia precisa estar bem alinhada para que não gaste mais do que o necessário com os deslocamentos das pessoas.

Sua companhia ainda não tem um controle de transportes? Não perca mais tempo. Aproveite nosso kit gratuito com planilha e calculadora interativa para otimizar a gestão.

kit de materiais com planilha para cálculo de transporte corporativo

Agora que você já sabe por onde começar a reduzir despesas administrativas, é hora de colocar a mão na massa. Aproveite as dicas e aplique-as imediatamente.