8 dicas e exemplos para não errar na estratégia de redução de custos na sua empresa

gestor analisando plano de redução de custos na empresa

A redução de custos é, provavelmente, uma necessidade da maioria dos CFOs e gestores. Sempre que realizado com sucesso e bem feito, enxuga gastos e ajuda a tornar a companhia mais lucrativa.

Colocar isso em prática, no entanto, não é nada fácil. Reduzir custos demanda um amplo conhecimento sobre a operação e o mercado em que a empresa está inserida.

Não se trata apenas de cortar gastos ou mesmo optar pela alternativa mais em conta de um fornecedor, por exemplo. É preciso um bom plano.

Agir sem um planejamento bem traçado pode impactar diretamente na qualidade do seu produto ou serviço prestado. Assim, junto com os custos, sua receita também pode acabar caindo e afetando KPIs essenciais para o negócio.

Ou seja, uma boa estratégia de redução de custos passa, necessariamente, por encontrar o melhor caminho sem comprometer a atividade fim da empresa. O objetivo é maximizar o lucro e os resultados, evitando desperdícios sem colocar em risco a qualidade da entrega.

Mas como fazer isso? Neste conteúdo, vamos te trazer dicas sobre gestão de custos na empresa e explicar como colocar uma estratégia de contingência em prática de forma segura e eficiente.

O que significa redução de custos?

Reduzir custos em uma empresa se trata de um conjunto de diretrizes estabelecidas pelos responsáveis do departamento financeiro, que focarão em diminuir permanentemente as despesas que a instituição tem em determinadas áreas.

Para isso, é necessário identificar quais são os gastos essenciais, diretamente ligados com o seu produto, serviço ou outros setores relevantes para o funcionamento do negócio. 

Uma redução de custos com a matéria prima em uma indústria, por exemplo, pode gerar uma queda na qualidade do produto. Logo, a fidelização dos clientes pode ser abalada, fazendo com que essa diminuição não tenha efeito positivo.

Da mesma maneira, reduzir gastos com o atendimento pode gerar insatisfação do consumidor, enquanto cortar custos com os seus colaboradores pode gerar descontentamento por parte da força motriz da companhia.

Como exemplificado acima, não significa apenas cortar algum gasto. Caso seja feito de maneira incorreta, pode se tornar um prejuízo para a gestão financeira e impactar negativamente o negócio como um todo.

Como fazer uma redução de custos de maneira eficiente?

Essa decisão exige muito estudo e cuidado. Para te ajudar nessa tarefa difícil, colocamos aqui algumas recomendações que, certamente, te guiarão na montagem de um plano de contingência.

Confira abaixo dicas essenciais para redução de custos na sua empresa:

  1. crie um comitê responsável;
  2. investigue seus custos;
  3. defina quais custos são estratégicos e quais não são;
  4. corte gastos não estratégicos;
  5. revise investimentos;
  6. negocie com fornecedores;
  7. capacite seus colaboradores;
  8. use a tecnologia para otimizar custos.

1. Crie um comitê responsável

Apesar de o ideal ser que toda a empresa esteja engajada nessa meta, aqui você vai definir os responsáveis pela redução de custos.

Essas pessoas vão analisar os relatórios contábeis e medidas de auxílio, sejam privadas ou públicas, bem como definir tudo que guiará os processos e liderar a construção e implementação das estratégias.

Coloque tudo na ponta do lápis para saber qual resultado será gerado a partir de determinada atitude.

Para que tudo seja feito de forma ainda mais eficiente, além de prezar pela transparência, o ideal é que as coisas sejam reportadas para os superiores e para o time envolvido nesse processo.

Desta forma, todos ficam à par do que acontece, aumentando a possibilidade de ideias relevantes e sucesso na empreitada.

Você ainda pode contratar uma consultoria financeira para te ajudar nessa empreitada.

2. Investigue seus custos

Sem conhecê-los profundamente, você não vai conseguir reduzi-los. Imagine que tentar isso seria como “atirar no escuro”. Ou seja, o primeiro passo é listar todos os custos fixos e variáveis da companhia, assim como os diretos e indiretos.

Alguns exemplos de custos são:

Com todos eles devidamente listados e analisados, você poderá agir de maneira mais assertiva no planejamento de contingência de custos.

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3. Defina quais custos são estratégicos e quais não são

Existem os custos que representam uma vantagem competitiva para o negócio, como a implementação de novas tecnologias e investimentos em marketing, por exemplo. Custos como esses são estratégicos por apresentarem um retorno e agregar valor direto à companhia.

Entretanto, existem os custos que estão ligados única e exclusivamente à manutenção da instituição. Custos com aluguel, tributos e energia elétrica são alguns que se encaixam nesse perfil.

Tratam-se de custos importantes e indispensáveis, mas nem por isso são estratégicos. Normalmente, são os primeiros a entrar na estratégia de redução por não terem impacto direto na operação.

4. Corte custos não estratégicos

Onde for possível, reduza esses gastos que não lhe dão vantagem competitiva. Alguns podem ser cortados por completo, enquanto outros podem ser diminuídos gradativamente.

Caso a organização se enquadre em um regime tributário que não condiz com a realidade e necessidade, os gastos com impostos podem ser mais altos do que deveriam, sem gerar ganho algum.

No caso da energia elétrica, é possível contatar e solicitar a visita de um operador da companhia elétrica para que seja averiguado quais mudanças podem ser feitas para reduzir o consumo mensal.

5. Revise os investimentos

Conhecendo seus gastos e custos, agora cabe estudar os investimentos que foram feitos. Um amplo escritório pode não ser mais uma necessidade, assim como uma nova unidade de negócio que não dá retorno também pode entrar para a política de redução.

Investimentos que antes eram importantes podem não representar mais tanta vantagem, além do fato de poder ter surgido a necessidade de novas oportunidades para alocação da verba.

Durante a pandemia de COVID-19, por exemplo, as viagens corporativas deixaram de acontecer. Após esse período, com a normalização, empresas começam, aos poucos, a reenviar colaboradores a viagens de negócios.

Mas qual o retorno deste investimento? Esse cálculo precisa ser feito, assim como o cálculo correto e o planejamento financeiro para que os reembolsos de viagens não impactem negativamente no caixa.

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6. Negocie com fornecedores

Como apontamos lá no começo deste artigo, negociar com seus fornecedores pode representar uma grande vantagem a longo prazo. Isso significa a possibilidade de fazer com que a empresa aumente a eficiência de sua operação.

Um erro comum é procurar outro fornecedor somente pelo menor preço. Nesse caso, o resultado pode ser desastroso.

Quando faz um acordo e negocia preços, você reduz custos sem perder a qualidade do seu produto, melhora a sua margem de lucro e, consequentemente, encontra os melhores caminhos disponíveis no mercado.

Outra dica importante em relação a isso é diversificar com quem você vai abastecer sua empresa. Ao ter mais de uma opção no fornecimento, não fica refém das variações de preço nem corre o risco de ficar sem matéria prima ou produtos no estoque.

7. Capacite seus colaboradores

Quando os funcionários são constantemente capacitados e treinados, eles ficam aptos a sugerir soluções mais acertadas e a desempenhar suas funções com mais eficiência. Além disso, vão ajudar nos processos internos da empresa com muito mais facilidade.

8. Use a tecnologia para otimizar seus custos

A tecnologia é uma importante aliada na redução de custos. Os softwares especializados te ajudam a ter uma visão ampla e precisa do que pode e necessita ser feito.

Com a ExpenseOn, por exemplo, você pode gerenciar todos os custos e despesas corporativas de maneira simples e eficiente. Chega de erros humanos, processos burocráticos e gastos desnecessários de tempo com tudo isso.

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