6 passos simples para montar uma ótima planilha de gestão financeira

A planilha de gestão financeira é fundamental para o sucesso e a longevidade de qualquer empresa, atuando como uma ferramenta essencial na manutenção da saúde operacional do negócio. Organização e disciplina são vitais para esse processo.

Uma pesquisa da Microsoft realizada em novembro de 2022, com 312 líderes de PMEs brasileiras mostrou que 98% dos que estão em processo de transformação digital reconhecem os benefícios dessas tecnologias. Isso inclui economia de tempo em tarefas antes manuais, como o uso de diversos tipos de planilhas, e uma análise mais eficiente, contribuindo para o crescimento sustentável das empresas.

Este artigo tem como objetivo simplificar o processo de criação de uma planilha de gestão financeira, facilitando o controle financeiro empresarial, englobando tanto as receitas e despesas quanto o planejamento financeiro de forma geral.

Importante reconhecer que uma planilha de orçamento é um recurso imprescindível para ter uma visão abrangente das finanças da empresa, assegurando que todas as entradas e saídas sejam devidamente registradas.

A digitalização dos processos financeiros se apresenta como a estratégia mais eficiente para aprimorar a gestão financeira. Neste cenário, uma planilha de gastos se destaca como o melhor custo-benefício para integrar tecnologia ao departamento financeiro da empresa.

Elaborar uma planilha de gestão financeira personalizada pode parecer complexa à primeira vista, mas seguir os próximos passos pode facilitar esse processo, veja como.

1. Simplifique a estrutura da planilha de gestão financeira

Não é necessário ser um expert em Excel ou em outros modelos de planilha para gerenciar efetivamente suas finanças. A simplicidade deve ser a base da estrutura da sua planilha de controle financeiro, garantindo que todos, desde o controle financeiro pessoal até o controle financeiro empresarial, possam utilizá-la sem dificuldades.

A planilha de gestão deve ser projetada para ser intuitiva, permitindo que os colaboradores a preencham e acompanhem as movimentações financeiras com facilidade. O objetivo é tornar o documento pronto para uso, incorporando fórmulas e funcionalidades que automatizem o processo ao máximo.

Assim, ao organizar suas finanças, a planilha financeira se torna um instrumento acessível a todos, favorecendo um plano financeiro eficaz e uma visão clara das entradas e saídas, mês a mês, sem a necessidade de intervenção constante para sua atualização.

2. Categorize detalhadamente as receitas e despesas

Para alcançar um controle financeiro eficaz, é imprescindível definir padrões claros para cada tipo de transação financeira dentro da sua planilha de gestão financeira. A simples divisão entre receitas e despesas pode ser insuficiente se você deseja um controle mais minucioso sobre as finanças pessoais, controle financeiro familiar ou empresarial.

Aprofunde-se, estabelecendo diversas categorias para cada entrada e saída, o que permitirá uma melhor organização de suas finanças e um planejamento financeiro mais detalhado. Veja alguns exemplos comuns:

• Despesas

• • Tributárias;
  • Trabalhistas;
  • Operacionais;
  • Administrativas.
    
    

• Receitas

• Serviços;
• Vendas de mercadorias;
• Operacionais;
• Eventuais.

Estas categorias são apenas pontos de partida e devem ser personalizadas de acordo com a realidade e as necessidades específicas do seu negócio. Mesmo que utilize modelos de planilha prontos, a personalização é chave para adequar a ferramenta ao seu contexto específico.

Dica extra: Considere criar uma aba dedicada exclusivamente às categorias dentro da sua planilha. Isso não apenas facilita a consulta e o entendimento dessas categorias, mas também simplifica o treinamento de novos colaboradores, garantindo que todos possam seguir o mesmo padrão ao registrar receitas e despesas, mantendo assim um controle sobre as finanças, mês a mês, de forma organizada e eficiente.

Tome como exemplo nossa planilha calculadora de custos fixos e variáveis. Projetada para organizar e otimizar, veja como a automatização foi feita para se inspirar.

3. Crie um padrão para detalhar os itens na planilha

Estabelecer um padrão claro para as colunas na sua planilha de gestão financeira é crucial para assegurar um controle financeiro minucioso e eficaz de todas as movimentações. Elementos como data, histórico, categoria, tipo e saldo são fundamentais para um registro completo.

Ao detalhar cada item com estas informações, você não só facilita o preenchimento e o acompanhamento das entradas e saídas na sua planilha financeira, mas também promove um entendimento mais profundo sobre a vida financeira da empresa. Este procedimento é vital para manter o controle sobre a situação financeira atual, permitindo um planejamento financeiro mais assertivo.

Implementar essa estrutura padrão é uma estratégia valiosa para agilizar o processo de gestão financeira. Com todos os campos relevantes previamente definidos, o registro das transações financeiras torna-se mais rápido e preciso, alinhando o processo de documentação com as necessidades de monitoramento e análise.

A consistência nesse padrão de detalhamento na sua planilha de gastos, entradas e saídas, não só otimiza o tempo dedicado à gestão financeira, mas também reforça a precisão e a confiabilidade dos dados registrados, essenciais para tomar decisões financeiras.

4. Organize mensalmente os gastos em abas

Para uma gestão eficiente das finanças, seja no controle financeiro empresarial, familiar ou pessoal, a separação de informações por períodos mensais é uma prática altamente recomendável. Esse método de organização se alinha perfeitamente à rotina de balanços financeiros, geralmente conduzidos mês a mês.

Uma vez estabelecida a estrutura base da sua planilha de controle financeiro, reproduza essa estrutura em novas abas, dedicando uma para cada mês do ano. Tal organização não apenas simplifica o registro das diversas transações financeiras, mas também otimiza significativamente o processo de análise subsequente.

A divisão mensal das informações, apesar da presença de uma coluna específica para datas, facilita a revisão e a elaboração de relatórios financeiros. Isso minimiza a ocorrência de erros humanos e diminui o risco de imprecisões na análise financeira.

5. Inclua uma seção de metas financeiras

Adicionar uma seção dedicada a metas financeiras à sua planilha de gestão financeira pode trazer benefícios significativos. Nessa aba, planejamentos importantes como investimentos, contratações e outros gastos podem ser meticulosamente registrados e monitorados.

Ao estabelecer metas claras, você ganha a capacidade de acompanhar o progresso em direção à realização desses objetivos financeiros, avaliando quão viável é cumprir com os custos planejados sem afetar negativamente outras áreas de despesas. Esta visão proativa permite um controle mais efetivo sobre as finanças, facilitando ajustes estratégicos conforme necessário.

É importante reconhecer que os objetivos de uma empresa ou indivíduo evoluem ao longo do tempo. A definição de metas financeiras proporciona uma direção clara para as ações futuras, permitindo também uma reflexão sobre os sucessos e falhas até o momento atual. Esta análise é crucial para o aprimoramento contínuo da gestão financeira.

Portanto, é essencial revisar periodicamente as metas estabelecidas, adaptando-as ao contexto atual e aos novos desafios que a empresa enfrenta. Esta revisão garante que as metas permaneçam relevantes e alinhadas com os objetivos de longo prazo, contribuindo para uma gestão financeira mais dinâmica e responsiva às mudanças do mercado.

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6. Incorpore instruções na planilha de gestão financeira

Para garantir a eficácia e a padronização da sua planilha de gestão financeira, especialmente quando ela é acessada por vários colaboradores, a inclusão de instruções claras de uso é indispensável. A ausência de orientações pode levar a um registro inconsistente das transações, comprometendo a finalidade da planilha.

Opte por instruções concisas e diretas, que sirvam como lembretes rápidos de detalhes importantes ou de ações que frequentemente são esquecidas, minimizando erros comuns no preenchimento.

Essa abordagem não apenas facilita o uso da planilha para novos funcionários, mas também contribui para manter a consistência e a precisão das informações registradas, essenciais para um controle financeiro efetivo.

Além disso, para empresas que utilizam planilhas no processo de reembolso de despesas, explorar ferramentas especializadas pode representar um avanço significativo.

A Flash é uma plataforma de gestão de reembolsos, com a função de simplificar a vida de gestores financeiros e colaboradores ao integrar-se de forma eficiente ao ERP existente, reforçando políticas de reembolso, prevenindo fraudes e mau uso dos recursos da empresa.

Adotar tal ferramenta pode ser um passo estratégico para otimizar processos e ganhar tempo, alinhando-se às melhores práticas de controle financeiro e gestão de recursos.