História de sucesso: uma redução de 87% no tempo do processo de reembolso da EMS (Grupo NC)

Até 2013, o Grupo NC contava com um processo de reembolso totalmente manual. Através da utilização de planilhas de Excel e da conferência de uma quantidade imensa de documentos físicos, o processo que era complexo e custoso durava, em média, 90 dias para ser concluído.

A partir de 2013, o Grupo NC passou a utilizar um processo semi-automatizado, mas ainda enfrentava problemas como o extravio de notas e a falta de documentos digitalizados. Além disso, a organização também sofria com a falta de informações centralizadas, o que tornava todo o processo muito custoso, demorando mais tempo do que deveria.

Quando faltava algum documento na solicitação de reembolso, por exemplo, toda a documentação precisava ser enviada de volta para o colaborador para então, após a conferência, os comprovantes voltarem para a área de contas a pagar. 

Era uma perda enorme de tempo – dias até a documentação completa chegar – e de dinheiro, que era gasto no envio de correspondências com os comprovantes.

Quando havia alguma reprovação na solicitação, o reembolso poderia demorar até 120 dias para ser fechado. Além disso, muitos relatórios ficavam parados, pois o sistema não notificava o usuário.