Vale combustível ou reembolso: qual modalidade escolher e por quê?

abastecendo carro com vale combustível

Quando eu devo disponibilizar o vale combustível, continuo fornecendo vale transporte ou priorizo o reembolso?

Essas são dúvidas muito comuns e bastante pertinentes e, com certeza, há a opção que melhor se adequa à sua necessidade.

Todos os empregados precisam se locomover de alguma forma para ir de casa para o trabalho e vice-versa. Entretanto, o que pode gerar uma confusão na hora de decidir qual a melhor alternativa é que nem todos usam os mesmos meios de transporte.

Neste conteúdo, abordaremos as características e particularidades de cada uma dessas modalidades, quais suas vantagens, como deve-se conduzir a situação nos três casos e em quais momentos são a melhor opção.

O que é o vale combustível?

O vale combustível é um valor disponibilizado – mediante acordo firmado entre empregador e empregado – antes do gasto ser feito. Esse auxílio é dado ao colaborador que usa o carro próprio para fazer suas atividades em nome da empresa ou para se locomover.

O pagamento pode vir na forma de um ticket ou no cartão corporativo, que é usado pelo funcionário na hora de abastecer o veículo.

Dessa forma, esteja o empregado se locomovendo de casa até o local de trabalho ou em uma viagem corporativa, caso tenha escolhido a opção de cartão pré-pago, tem-se uma recarga automatizada e centralização dos gastos.

Em um cartão, por exemplo, a organização pode disponibilizar R$50 por dia para o colaborador usar em uma viagem corporativa ou para ir da sua residência para o trabalho.

O vale transporte, usado pelos funcionários que usam transportes públicos como metrô, trem ou ônibus, pode ser substituído pelo auxílio combustível.

Para que esta substituição seja feita, no entanto, o funcionário que deseja usar seu veículo próprio para se deslocar deve fazer a solicitação do benefício e firmar um acordo com a empresa.

Como funciona o vale combustível?

Tomado como exemplo o uso de um cartão corporativo para esta finalidade, a organização fornece um valor determinado todo mês no cartão e o colaborador pode usá-lo para abastecer o carro sempre que precisar.

Entre as vantagens deste modelo de compensação está a centralização dos gastos, o que também permite que o gestor consulte com mais facilidade as quantias utilizadas. Além disso, também elimina a necessidade dos processos de reembolso, o que traz dinamicidade para a rotina do financeiro.

Diferença entre vale combustível e vale transporte

O vale transporte é um direito do empregado e dever do empregador instituído pela CLT para todos os trabalhadores de uma empresa. 

É referente a utilização de meios de transporte públicos para deslocamento casa-trabalho e todo funcionário, independente da distância entre sua residência e local de trabalho, pode exigir o benefício.

Sendo assim, todo mês a organização adianta o valor de todas as passagens do mês aos colaboradores. Esse valor é repartido entre o funcionário e a companhia, de forma que até 6% do salário fixo do empregado é descontado.

Neste cenário, entretanto, inclui-se as pessoas que usam carro particular para ir trabalhar e estes indivíduos não vêem muita serventia para o vale transporte.

É visando respeitar a individualidade e contemplar todos que algumas empresas possibilitam a opção de substituir o vale transporte pelo vale combustível.

Vale combustível na CLT: o que diz a lei?

O vale combustível, quando feito em dinheiro e sem a finalidade de ressarcir o trabalhador de despesas tidas em nome da empresa, é exigido que seja incluído na folha de pagamento ou que seja repassado na forma de cartão, ticket ou vale transporte.

É importante, também, lembrar que, se o pagamento for feito em dinheiro, caso tenha caráter indenizatório, é necessário que o colaborador apresente os comprovantes dos gastos com combustível.

Fora isso, mesmo que seja uma opção para garantir a locomoção do empregado com mais comodidade, a legislação não admite o desconto de 6% do salário do trabalhador, como no caso do vale transporte, em caso de autorização da ajuda combustível.

Isso porque, pela lei, o vale transporte se trata de uma verba indenizatória e o auxílio combustível, na CLT pós-reforma trabalhista, é uma verba salarial, que será incluso junto com 13º, FGTS, férias, etc. Segundo o artigo 5º do Decreto nº 95.247/87, não é permitido trocar o vale transporte por outros benefícios.

O auxílio combustível só não é integrado ao salário quando está ligado ao ressarcimento do colaborador. Ou seja, quando tem caráter indenizatório. Isso porque a finalidade é pagar uma despesa que é de responsabilidade da companhia.

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Vale combustível ou reembolso: qual escolher para os funcionários?

A companhia pode custear o combustível do empregado para se locomover com seu veículo particular em nome da organização tanto de uma forma quanto de outra: disponibilizando o vale combustível ou fazendo reembolso de despesas.

Caso a empresa escolha por fornecer o auxílio, os valores são repassados antes que o deslocamento ocorra, sempre que for feita locomoção em nome da instituição.

Se for decidido pelo reembolso, o funcionário, sempre que pagar pelo combustível, deve guardar a nota fiscal e requisitar o reembolso segundo a política de reembolso de despesas.

Fazer uso do reembolso tem a vantagem de evitar gastos desnecessários, já que é pago ao empregado o valor exato do que se é gasto. Isso gera um controle de contas maior também e possibilita a diminuição das despesas.

Essa pode ser uma estratégia efetiva no caso de um time de vendedores externos, por exemplo, que viajam com frequência em nome da sua companhia.

Se o intuito, no entanto, for substituir o vale transporte, fazer uso do auxílio combustível pode ser melhor porque além de também conferir controle – já que o gestor pode checar e conferir a qualquer momento os gastos – também agiliza e otimiza processos.

Entre as vantagens da ajuda combustível, podemos citar:

  • mais autonomia ao funcionário;
  • reduz o uso de auxílios em dinheiro;
  • elimina a parte manual do processo de reembolso;
  • aumenta a satisfação do colaborador;
  • reduz as burocracias;
  • automatiza a gestão financeira.
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Como calcular o vale combustível?

É possível chegar no valor do auxílio combustível de algumas formas. Muitas empresas fornecem o equivalente ao vale transporte na forma de vale combustível, mas, por vezes, para aqueles que moram mais longe, a conta não bate.

A forma de chegar no valor desse benefício pode ser feita de forma semelhante ao cálculo para reembolso de combustível. Na hora de fazer o cálculo desse benefício é necessário levar em conta três fatores:

  • valor do litro de combustível;
  • consumo médio do veículo;
  • distância percorrida.

Assim, fica fácil calcular o vale combustível do funcionário com a seguinte fórmula:

  • (valor do litro de combustível/consumo médio do veículo) x distância percorrida no período

Acesse nosso conteúdo sobre como calcular reembolso de combustível caso deseje mais informações.

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