O trabalho com veículo próprio, diário ou esporádico, traz muitas dúvidas. O que deve ser custeado pela organização? O que deve ser pago pelo funcionário? Quando o reembolso é cabível? Essas são apenas algumas das perguntas que precisam ser respondidas sobre o assunto.
Essas questões são pertinentes tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Quem gere precisa entender o assunto para reduzir custos e quem está trabalhando para conhecer seus direitos.
Seja referente ao deslocamento de casa para o trabalho ou à execução das suas atividades, existem leis que regem o assunto.
Independentemente daquilo que causa confusão, uma boa gestão financeira passa por um controle eficiente das despesas, e os gastos com reembolso de quilometragem estão inclusos neste tópico.
Além disso, ignorar dessa questão interfere diretamente nos direitos do trabalhador. Logo, problemas trabalhistas devem surgir para empresas que não mantiverem o controle ideal para essas situações.
Neste conteúdo, sanaremos as dúvidas mais comuns sobre o assunto e traremos dicas sobre como lidar, calcular e definir diretrizes para os funcionários que utilizam o carro próprio para o trabalho. Acompanhe a leitura.
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Como funciona o trabalho com veículo próprio?
Em primeiro lugar, vale ressaltar a diferença entre trabalhar com o próprio carro e ir ao trabalho com ele.
Na primeira situação, trata-se do funcionário que quer se deslocar até a organização com seu veículo. Há um benefício que pode ser dado nesse momento: o vale combustível.
Entretanto, ele deve ser pedido e estabelecido mediante acordo entre ambas as partes. Isso acontece porque, segundo o Decreto nº 95.247, é proibido substituir o vale-transporte.
Como ele é insubstituível, caso o colaborador deseje, ele precisa pedir e firmar acordo porque se trata de um adiantamento em dinheiro ou transferência, o que é proibido pela CLT.
A situação só muda caso haja insuficiência de estoque e seja necessário fazer o reembolso do vale-transporte. Ainda assim, o valor é calculado com base nos transportes públicos e não tem natureza salarial, diferente do vale combustível.
O que diz a lei sobre trabalhar com o próprio carro?
O trabalho com veículo próprio deve ser estabelecido na hora do firmamento do contrato e, caso não o seja, a empresa deve estar atenta para não infringir leis trabalhistas.
Quando um colaborador está trabalhando com seu próprio bem, a contratante tem a obrigação de custear as despesas, pois ele está sendo usado em prol dela.
A lei principal que rege essa questão, no qual se baseou o Tribunal Superior do Trabalho é o art. 2º da CLT que, entre muitas outras coisas, diz:
- é configurada transferência de custo de atividade quando o empregado usa o veículo particular para beneficiar o empregador, independente de acordo prévio, o que é repudiado;
- os riscos da atividade econômica são de responsabilidade do empregador, ou seja, não só é preciso o reembolso do km rodado, mas também da depreciação do veículo;
Opções para o deslocamento de carro
Conforme dissemos, existem dois casos em que pode-se discutir o uso do carro no trabalho e abordaremos eles aqui. Confira as melhores opções de deslocamento de casa para o trabalho e no desempenho das atividades empresariais.
Deslocamento de casa para o trabalho
O deslocamento para o trabalho mudou com a reforma trabalhista, mas ainda é algo que deve ser custeado pela organização na forma do vale-transporte. No entanto, quando o trabalhador quer outras opções de locomoção, é preciso entrar em acordo.
O colaborador pode optar por ir com o carro próprio como dissemos ou por meio de aplicativos de transporte corporativo. Seja como for, é preciso estudo para chegar a uma solução vantajosa para ambas as partes.
Ambas integrarão o salário, 13º, FGTS, etc e por isso o assunto precisa ser discutido e aquilo que for acordado precisa estar no contrato de trabalho.
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Trabalho com o próprio veículo
Muitas vezes, vendedores ou consultores externos e representantes comerciais precisam trabalhar com o seu próprio bem. Entretanto, nem sempre essa é a melhor opção, tanto para o contratante quanto contratado.
Se a organização possuir uma frota própria, essa opção pode se mostrar mais viável, já que na maioria das vezes são acessíveis. Dessa forma, a manutenção é menor e os gastos com combustível também, diferente do carro próprio, que pode variar muito.
Outra coisa válida de se ter em mente é que a empresa pode alugar um veículo para que o trabalhador use. Dessa forma, ela está custeando esse deslocamento e não precisa reembolsar um funcionário.
Como calcular reembolso por km rodado?
Ao contrário do que alguns pensam, o cálculo de km rodado não envolve somente o combustível. A depreciação e manutenção também entram na conta. Isso precisa ser calculado da forma correta para que nenhum custo de atividade seja transferido.
A restituição é necessária tanto no caso de viagens corporativas feitas com carro próprio. Caso queira mais informações pode acessar nosso artigo sobre reembolso de quilometragem, mas aqui você encontra o que entra no cálculo:
- o que é reembolsável: a primeira coisa é definir o que é e não é reembolsável, alguns são obrigatórios em sua totalidade, outros, como multas de trânsito, podem ser divididos;
- combustível: dividindo o valor do combustível pelo consumo médio do carro chega-se ao valor a ser reembolsado por km;
- seguro: é fundamental para garantir o Duty of Care do colaborador e garantir a segurança da empregadora;
- taxas: licenciamento do veículo precisa entrar na conta, pois no dia a dia estará sendo usado em prol da empresa mais do que do funcionário;
- manutenção: como o uso constante de um bem acelera a sua depreciação e exige manutenções, estas duas também precisam ser contempladas.
Lembramos que caso seja optado pelo reembolso e não pelo vale-combustível, os devidos comprovantes de despesas devem ser apresentados.
Como melhorar a gestão das despesas que envolvem o trabalho com veículo próprio?
A gestão dessas despesas pode ser uma grande dor de cabeça para alguns gestores. Entretanto, independente da modalidade escolhida para custear as despesas, a ExpenseOn tem a solução.
No caso do uso de aplicativos como Uber, 99 corporativo e Cabify, nós oferecemos uma plataforma unificada que permite o gerenciamento de todos os aplicativos.
Caso contratada e contratante optem pelo vale-combustível, há a funcionalidade de Cartão Corporativo, que permite centralizar todos os lançamentos em um único lugar. Isso facilita o faturamento e planejamento do orçamento.
Por último, há o Reembolso por Quilometragem, ferramenta que permite a definição de uma taxa fixa por km rodado e integra o GPS, gerando a quilometragem rodada automaticamente.
Falamos somente de duas soluções ExpenseOn que ajudam o seu dia a dia na gestão de despesas. A sua empresa não pode correr o risco de violar uma lei, seus colaboradores merecem facilidade e os gestores precisam de um dia a dia otimizado.
As planilhas ajudam bastante, mas a tecnologia leva eficiência para a rotina. Nós transformamos o seu jeito de gerir finanças com praticidade e facilidade. Está pronto para abraçar a mudança?
