5 vantagens da tecnologia no reembolso de despesas para funcionários

gestora conferindo documentos junto com um software de reembolso de despesas para funcionários

O reembolso de despesas para funcionários é muito comum para empresas que contam com colaboradores indo e vindo para visitas a clientes, reuniões e até viagens corporativas. No entanto, não é tão simples quanto parece quando pensamos em companhias com dezenas ou até centenas de colaboradores.

Controlar notas fiscais e informações sobre os gastos, gerenciar verbas e solicitações de adiantamento de despesas, entre diversas outras tarefas, se torna bem desafiador em um cenário como esse. Por isso, é preciso muita atenção para lidar com tudo isso, manter o processo de reembolsos alinhado e evitar falhas.

Mas como alcançar esse tão sonhado objetivo? O primeiro passo é usar a tecnologia como facilitadora de tudo o que envolve o ressarcimento de gastos aos funcionários.

Se a sua empresa ainda não conta com um software de reembolso, saiba que provavelmente está perdendo muito tempo e, provavelmente, deixando dinheiro na mesa.

Todos os dias, o tempo que gestores e analistas perdem com tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas é significativo. Imagine esse cenário ao longo de um ano inteiro na empresa: quanto tempo poderia ter sido dedicado a resoluções estratégicas e otimizações que rendessem maior economia aos cofres da organização?

Bom, você já deve estar imaginando a resposta.

Logo, agora deve estar querendo entender como a tecnologia realmente pode te ajudar a tornar o reembolso de despesas para funcionários mais ágil e eficiente na sua empresa. Estamos aqui para te trazer essa resposta.

Abaixo, listamos 5 vantagens da tecnologia para transformar a maneira com a qual você faz reembolsos, facilitar a sua rotina e de todo o departamento financeiro. Acompanhe a leitura.

1. Digitalização de despesas

Quem nunca sofreu com notas fiscais e recibos se apagando provavelmente nunca fez um reembolso. A utilização do papel prejudica a agilidade e até coloca em risco a validade dos documentos, que podem se perder ou até mesmo apagar ao longo do tempo.

A digitalização de despesas corporativas acaba com esse tipo de problema. Com a possibilidade de escanear um recibo com o celular, o colaborador não precisa se desesperar ao perdê-la e o gestor pode ficar tranquilo com o armazenamento do arquivo em nuvem, diretamente na plataforma.

Além desses benefícios, vale ressaltar que essa funcionalidade beneficia uma cultura paperless, que ganha cada vez mais espaço entre as companhias.

2. Aplicativo para smartphone

Se a mobilidade é um benefício na digitalização de recibos, saiba que clientes ExpenseOn não se limitam apenas a um scanner no aplicativo. Nele, é possível configurar alertas automáticos para evitar que o colaborador exceda o teto de gastos e até mesmo possibilitar a solicitação de verba extra para o gestor.

A comunicação centralizada é um dos pontos fortes, evitando que haja troca de informações desse tipo por mensagens informais no WhatsApp ou mesmo a burocracia de enviar um e-mail.

Ao facilitar a rotina da gestão de despesas corporativas, é preciso entregar uma solução que realmente funcione pensada em todas as interações de quem realmente precisa: o colaborador e o gestor.

Quer saber mais? Baixe agora nosso material completo com 7 passos simples para melhorar os processos financeiros na sua empresa.

Infográfico - 7 passos simples para melhorar os processos financeiros da empresa.

3. Solicitações de adiantamento facilitada

Se a política da empresa permite, o adiantamento de despesas pode ser uma excelente forma de garantir o planejamento financeiro das viagens de negócios. Isso porque há uma previsão de quanto o funcionário irá gastar, e excedentes serão só em casos bem raros.

Com a tecnologia, esse processo também pode ser muito facilitado. Nosso workflow para alçadas de aprovação de despesas visa a segurança das informações e a personalização do sistema de reembolso de acordo com a necessidade da sua empresa.

O colaborador solicita o adiantamento de forma rápida, enquanto o responsável pela aprovação pode fazê-la diretamente na plataforma, que, por sua vez, comunica o financeiro para liberação da verba.

Chega de efetuar pagamentos duplicados ou precisar reunir informações de diferentes fontes para registrar cada pedido. A tecnologia pensada para atender as especificidades do reembolso é assertiva ao resolver as pequenas dores de cabeça que rondam todos os envolvidos.

4. Regras e política de reembolso de despesas para funcionários integradas

A política de reembolsos é fundamental para garantir que todos sigam as boas práticas previstas pela companhia. Dessa forma, tê-la integrada via tecnologia faz com que se torne ainda mais fácil consultar para tirar dúvidas sobre as regras e procedimentos de ressarcimento.

A integração faz com que os colaboradores possam acessar a política da empresa a qualquer momento, além de permitir a criação de regras automatizadas que vão agilizar os processos e assegurar que não haja erro humano nas aprovações de gastos.

Nesse caso, você pode permitir ou recusar solicitações de acordo com o pedido. Temos ainda os alertas que informam aos colaboradores quando uma regra não está sendo seguida na prestação de contas ou ainda para lembrar porque um tipo de solicitação não é aceita e evita atritos sem necessidade.

Ainda não tem uma política de reembolsos definida? Não se preocupe. Baixe nosso modelo gratuito, personalize de acordo com as especificações da sua companhia e coloque em prática agora mesmo.

Modelo Política de Reembolso

5. Integração contábil e ERP

Se a tecnologia veio para facilitar as rotinas, trabalhar com diferentes plataformas também pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Exportar arquivos e enviar registros de um software para o outro acaba se tornando mais uma tarefa repetitiva, indo na contramão da praticidade oferecida pelos softwares.

Por isso, a ExpenseOn oferece uma integração direta com sistemas contábeis e de ERP. Com isso, é possível fazer lançamentos automáticos de acordo com os gastos registrados no app, assegurando que você não precise mais perder tempo registrando duas informações iguais em sistemas diferentes.

Assim, conseguimos entregar mais eficiência e um menor risco de erros humanos. Além disso, você tem maior controle sobre os reembolsos de despesas para funcionários, fortalecendo a política de compliance e levando a uma gestão financeira mais transparente.

Quer saber mais sobre como as funcionalidades da ExpenseOn podem te ajudar a transformar sua gestão de despesas?

Solicite uma demonstração gratuita e conheça tudo o que a nossa plataforma pode oferecer para revolucionar o financeiro da sua empresa.

O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".
ExpenseOn Help Chat
Enviar via WhatsApp