Como administrar a solicitação de reembolsos de despesas na empresa?

gestor analisando solicitação de reembolso de despesas com cartão de crédito corporativo

As solicitações de reembolso de despesas na sua empresa costumam tirar o seu sono? Pois saiba que uma má administração desse recurso pode criar problemas bem grandes para a sua gestão financeira.

Isso porque é necessário que os processos estejam bem alinhados e o controle do departamento financeiro seja rigoroso. Caso contrário, o risco de fraudes ou erros operacionais certamente impactarão o negócio.

As empresas que precisam gerenciar saídas recorrentes de colaboradores, seja para pequenas reuniões externas ou viagens corporativas, devem dar a devida importância para a solicitação de reembolso para não desperdiçar recursos.

Mas como administrar as solicitações de reembolso da melhor forma possível? Ao longo deste conteúdo, vamos trazer dicas práticas e cuidados para te ajudar nessa missão. Acompanhe a leitura.

Como gerenciar as solicitações de reembolso de despesas?

De forma geral, o reembolso de despesas só ocorre mediante a apresentação de comprovantes e os devidos documentos para os gestores ou ao departamento de contabilidade.

Sendo assim, o processo de solicitação pode ser demorado e ocupar muito tempo do departamento financeiro. Se aliar à tecnologia pode ajudar a desafogar o setor e deixar as coisas mais fluidas.

Imagine ter que juntar todas as notas fiscais e comprovantes, tendo que conferir um por um, analisar quais despesas são e não são reembolsáveis e só depois começar o ressarcimento.

Quando há um alto volume de solicitações ou não há uma pessoa dedicada a essa função, isso pode acabar tomando tempo e aumentando o desgaste do profissional com tarefas repetitivas que poderiam ser realizadas por um software de reembolso.

Além da tecnologia, algumas práticas são indispensáveis para administrar as solicitações de forma eficiente. São elas:

  • uma política de reembolsos bem definida;
  • solicitações padronizadas;
  • pedidos de reembolso centralizados;
  • automatização de processos;
  • comunicação entre os setores.

Uma política de reembolsos bem definida

A primeira coisa a se fazer é ter uma política clara e bem definida. Deixe bem claro, para que todos saibam as regras, e veja os benefícios, tanto para o financeiro da empresa quanto para os colaboradores que solicitam o ressarcimento. 

Assim, fica mais fácil de os colaboradores solicitantes entenderem o que é e o que não é reembolsável, além de informações que, possivelmente, seriam questionadas ao financeiro.

São comuns perguntas como “quanto tempo vai demorar até o ressarcimento?” ou “como proceder para a prestação de contas?”. Uma política bem estruturada facilita todo o processo e agiliza as respostas para que haja sinergia entre os dois lados.

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Solicitações padronizadas

Para o processo começar é preciso que as informações sejam repassadas para os responsáveis. Se ocorrer algum erro durante essa parte, será necessário recomeçá-lo e reenviar os dados, gerando mais demora e ineficiência.

Para que isso não comprometa o tempo útil do seu time, o ideal é elaborar um documento padronizado para a solicitação de reembolso, com todas as informações necessárias a serem preenchidas.

Você pode baixar nosso modelo gratuito de Relatório de Despesas de Viagem Corporativa a começar a utilizá-lo agora mesmo.

Pedidos de reembolso centralizados

Quando há um alto volume de solicitações, a desorganização pode atrapalhar todo o processo. Por isso, a utilização de um software especializado ajuda a centralizar as informações, documentos e dados que serão utilizados para os reembolsos.

Imagine acessar todos os recibos e relatórios em um único local, com armazenamento em nuvem, seja do seu computador ou do smartphone. Isso é possível com a ExpenseOn.

Automatização de processos repetitivos

Depois que um processo já está bem definido, mapeado e a forma de realizá-lo padronizada, alguns deles podem se tornar repetitivos, consumindo um tempo muito precioso dos seus colaboradores, que poderiam estar se concentrando em atividades mais críticas e essenciais.

Nessas horas, contar com uma ferramenta para automatizar esses processos faz toda a diferença. Os procedimentos manuais são substituídos por processos automatizados e todos ganham tempo.

Comunicação entre os setores

O processo otimizado envolve a comunicação entre os diferentes departamentos da empresa. O colaborador que tiver dúvidas em relação a alguma informação pode precisar do RH ou do departamento financeiro para poder dar continuidade ao processo.

Ao ter uma comunicação eficiente, toda a organização sai ganhando, já que não há como alegar que faltou informações sobre determinado assunto.

Otimizando processos com a ExpenseOn

Quando você usa a ExpenseOn para otimizar seus processos, a rotina financeira do seu negócio se torna muito mais fluida.

A funcionalidade de digitalização de despesas que nós temos evita que seus colaboradores percam comprovantes e permite que os gestores chequem tudo em tempo real, assim que são subidas na nuvem.

Com o relatório de despesas você emite relatórios com apenas um clique e tudo é organizado automaticamente pelo sistema.

Com a integração contábil e ERP você tem todas as suas informações em um único lugar, além de ter lançamentos automatizados

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