Erros no reembolso de despesas corporativas: 5 dicas para resolver

falhas no processo de reembolso

Os erros no processo de reembolso das empresas podem causar sérios problemas aos gestores financeiros e prejuízo ao caixa da empresa.

Não fazer a contabilização e declaração dos gastos corretamente significa uma tributação maior. Ou seja, custos que poderiam ter sido evitados se tornaram gastos reais. Isso retira da empresa uma verba que poderia ser utilizada em outro setor.

Os colaboradores registram custos externos com viagens a trabalho e reuniões. De outro lado, o departamento financeiro analisa e os ressarce de acordo com a política interna de reembolsos da companhia.

Mas e quando esse processo de reembolso de despesas não sai como o esperado? É hora de encontrar e solucionar os erros.

A falta de definições claras na política de reembolso, um déficit de comunicação entre o colaborador e o departamento financeiro, além de falhas na contabilização dos gastos estão entre os erros mais reclamados dentro das empresas.

Isso mostra que, quando não há a organização correta, o reembolso de despesas corporativas pode gerar muitas dores de cabeça.

Por isso, identificar e reverter erros no processo é uma tarefa mais do que necessária.

Antes de encontrar essas falhas, porém, é importante saber o que procurar.

Para identificar erros no processo de reembolso é preciso revisá-lo do início ao fim. Todas as etapas necessárias são importantes e não podem ser ignoradas nessa análise. Desde as definições da política de reembolsos, o processo em teoria e a prática da rotina precisam de maior atenção para evitar erros.

Separamos abaixo 5 dicas para te ajudar a reduzir as chances de erros no reembolso de despesas corporativas.

1. Revise a política de reembolsos de despesas da empresa

Nesta primeira etapa, uma pergunta precisa ser respondida por ambas as partes: gestor e colaborador.

Está claro o que é e o que não é reembolsável?

Gastos comuns como alimentação, transporte e hospedagem normalmente estão dentro da política de reembolsos. O artigo 457 da Consolidação das Leis do Trabalho, com o Decreto Lei nº 5452/43 determina isso.

Para outros, no entanto, é preciso consultar a política interna. Consumo de bebidas alcoólicas durante refeições e gastos com entretenimento, por exemplo, precisam ser discutidos.

Lembre-se de que a empresa não é obrigada a lidar com custos que não têm relação direta com o objetivo da viagem ou reunião externa. Leia mais sobre como criar uma política de viagens corporativas.

Ao falarmos sobre os gastos, não podemos deixar de lado o bom senso na hora de gastar o dinheiro da empresa.

Um claro exemplo é a escolha de onde o colaborador irá fazer suas refeições. Ele precisa ter em mente que não pode gastar mais utilizando o pensamento de que “a empresa está pagando, então eu posso desperdiçar”.

Manter uma boa comunicação com os colaboradores ajuda neste quesito. Deixe claro que é preciso buscar opções viáveis e custos adequados para não elevar muito o custo com a viagem, que já é alto para a empresa.

Por isso, ter diretrizes bem definidas na política de reembolso é o primeiro passo para evitar erros ao longo de todo o processo.

2. Organize o processo de reembolsos de despesas

Com as diretrizes da política de reembolsos resolvidas, o segundo passo é analisar a fundo o processo e organizá-lo. Antes de uma viagem corporativa, o colaborador recebe alguma orientação? O que ele precisa registrar? Como esse registro é feito? É necessário guardar os comprovantes? Há uma data de entrega definida para os comprovantes e registros?

Ao responder a essas perguntas – e também fazê-las aos colaboradores que participam –, você poderá identificar se o processo está claro a todos os envolvidos.

Com a análise pronta, chega o momento de organizar e, se necessário, reestruturar o seu processo.

Crie um manual que descreva, passo a passo, como funcionará o reembolso de despesas na empresa. O que o gestor precisa receber para fazer o reembolso? E o que o colaborador precisa entregar para ser ressarcido? Essas são etapas fundamentais deste documento.

Não se esqueça de definir casos relacionados aos adiantamentos de valores para despesas em viagens. Muitas vezes, o colaborador pode acabar solicitando para não se comprometer financeiramente.

Uma ferramenta automatizada como a ExpenseOn garante maior transparência em relação aos gastos. Você pode acompanhar todo o consumo do colaborador com o valor estipulado durante a viagem.

De outro lado, também há mais controle. Assegure que todos os gastos estejam dentro da política e que o funcionário só possa solicitar uma nova quantia após prestar contas de 100% do valor pedido anteriormente.

Outros recursos tecnológicos também ajudam a tornar o processo de reembolsos da sua empresa ainda mais eficiente.

Funcionalidades como a digitalização de comprovantes em um aplicativo para smartphone, como a presente em nossa ferramenta ExpenseOn, são ótimas aliadas para um maior controle, transparência e segurança.

Uma vez que todos têm ciência e estão de acordo com o processo, as chances de erros são reduzidas drasticamente. Isso, porém, não afasta totalmente a possibilidade de falhas.

3. Analise os resultados das ações

Ao revisar a política de reembolsos de despesas e organizar o processo, as chances de erros serão reduzidas. Para se certificar disso, no entanto, você precisa analisar os resultados das ações citadas acima e realizadas em sua empresa.

Uma menor recorrência de reclamações sobre o processo e um maior alinhamento entre os colaboradores são duas métricas que você deve acompanhar.

Mantenha contato frequente com os funcionários e você saberá se eles estão de acordo com as diretrizes e as seguindo corretamente. Se tudo estiver correndo bem, eles ainda poderão ajudar com opiniões e avaliações para criar melhorias no processo.

4. Pratique revisões e faça testes no processo de reembolso de despesas

Mesmo com uma política alinhada e um processo que todos têm total conhecimento, ainda é necessário ficar atento ao andamento dos reembolsos. O que deu certo hoje pode não funcionar amanhã.

Devido a fatores como o turnover de colaboradores e atualizações na política interna, dentre outros, o departamento financeiro deve ficar sempre atento à situação.

Ouvir todos os envolvidos no processo de reembolsos significa certificar-se de que as chances de erros sejam reduzidas ao máximo.

Os testes são interessantes para validar ideias e soluções que venham a surgir. Neste caso, em vez de mudar todo o processo para tentar uma nova solução, faça testes. Aos poucos, eles mostrarão resultados, e a solução poderá ser aplicada em várias outras situações.

5. Invista em tecnologia para facilitar os reembolsos

A implementação de tecnologias para otimizar a rotina, tanto do gestor quanto do colaborador, também precisa ser colocada em pauta.

Nós, da ExpenseOn, oferecemos a solução mais completa e inteligente de gerenciar os reembolsos de despesas corporativas.

Nossa ferramenta garante mais organização e eficiência ao departamento financeiro. Ainda facilita o dia a dia do colaborador que busca por funcionalidades que possam ajudá-lo.

Gestão de adiantamento, cálculo automático de quilometragem para viagens, alertas e regras de despesas, emissão de relatórios e até armazenamento de arquivos em nuvem são apenas algumas das funções disponíveis na ExpenseOn para facilitar o processo de reembolso de despesas corporativas na sua empresa.

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