Entenda como contabilizar o reembolso do vale transporte

gestor contabilizando o reembolso de vale transporte do colaborador

A contabilização do vale transporte é fundamental, pois se trata de um direito do trabalhador garantido por lei. Esse benefício visa possibilitar a locomoção de casa ao trabalho e vice-versa. O reembolso do vale transporte, por sua vez, pode ser visto de duas formas: sob a ótica do colaborador ou da organização.

Sob a perspectiva da empresa, trata-se do valor ressarcido pelo custeio do deslocamento para o trabalho. Já para o funcionário, diz respeito aos gastos com meios de transporte que não estavam contemplados no valor do vale.

O vale transporte é dividido entre empresa e empregado. Assim, a organização pode descontar até 6% do salário base para essa finalidade, mas tem que arcar com o restante. Abater de forma incorreta é contrário à lei e pode gerar problemas trabalhistas.

Por esse motivo é preciso saber o que diz a legislação sobre o assunto e qual a forma correta de fazer os cálculos. Só assim os problemas são contornados e a gestão é feita com eficiência.

Pensando nisso, trouxemos 4 maneiras diferentes de fazer a contabilização do vale-transporte, em situações distintas, para que você não erre mais. Além de 3 dicas extras no final do artigo, confira!

O que diz a lei sobre o vale-transporte?

A Lei nº 7.418/85 é a que rege a questão do vale transporte, existindo desde 1985. Em um primeiro momento, estipulava que o benefício era opcional às empresas, mas 2 anos depois sofreu uma alteração que definiu ser obrigatório.

Ela define que este valor deve ser concedido antecipadamente e não tem natureza salarial. Ou seja, não incorpora remuneração e nem é uma reposição.

Trata-se de uma antecipação que visa custear as despesas de deslocamento do trabalhador fixo ou temporário, seja por meio de transporte coletivo público intermunicipal ou interestadual.

Tudo aquilo que for adiantado como vale-transporte não pode ser descontado do salário, salvo algumas exceções, sendo elas envolvidas com o não comparecimento por:

  • motivo particular;
  • atestado médico;
  • férias;
  • compensação ou banco de horas;
  • licenças remuneradas ou não remuneradas.

Quais os deveres da empresa e do colaborador?

O empregado tem o direito de receber o benefício e a empresa o de descontar 6%, mas o cálculo deve ser feito corretamente de forma que todo o percurso esteja coberto pelo vale transporte.

A obrigação que o funcionário tem se trata mais de uma boa prática. Como o cálculo é feito com base na distância e quantidade de transportes usados, as mudanças de endereço precisam ser notificadas.

Seja porque vai precisar de menos passagens, diminuindo o vale, ou porque vai precisar de mais, aumentando-a. Isso possibilita que recursos não sejam desperdiçados e que o trabalhador tenha seu direito sempre garantido.

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Como contabilizar o reembolso do vale transporte?

Conforme apontamos anteriormente, o reembolso do vale transporte pode ser observado a partir de dois pontos de vista: o da empresa e o do funcionário. Existem formas de otimizar os processos pela automatização de algumas questões financeiras, como o lançamento.

De qualquer forma, vamos separar nestes dois pontos de vista para facilitar o entendimento, confira!

Para a empresa

Quando estamos falando da companhia, o reembolso do vale transporte diz respeito àqueles 6% que ela pode descontar do salário do funcionário para o custeio. Para fazer isso, no entanto, é preciso deduzir do total de despesas realizadas em um período.

Mesmo assim, é preciso um lançamento a crédito nas contas que receberão os valores desse benefício, pois uma boa prática é que o vale transporte não seja contabilizado no mês da compra, mas de seu uso, pois tem natureza credora.

No reembolso que contempla a empresa, a contabilização, e por consequência o reembolso, acontece em 4 etapas:

  • compra;
  • distribuição;
  • lançamento;
  • reembolso.

Sendo assim, imagine que uma organização tem 50 funcionários que vão todos os dias trabalhar presencialmente e disponibilizou o vale para 22 dias, totalizando 1.100 passagens. Vamos supor que todos os funcionários só usam um transporte para ir e voltar, então seriam 2.200 viagens.

Cada deslocamento custa R$4,40 em São Paulo, o que resultaria em R$9.680,00 para cobrir o benefício de todos os colaboradores. Feita a compra dos passes, é hora de distribuí-los aos trabalhadores.

Na distribuição, não se esqueça de sua natureza credora. Com tudo feito corretamente é hora de começar o lançamento das despesas e fazer o cálculo dos 6%. Ele pode ser descontado, ou seja, o dinheiro que volta para a instituição, configura reembolso.

Um dos princípios da contabilidade é a competência, que ressalta a importância de registrar o fato gerador no momento da operação. Este registro é de grande importância para o controle e manutenção da saúde do negócio.

Quando feito, são usados siglas para facilitar a visualização e acusar de forma simples o qu se trata, as siglas são:

  • D: devedor
  • C: credor
  • PC: passivo circulante
  • AC: ativo circulante
  • CR: conta de resultado

 Como há inúmeras formas de fazer esse lançamento, disponibilizaremos aqui uma:

Na aquisição do vale transporte ou dinheiro antecipado ao funcionário.

  • D vale transporte (PC) 
  • C caixa ou banco (AC)

Na contabilização do desconto na folha de pagamento

  • D salários e ordenados a pagar (PC)
  • C vale transporte (PC)

Na existência de diferença de saldo, na qual o valor da aquisição de passe maior que desconto em folha

  • D vale transporte (CR)
  • C vale transporte (PC)

Para o funcionário

Seja em um feriado ou folga, se o colaborador trabalhar, ele precisa ser ressarcido. Como o dinheiro do vale é calculado para cobrir exatamente os dias trabalhados, faltaria verba, já que o valor não estaria previsto inicialmente. Logo, será necessário aplicar o reembolso de vale transporte, como qualquer reembolso de despesas.Mesmo assim, o reembolso de vale transporte acontece como todo reembolso de despesas.

Para que ele possa receber a restituição do vale é necessário apresentar os comprovantes, mas é possível fazê-lo de três formas. Uma é semelhante ao adiantamento de despesas e as outras ao reembolso comum. As possibilidades são:

  • reembolsar no dia;
  • acrescentar os créditos extras do vale quando creditar os próximos;
  • Pagar os vales integralmente na folha de pagamento.

Para fazer o registro do reembolso do vale transporte, faça o seguinte:

  • Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (PC)
  • Disponíveis – Caixa/Bancos (AC)

Como calcular o vale transporte?

O valor do vale é calculado com base na quantidade e preço das passagens, por isso é tão importante que o funcionário avise aos gestores quando trocar de endereço. Com o desconto dos 6% o cálculo do benefício ficaria assim:

  • se ele recebe R$3000,00, mas pega 2 transportes para ir e voltar, gastando um total de R$352,00;
  • Multiplique o salário do trabalhador por 0,06 para saber o máximo que pode ser descontado, que seria R$180,00;
  • Subtraindo do valor total das passagens, a empresa deverá custear R$172,00.

3 dicas para melhorar a gestão do vale transporte

O sonho de todo gestor é otimizar os processos e reduzir custos, mas nem sempre é fácil atingir isso. A melhor forma melhorar os processos financeiros hoje é se aliando à tecnologia, que automatiza processos e desburocratiza muitas situações.

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Evite usar dinheiro em espécie

Se o colaborador precisar usar o transporte público fora das viagens já estipuladas, ele precisará ser reembolsado. O ideal é que ele use o próprio bilhete único e seja restituído no próximo mês.

Usar dinheiro em espécie não é a melhor opção, pois o controle é mais difícil e o reembolso mais trabalhoso. Não é o processo mais complicado, mas existem formas mais rápidas de lidar com a situação.

Use um cartão corporativo

Uma forma de melhorar essa gestão é fazer uso de um cartão corporativo. Em São Paulo, por exemplo, as recargas de bilhetes são todas feitas em máquinas. Para isso, basta inserir o cartão na máquina.

Com um cartão corporativo, fica mais fácil gerir o benefício e seu reembolso, já que o gestor disponibiliza o valor direto nele.

Além disso, cidades como São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba, Porto Alegre e Salvador têm planos para permitir a compra de passagens direto no cartão.

O pagamento ocorrerá por meio de aproximação e quando isso acontecer, se ganha ainda mais facilidade e praticidade no dia a dia.

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