Reembolso de despesas: o que é, como fazer e tudo o que você precisa saber sobre o assunto

gestor financeiro calculando reembolso de despesas para funcionários com calculadora

Fazer a gestão de reembolso de despesas corporativas é algo que toda empresa precisará fazer, mais cedo ou mais tarde. Esse ressarcimento consiste em devolver valores, de maneira justa, que foram gastos pelo colaborador com seu próprio dinheiro durante o trabalho.

Os gastos corporativos acontecem, principalmente, para instituições que contam com funcionários visitando clientes e em reuniões para fechar novos negócios, como times de vendedores externos, e que possuem despesas com hospedagem, deslocamento e alimentação.

Pode parecer simples, mas trata-se de um assunto muito delicado. Quando há um alto volume de reembolsos, gestores financeiros e analistas precisam se atentar aos detalhes para que não haja falhas ou fraudes.

Caso contrário, o prejuízo para o caixa da companhia pode causar sérios problemas para a gestão financeira.

Ao longo deste conteúdo, traremos informações e dicas valiosas para te ajudar a entender tudo sobre o reembolso de despesas corporativas. Acompanhe a leitura.

O que é reembolso de despesas corporativas?

É um processo do departamento financeiro em que a empresa ressarce o colaborador que teve algum gasto corporativo. Após ter feito a despesa diretamente ligada ao trabalho, ele comprova por meio de notas e recibos fiscais para, enfim, ser reembolsado pela companhia.

Organizações que já contam com plataformas ou sistemas de reembolso corporativo, muitas vezes, não precisam nem que os funcionários guardem os comprovantes. A ExpenseOn, por exemplo, oferece a funcionalidade de digitalização de recibos para tornar tudo ainda mais fácil.

As despesas corporativas são referentes a gastos durante atividades externas do colaborador.

Seja em uma viagem a trabalho ou mesmo em uma reunião externa, alguns gastos podem ser necessários para que o colaborador desempenhe sua função. Podemos exemplificar com:

  • alimentação;
  • hospedagem;
  • transporte;
  • internet, telefone e outro tipo de comunicação;
  • entre outros.

A definição de qual tipo de gasto é, ou não, reembolsável passa por uma boa política de reembolso de despesas. Este documento é muito importante para que todos estejam cientes sobre o que poderá e o que não poderá ser ressarcido pela empresa.

Modelo Política de Reembolso

Reembolso de despesas na CLT: como funciona?

Depois da reforma trabalhista, que entrou em vigor em 13 de novembro de 2017, o reembolso empresarial ficou mais flexível.

Antes que a viagem aconteça, instituição e colaborador precisam definir como será feita a indenização.

A forma como o ressarcimento será feito é estabelecido por meio da política de reembolsos com viagens corporativas, mas como pode ser feito?

  • O colaborador pode juntar os comprovantes de gastos durante a viagem e apresentá-los para o responsável financeiro ao pedir o reembolso;
  • A organização pode estabelecer, previamente, uma verba fixa diária, fazendo um adiantamento de despesas;
  • Pode ocorrer de forma mista, sendo que, assim, são adiantados os valores de transporte e hospedagem e, após o gasto, o reembolso referente a alimentação, e outros tipos, será feito mediante os comprovantes.

Lembre-se que despesas corporativas não têm incidência de impostos ou taxas. Ou seja, não compõem o salário. Isso acontece porque a legislação trabalhista entende que este pagamento tem natureza indenizatória e não salarial.

Logo, reembolso de despesas e tributação não aparecem na mesma frase.

Este cenário só muda quando os valores recebidos pelas diárias de viagem excederem 50% do salário do empregado.

A reforma trabalhista fala sobre o reembolso de despesas para funcionários e duas questões merecem destaque:

  • atividade em home office;
  • despesas com atividades do trabalho.

Atividade em home office

Nesse caso, não envolve somente reembolso de despesas. Por este motivo, inclusive, surgiu a ajuda de custo home office. Ela incrementa, também, as despesas de infraestrutura e equipamentos por um acordo entre funcionário e empresa.

Despesas com atividades do trabalho

A nova lei deixou claro que as despesas que os colaboradores tiveram ao desempenhar suas funções de trabalho precisam ser ressarcidas.

Os responsáveis financeiros, por sua vez, ao realizar o reembolso, devem se lembrar de que não podem integrar ao salário ou encargos trabalhistas. Tudo isso, é claro, mediante a comprovação dos gastos.

Como fazer o reembolso de despesas?

Há diferentes formas de se fazer o ressarcimento de despesas. É importante que o gestor entenda a realidade da sua companhia e como realizar essa tarefa da melhor maneira, tanto para o contratante quanto para o colaborador.

Independentemente da maneira, saiba que há duas modalidades que não podem ser evitadas: o processo manual e o automatizado.

Tudo depende do volume de reembolsos, mas já podemos adiantar que a forma automatizada vai garantir muito mais segurança à companhia e facilidade ao funcionário viajante.

Processo manual

A forma mais comum de fazer isso é com planilhas de Excel tradicionais. O grande problema, aqui, é o risco de erro humano no processo. 

No processo manual, os colaboradores fazem o registro de todos os gastos que tiveram e anexam as notas ou comprovantes equivalentes. Feito isso, o departamento financeiro verifica e analisa todas as informações para efetuar o reembolso.

Pense, o que acontece se for lançada uma nota ilegível ou se um comprovante não for anexado? Além do transtorno que os erros podem gerar, há perda de tempo, o que pode gerar mais problemas e a insatisfação dos funcionários.

Além disso, caso haja uma simples falha de digitação ou preenchimento das planilhas, o colaborador pode ser ressarcido de maneira errada. Isso, com certeza, causará dores de cabeça para o gestor no futuro.

Processo automatizado

Como você viu, o processo manual está sujeito a muitos erros e é bastante vulnerável. Por isso, muitas organizações optam por softwares de reembolso para tornar a operação mais segura, ágil e simplificada.

Este recurso permite que tudo seja feito com muito mais agilidade, além de possibilitar que o gestor tenha fácil acesso a todos os gastos em tempo real, enquanto o colaborador pode fazer a solicitação de reembolso de despesas para funcionários de forma descomplicada.

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Como reembolsar uma despesa?

Depois de saber o que é e quais são os processos possíveis para realizar um reembolso, vamos deixar um passo a passo muito simples aqui de como reembolsar uma despesa.

Confira abaixo.

1. Defina se a despesa é reembolsável

Antes de fazer o ressarcimento, a instituição precisa ter uma referência do que é e não é reembolsável.

É possível fazer uma lista com isso e disponibilizá-la aos colaboradores viajantes, mas o ideal é que faça parte da política de reembolsos.

2. Faça os lançamentos em conta de passivos

A verba de reembolso é lançada na conta de passivos, primeiro, porque o gasto acontece e só depois é reembolsado.

3. Exija comprovantes fiscais

Para que o reembolso aconteça, é preciso que o gasto seja comprovado. É importante lembrar que assim que a nota fiscal ou recibo chegar às mãos do responsável financeiro, ela deverá ser analisada, registrada e guardada para consultas futuras.

4. Elabore um recibo de reembolso

Por se tratar de um processo financeiro, recomendamos a utilização de um recibo de reembolso. É uma boa forma de controle e, uma vez assinado pelo funcionário, servirá para comprovar que o valor foi entregue a ele.

Como melhorar o processo de reembolso de despesas corporativas

Controlar as despesas e gastos da organização não precisa ser difícil. Por isso, milhares de empresas já confiam na ExpenseOn para otimizar processos e tornar a gestão financeira corporativa muito mais eficiente.

Seja no reembolso de despesas após uma viagem corporativa ou mesmo gerenciar os gastos com cartão corporativo, nossa plataforma facilita a vida dos profissionais financeiros dentro das companhias.

A nossa funcionalidade de cartão de crédito reúne despesas diversas que o colaborador tem ao desempenhar sua função.

Usar esses cartões descomplica todo o processo de faturamento de despesas como deslocamento, alimentação, viagens e gastos com fornecedores.

A funcionalidade de digitalização de despesas corporativas permite que o gestor veja todos os gastos assim que eles são digitalizados, enquanto o colaborador não precisa se preocupar em perder os comprovantes.

Ao centralizar todos os seus lançamentos dos cartões na nossa plataforma, é possível acompanhar de perto os gastos, ter uma visão mais ampla sobre as despesas e planejar melhor o orçamento a partir desses dados.

Com as soluções da ExpenseOn, você:

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