Como calcular o reembolso de despesas pela CLT

O reembolso de despesas é uma realidade em grande parte das empresas pelo Brasil. Por isso, a prática de ressarcir o funcionário depois dos gastos em uma viagem corporativa ou reunião externa conta até com um artigo próprio na CLT para regulamentar essa atividade.

Ao reembolsar despesas como hospedagem, alimentação, transporte ou até mesmo quilômetro rodado – quando o colaborador viaja com carro próprio –, o gestor financeiro precisa conhecer a legislação para não gerar problemas posteriores à organização.

O que deve ser reembolsado? Como calcular? Qual o prazo para ressarcir o funcionário? Isso impacta nos contratos de trabalho?

Essas são apenas algumas das perguntas que você deve estar se fazendo. Pensando nisso, preparamos esse conteúdo justamente para trazer respostas e esclarecer o que a CLT determina para o reembolso de despesas corporativas.

Isso porque, cada vez mais, as companhias têm investido na aproximação com o cliente. Ou seja, há mais mais visitas para fechamentos de negócio, negociações e até por puro networking.

É claro que, no atual cenário de pandemia, esse panorama foi reduzido. Em vez de ressarcir, o financeiro tem se organizado para garantir ajuda de custo home office.

No entanto, em breve, os funcionários voltarão a viajar, e os gestores precisarão ter uma boa política de reembolso para viagens corporativas, visando assegurar a melhor organização possível.

O trabalho é intenso e cuidadoso, já que essa é uma tática financeira que está registrada na lei e deve ser realizada de forma correta. Caso contrário, a empresa pode sofrer multas e sanções.

O que diz a CLT sobre reembolso de despesas

A reforma trabalhista de 2017 implementou novas regras referentes ao reembolso de despesas para viagens corporativas.

As diretrizes que se referem à prática do ressarcimento ao colaborador foram reforçadas, deixando claro que as empresas devem reembolsá-los em todo e qualquer gasto necessário para a realização de seu trabalho.

O artigo 457 da CLT determina que “não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de 50% do salário recebido pelo empregado”. Antes, havia essa limitação.

Ou seja, os custos relacionados às diárias de viagem do funcionário precisam ser reembolsados de maneira integral, independentemente da comparação com a natureza salarial paga a ele.

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Por outro lado, essa medida auxilia ambas as partes. Protege o contratado e proporciona à contratante a possibilidade de dispor dos seus funcionários para viagens mais longas a negócios.

O processo de reembolsos só se torna viável se houver uma boa política interna. A prestação de contas precisa ser detalhista para não onerar a companhia de jeito algum, responsabilidade que cai justamente sobre os gestores financeiros.

Qual o prazo para reembolsos, segundo a CLT?

A CLT determina o ressarcimento de despesas em viagens corporativas como indenizatórias. Sendo assim, uma vez que não integram a remuneração mensal do colaborador, não precisam ser pagas junto ao salário.

Mesmo que não haja um prazo definido pela legislação, esse tipo de gasto precisará ser reembolsado em algum momento.

É importante que a política de reembolsos da companhia tenha essa diretriz bem explicada para não causar desconforto ou insatisfação em seus colaboradores.

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Como calcular o reembolso de despesas dentro da CLT?

O reembolso deve ser sempre realizado de acordo com os valores comprovados pelo funcionário. Assim, é proibido ressarci-lo com um valor maior ou menor do que o apresentado no momento da prestação de contas.

Caso haja algum caso assim na companhia, a mesma pode ser autuada.

Para evitar problemas, é importante que o setor financeiro seja extremamente organizado e competente.

O cálculo deve ser sempre feito com base no recolhimento de notas fiscais e recibos coletados pelo viajante.

Com a ExpenseOn, é possível digitalizar cada comprovante e mantê-los salvos dentro da plataforma, que conta com acesso e gerenciamento pela equipe financeira da sua empresa para garantir um controle integrado e muito mais seguro.

Contabilizar o valor a ser ressarcido será simples. Vale lembrar, no entanto, que a comprovação precisará ser validada de acordo com a política de reembolsos.

Essa etapa é importante, pois elimina riscos de fraude e fortalece o compliance financeiro, uma vez que há diretrizes bem definidas sobre o que é e o que não é reembolsável.

Como a tecnologia te ajuda a calcular o reembolso de despesas?

A otimização através de um sistema de gestão de reembolso é a alternativa ideal para potencializar todo o processo.

A ExpenseOn garante mais agilidade e segurança para a companhia. Os comprovantes são lançados no sistema em tempo real, evitando, assim, a perda de tempo com a compilação de planilhas e relatórios.

Tudo para facilitar a rotina, tanto dos gestores quanto dos funcionários.

Nossa ferramenta especializada para a gestão de despesas corporativas conta com funcionalidades que vão desde a digitalização de recibos e armazenamento em nuvem até controle de solicitações de adiantamento e relatórios automáticos.

Você ainda pode cadastrar regras e alertas que vão auxiliar funcionários em busca de ressarcimento.

Além de facilitar o registro e monitoramento, a ferramenta também assegura o cumprimento da política e também do compliance.

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