Como organizar o reembolso de despesa dos funcionários da melhor forma?

Organizar o reembolso de despesas corporativas é um processo complexo, mas comum nas empresas.

Controlar as informações, recibos e gastos de todos os colaboradores não é simples. Fatores como a quantidade de contratados e trabalho remoto, por exemplo, complicam ainda mais.

O gestor financeiro precisa estar atento a diversos aspectos para que a empresa não seja prejudicada. Os funcionários precisam ser ressarcidos da maneira correta e os custos precisam se manter em níveis aceitáveis.

A necessidade de organizar todo esse processo, então, faz com que o departamento financeiro busque por soluções.

É preciso encontrar uma alternativa que realmente ajude a tornar o reembolso de despesas uma tarefa mais simples e eficiente.

Anotações e recibos guardados em uma pasta? Planilhas no Excel? Aplicativos? A pergunta que todos buscam responder é: qual é a melhor forma de organizar o reembolso de despesas corporativas?

Sem a devida organização, a empresa pode sofrer com erros e fraudes. Isso resulta em gastos além do necessário e um impacto negativo direto no caixa. Esse fato realmente assombra os gestores financeiros.

Por isso, nesse texto iremos te mostrar a melhor forma de organizar os reembolsos de despesas na sua empresa.

Por que processos de reembolso 100% off-line são um problema?

Antes de mostrar a maneira mais eficiente de controle de reembolso de despesas, é necessário entender como a tecnologia pode te ajudar.

Investir em uma solução tecnológica otimiza o dia a dia do gestor. Mais do que isso, garante mais tempo para tarefas estratégicas que ajudam ainda mais a empresa a reduzir custos, melhorar sua gestão, entre outros benefícios.

A tecnologia é grande aliada do gestor que busca otimização operacional e financeira. Quando falamos de reembolso de despesas, trata-se de uma solução mais assertiva, estratégica e que entrega evolução constante de resultados.

De outro lado, ao fazer tarefas repetitivas e em larga escala, o ser humano fica suscetível a falhas. Isso acontece porque esse tipo de atividade se torna mecânica, afetando a atenção em muitos casos.

É neste momento que entra a automação de processos. Ela torna a equipe mais produtiva e motivada, ao mesmo tempo que a empresa terá custos menores e um controle muito mais amplo sobre todo o processo de reembolso.

Organização com ferramenta de gestão de reembolso de despesas

A maneira mais fácil de organizar o reembolso de despesas corporativas, sem dúvidas, é utilizando uma ferramenta feita para isso.

Além de automatizar etapas mais simples do processo, uma solução desse tipo reduz a possibilidade de erros e fraudes ao ressarcir os funcionários. Desde o colaborador, que solicita o reembolso, até os responsáveis financeiros, todos saem ganhando ao optar por uma ferramenta como a ExpenseOn.

Confira algumas funcionalidades que podem mudar completamente a rotina de reembolsos na empresa:

Digitalização de despesas

Esqueça as pilhas de comprovantes e mensagens dos colaboradores avisando que perderam o recibo de um almoço. A função de digitalização de despesas facilita o registro e armazenamento de cada despesa.

Essa funcionalidade consiste em tirar uma foto do recibo e guardá-la no banco de dados da empresa dentro da ferramenta ExpenseOn.

O funcionário pode fazer isso da maneira mais prática e rápida, pelo seu próprio smartphone, e registrar pelo aplicativo. A informação entra no sistema e fica visível para o financeiro, e o comprovante físico poderá ser descartado.

Aplicativo para para smartphone

Além de colaborar para uma gestão mais eficiente e transparente, a ExpenseOn ajuda a manter uma boa comunicação entre os colaboradores e o financeiro.

O aplicativo tem funcionalidades que facilitam no dia a dia dos dois lados: quem registra e quem reembolsa.

Registrar despesas, fazer solicitações de adiantamento, digitalizar recibos são soluções diretamente ligadas à rotina do funcionário.

Já para o gestor, reunir as informações necessárias em uma única ferramenta é o essencial para melhorar a organização. Você ainda ganha tempo, ao automatizar processos, para ser mais estratégico nas atividades diárias.

Ainda é possível disparar notificações e alertas, sempre com o objetivo de manter todos os funcionários alinhados com a empresa.

Solicitação de adiantamentos de despesas

Algumas empresas optam por liberar adiantamentos de custos para o colaborador. Assim, ele não precisa usar seu próprio dinheiro em gastos da empresa até que possa ser ressarcido.

Esse movimento, no entanto, não é tão simples quando falamos de um processo sem ajuda da tecnologia.

Com a ExpenseOn, é possível registrar a necessidade de cada colaborador e tratar da solicitação de adiantamentos de maneira mais fácil e rápida.

O funcionário pode fazer a solicitação de adiantamento direto no aplicativo e o gestor cuidará da aprovação.

Regras e política de reembolso

Essa função é a maior facilitadora da sua política de reembolso. É possível criar regras para os reembolsos e então permitir – ou não – determinada solicitação de acordo com o pedido automaticamente.

Os alertas servem para ajudar a entender o porquê de sua solicitação estar irregular perante a política de reembolso.

Integração contábil e ERP

Você já deve ter passado pela situação de, mesmo após o reembolso, ter que registrar manualmente cada transação em seu ERP, não é mesmo?

Com a integração da ExpenseOn, esse processo se torna automatizado. Com isso, o financeiro deixa de gastar tempo com tarefas repetitivas e passa a gastá-lo com o que realmente importa.

Sua empresa já investe em uma ferramenta de gestão de despesas corporativas? Como você pôde perceber ao longo do texto, há diversos benefícios ao contratar um serviço como esse.

Além dos citados acima, também vale destacar uma maior controle e eficiência para os reembolsos. Assim, também se fortalece o compliance e destaca-se uma gestão financeira mais transparente

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