Entenda em quais cenários um recibo vale como comprovante de pagamento, segundo a lei

calculadora e recibo como comprovante de pagamento

A rotina de reembolso de despesas na empresa pode gerar algumas dúvidas, tanto para o setor financeiro quanto para os colaboradores reembolsados. Uma dessas dúvidas está entre as mais comuns e também deve ser a sua: recibo vale como comprovante de pagamento?

O questionamento sobre a validade do recibo como comprovante pode ser feito em diversos cenários na prestação de contas.

Seja em um relatório de despesas após uma viagem corporativa ou mesmo no ressarcimento pelos gastos de um vendedor externo durante a visita a um cliente, saber a resposta para essa pergunta é fundamental.

No entanto, essa resposta não é tão simples como parece. Para resumir, podemos dizer que sim, o recibo pode ser aceito como comprovante, mas apenas quando atende os requisitos necessários de acordo com o regime tributário.

Para entender o porquê essa definição não é tão simples, é preciso compreender o que diz a lei sobre notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento. Vamos lá.

A diferença entre recibo e nota fiscal como comprovantes de pagamento

O comprovante de pagamento é um documento que tem como propósito provar que o dinheiro foi gasto ao adquirir algum bem ou usufruir de algum serviço prestado. Dessa forma, é usado pelos colaboradores ao solicitarem o reembolso de despesas.

Por outro lado, o recibo e a nota fiscal se enquadram como comprovantes de pagamento. A diferença entre os dois está na transferência de propriedade sobre o bem adquirido, que é atestada apenas na nota fiscal. O recibo, por sua vez, é um atestado de pagamento sobre o produto comprado ou serviço prestado.

Companhias que possuem uma políticas de viagens corporativas educam os colaboradores a guardarem notas fiscais e recibos para comprovar os gastos. Alimentação e transporte, por exemplo, só poderão ser reembolsadas se houver essa comprovação.

modelo de política de viagens corporatiavas

Muitas despesas comuns de viagens de negócios têm seu reembolso obrigatório por lei, mas sem algo que legitime o gasto para a empresa, a obrigatoriedade desaparece. Isso acontece porque, nesse documento, está detalhado o valor, o que foi comprado, de quem e outras informações essenciais para o controle.

Além de poder verificar a legitimidade com mais clareza, ajuda a evitar fraudes.

Quando o recibo é válido como comprovante?

A Lei 8.846/94 (Art. 1º) diz que deve-se emitir nota fiscal, recibo ou outros documentos equivalentes quando um produto é vendido ou serviço é prestado. A partir disso, entendemos que esses documentos são equivalentes.

Mesmo assim, nem sempre um recibo é válido como comprovante de pagamento nem servirá para pedir reembolso após viagens corporativas. Fora isso, para que o recibo seja aceito como comprovante ele precisa ser emitido em duas vias.

Além disso, para um recibo realmente comprovar algo, é preciso que ele tenha algumas informações essenciais:

  • data da transação;
  • valor;
  • forma de pagamento;
  • nome do fornecedor;
  • descrição do que foi comprado.

O recibo pode ser feito à mão?

Se não houver meios de fazer um recibo impresso, nesse caso, ele pode ser feito à mão, sim. O indispensável é que ele tenha todas as informações necessárias, esteja assinado e emitido em duas vias: uma para quem prestou o serviço e outra para quem contratou.

O que pode valer como comprovante de gastos?

Há diferentes tipos de documentos que podem ser aceitos como comprovante de gastos. Além do recibo e da nota fiscal, como mencionamos acima, ainda é possível que a empresa admita o reembolso com faturas de cartão de crédito ou até mesmo extratos bancários.

Ou seja, pode-se considerar que vale como comprovante:

  • notas fiscais impressas e digitalizadas;
  • recibos de pagamento;
  • extratos bancários;
  • faturas de cartão de crédito.

Assim, é importante que a política de reembolso da organização seja transparente e esteja à disposição para que todos os funcionários possam consultá-la quando houver dúvidas.

Ainda não tem uma política de reembolsos estruturada? Pois saiba que pode estar correndo sérios riscos financeiros e trabalhistas. Baixe agora nosso modelo gratuito e comece agora a montar o documento para a sua empresa.

Modelo Política de Reembolso

Como fazer um recibo de pagamento?

Nós apontamos para você quais são as informações necessárias para que recibos de pagamento sejam válidos, em prestação de serviços ou compra de produtos. Confira o passo a passo a seguir para não ter mais dúvidas.

  1. Dê um título ao documento para  quem pegá-lo em mãos já sabe do que se trata;
  2. descreva o recebimento: dessa forma fica claro quem está recebendo o que, de que forma recebeu, quando e pelo que;
  3. verifique os valores: o ideal é que esteja escrito em números seguido pela sua forma em extenso;
  4. deixe espaço para a assinatura: aqui quem está recebendo assina para comprovar que está ciente e de acordo com o pagamento.

A tecnologia como expoente de otimização para reembolso de despesas corporativas

A tecnologia é necessária para tornar os processos mais ágeis, já que muitas coisas podem ser automatizadas. Diversos problemas como a perda de recibos podem ficar no passado com um software de digitalização, por exemplo.

Com isso a ExpenseOn consegue te ajudar, nós oferecemos diversas ferramentas para que a gestão de reembolso de despesas da sua organização seja mais eficiente. Com a função de digitalização, seus colaboradores podem subir os documentos na nuvem, enquanto você acompanha em tempo real.

Dessa forma, você não precisa esperar que eles voltem de viagem para só então analisar e aprovar o reembolso. Tudo ganha muito mais agilidade e dinamismo, evitando também o sobrecarregamento dos responsáveis.

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