Qual a importância do processo de reembolso de despesas em uma empresa?

Organização de um processo de reembolso de despesas eficiente

Para manter a saúde financeira da sua organização, é importante que os processos sejam bem elaborados e sólidos. Isso evita desperdício de dinheiro e recursos colocados em lugares onde não há necessidade.

Quando falamos do processo de reembolso de despesas, essa importância se mostra ainda mais impactante.

Muitas empresas têm equipes que vão à rua com frequência, sejam vendedores externos, colaboradores que visitam clientes ou mesmo seja funcionários que precisam fazer a manutenção de algum equipamento.

Sem um processo bem definido, há grandes chances de a organização estar gastando dinheiro desnecessariamente.

O reembolso de despesas corporativas é obrigação legal, segundo o Art. 2º da CLT. Consiste basicamente no processo de devolução ou ressarcimento de gastos que um colaborador tem enquanto exerce suas atividades em nome da empresa.

Estes gastos geralmente estão relacionados a visitas a clientes, reuniões ou viagens corporativas. Os gastos comuns são o deslocamento ou transporte, alimentação, passagens aéreas e hospedagem.

Para que o representante seja ressarcido pela empresa, é necessário que ele documente todas as despesas durante a viagem.

Este processo é a prestação de contas que o colaborador deve fazer. Apresentar todos os comprovantes ao gestor responsável para que, depois, haja o ressarcimento.

Caso ele não comprove os gastos, a empresa não tem a obrigatoriedade de reembolsar.

Por vezes, esses comprovantes acabam se perdendo e a empresa não ressarce o funcionário. Isso gera desconforto e atrito, muitas vezes culminando em processos e outras situações desagradáveis.

É aí que entra a importância de um processo de reembolsos otimizado

Por que é preciso ter um processo de reembolso otimizado?

A otimização minimiza a chance de erros durante o processo e, consequentemente, diminui os prejuízos. Entre outras coisas, otimizar o reembolso de despesas na sua organização vai:

  • integrar os sistemas;
  • melhorar a comunicação;
  • tornar o procedimento mais transparente;
  • economizar dinheiro.

Integrar os sistemas

Não é bom que os setores funcionem como ilhas dentro da empresa. Com relatórios integrados e processos bem definidos, por exemplo, se tem uma visão muito mais ampla e detalhada da realidade da organização e de suas necessidades.

Ao pensarmos no processo de reembolso, a integração faz com que os envolvidos percam menos tempo com tarefas repetitivas e foquem em atividades de maior complexidade.

Melhorar a comunicação

Com uma boa comunicação entre os gestores e os funcionários, e entre os departamentos, as operações ficam mais seguras. Além disso, incentiva o comprometimento dos colaboradores para com as políticas internas.

Um processo otimizado garante que diferentes setores conversem e se entendam, tendo informações à disposição de todos.

Sem uma boa comunicação, o entendimento e compreensão das pessoas envolvidas diminui. Isso pode acabar travando todo o processo, criando atritos e, muitas vezes, gerando gastos indesejados à companhia.

Tornar o procedimento mais transparente

Um processo otimizado vai deixar tudo mais transparente e facilitar o entendimento dos colaboradores.

Ao se utilizar desse fator, a empresa minimiza erros e mal entendidos, além de deixar claro para todos como tudo deve ser feito.

Não haverá mais dúvidas sobre quando e como o ressarcimento será feito ou mesmo sobre o que pode e o que não pode ser reembolsado pela companhia.

Economizar dinheiro

O último tópico também é o mais importante. Se a missão do financeiro é fazer com que a empresa se torne mais lucrativa, um processo eficiente compartilha do mesmo objetivo principal.

Falhas como o ressarcimento duplicado ou de despesas não reembolsáveis fazem com que a companhia desperdice dinheiro sem necessidade.

Quando o processo é sólido e seguido à risca, com o auxílio de uma boa política interna e um sistema integrado, esses gastos deixam de aparecer.

Outro ponto que vale ressaltar é que os colaboradores entendem que há regras seguras para ambas as partes, o que faz com que tentativas de fraudar o procedimento sejam invalidadas.

A importância da política de reembolso no processo

Infelizmente, não é incomum que funcionários usem de meios duvidosos para conseguir reembolso de despesas fictícias ou que fogem dos itens reembolsáveis. Por isso também é importante montar uma política que deixe claro o que será ressarcido.

Além de hospedagem, transporte e alimentação, pode-se incluir materiais de escritório e outras coisas pertinentes ao exercício da função.

Fraudes como fazer a empresa pagar por uma bebida alcóolica que foi consumida durante o trabalho são comuns. Uma boa política vai evitar que este tipo de situação ocorra.

Pequenos gastos aqui e ali, quando colocados na ponta do lápis no fim de cada mês, podem significar grandes montantes de dinheiro.

O gestor financeiro da empresa vai estipular, através da política de reembolso,  o que deve ser ressarcido. Isso evita despesas desnecessárias por parte da organização.

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Dicas para melhorar o processo de reembolso de despesas

Pode parecer um trabalho sem fim organizar todo o processo e deixá-lo mais eficiente. Felizmente, não é tão difícil assim.

A seguir, daremos algumas dicas de como melhorar seu processo de reembolso corporativo. Entre as principais podemos citar:

  • crie um fluxo de aprovação;
  • estabeleça prazos;
  • opte por soluções digitais especializadas.

Crie um fluxo de aprovação

É preciso que os gestores estabeleçam quais tipos de gastos necessitarão de aprovação, quem será responsável pela validação dos reembolsos e pela revisão dos relatórios de despesas.

O processo deve ser enxuto e o menos burocrático possível.

Se houver muitas etapas para que a aprovação seja feita, a empresa, ao invés de ganhar, perde eficiência e deixa de otimizar os processos.

Estabeleça prazos

É preciso apontar o prazo para o ressarcimento dos gastos. Defina, de forma clara e objetiva, quanto tempo será necessário para que todos os colaboradores recebam os valores, da solicitação do reembolso até o pagamento

Algumas empresas também trabalham com o adiantamento de despesas. Dessa maneira, o prazo também precisa ser estabelecido para mostrar até quando o funcionário pode apresentar as notas fiscais.

Quando se cria essas regras, o ideal é que elas estejam dentro da política e delimitem claramente sua compensação.

Caso os colaboradores não cumpram os prazos para a entrega dos recibos, a empresa não fará o reembolso. Tudo de forma transparente para que não haja complicações ou estresses.

Opte por soluções digitais especializadas

As soluções tecnológicas existem para facilitar o dia a dia dos profissionais. No processo de ressarcimento de gastos, não é diferente.

A ExpenseOn auxilia gestores e colaboradores que viajam ao disponibilizar um software de reembolso corporativo completo e integrado.

O viajante não precisa mais guardar recibos em papel, uma vez que pode digitalizar e armazenar os arquivos em nuvem para que os responsáveis pela análise a façam de maneira fácil e rápida.

O gestor, por sua vez, pode acompanhar os gastos em tempo real, aprovar solicitações e configurar alçadas de aprovação para manter um controle rígido sobre as despesas da organização.

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