Política de reembolso: exemplos, importância e como fazer

viajante utilizando cartão corporativo dentro da política de reembolsos

O reembolso de despesas é uma realidade na maioria das empresas que contam com colaboradores que precisam visitar clientes fora do escritório ou até mesmo viajar a negócios. No entanto, esse processo de comprovação de gastos e ressarcimento pode se tornar uma dor de cabeça quando não há uma política de reembolsos estruturada.

Mas o que é uma política de reembolso de despesas? Em resumo, trata-se do documento que guia todo o processo de reembolsos. Esse agrupamento de regras, normas e procedimentos, criado pelos gestores, define como o dinheiro da organização pode, ou não, ser gasto pelos colaboradores.

Além de fornecer informações valiosas para encaminhar o ressarcimento aos funcionários após gastos feitos em prol do trabalho, a política fortalece o compliance.

Se por um lado os gestores têm um documento para coordenar todo o processo de reembolsos, do outro estão os colaboradores, que passam a ter mais transparência sobre as permissões e boas práticas para o uso do dinheiro da companhia.

Neste conteúdo, vamos trazer tudo o que você precisa saber sobre a política de reembolso, desde a explicação sobre sua importância até exemplos práticos para mostrar como é aplicada no dia a dia das empresas.

Antes de seguir com a leitura, aproveite e baixe nosso modelo gratuito de política de reembolsos e comece a implementá-lo já.

modelo de política de viagens corporatiavas

A importância da política de reembolso de despesas

Se sua empresa ainda não conta com uma política estruturada, saiba que há riscos para a gestão financeira. Quando a companhia não deixa claro aos funcionários o que é e o que não é reembolsável, por exemplo, a possibilidade de problemas no processo e até fraudes aumenta muito.

O reembolso de despesas corporativas é necessário, mas também precisa de uma análise detalhada por parte dos gestores. Sem isso, a responsabilidade por falhas certamente cairá em cima deles. Um colaborador que não é reembolsado pode gerar até mesmo um processo trabalhista.

A política de reembolsos, por sua vez, afasta o risco desses e de diversos outros problemas, além de ajudar a tornar a rotina de todos os envolvidos mais simples. Dentre esses benefícios, podemos destacar:

  • otimização do processo de reembolso;
  • prevenção contra ações trabalhistas;
  • aumento da produtividade;
  • melhora na satisfação dos colaboradores.

Otimização do processo de reembolsos

Com todas as informações necessárias sempre à mão, não perde-se tempo precisando explicar mais de uma vez. Assim, evitam-se atritos referentes a como os processos são executados, uma vez que há transparência e um documento público para que todos os colaboradores possam consultar.

Os colaboradores que fazem viagens a trabalho passam a saber o que é reembolsável, o que é preciso para que eles peçam o ressarcimento e até quanto tempo levará até serem ressarcidos.

É claro que, além da política, há outros fatores que podem facilitar os procedimentos. Com a ExpenseOn, empresas integram suas políticas de reembolso na plataforma para configurar alertas personalizados que serão disparados visando fazer com que as regras sejam cumpridas pelos funcionários.

Esse tipo de funcionalidade é apenas uma das facilidades que ajudam o departamento financeiro a otimizar processos e tornar sua rotina cada vez mais eficiente.

Infográfico - 7 passos simples para melhorar os processos financeiros da empresa.

Prevenção contra ações trabalhistas

O reembolso é obrigatório por lei desde que o funcionário apresente um comprovante de pagamento referente ao gasto. Com a política bem aplicada, caso o colaborador resolva processar a organização, a empresa terá como prova que o mesmo tinha conhecimento sobre as condições de reembolsos.

Além disso, a política também ajuda a guiar o gestor sobre tudo o que precisa ser documentado e armazenado para preservar a empresa contra possíveis riscos trabalhistas.

Aumento da produtividade

A política de reembolso aumenta a produtividade tanto do colaborador quanto do gestor. Uma vez que as alçadas de aprovação já estão definidas, não há a necessidade de análises demoradas sobre as despesas e solicitações que o colaborador poderá fazer.

Dessa forma, o gestor não precisará gastar tempo conferindo gastos diversas vezes para aprovações mais simples, por exemplo.

Melhora na satisfação dos colaboradores

A otimização dos processos, menos burocracia, mais agilidade e transparência corroboram para uma satisfação maior dos funcionários que precisam recorrer aos reembolsos.

Com as informações claras para todos na empresa, o funcionário sabe o que deve e o que não deve fazer seguindo de acordo com as normas da política de reembolsos. Dessa forma ele não fica perdido e se sente amparado mesmo em situações de emergência, o que promove o Duty of Care na sua organização.

Tipos de política de reembolso: 3 exemplos para usar na sua empresa

Todos os tipos de política de reembolso devem conter informações sobre como vai acontecer a solicitação do reembolso e o processo de prestação de contas. Seja para viagens corporativas ou para qualquer outra necessidade, esses itens precisam estar totalmente claros.

Ebook e planilha de despesas corporativas com o título Passo a passo para calcular despesas de viagens corporativas.

No entanto, há três tipos diferentes de política que podem ser utilizadas de acordo com a melhor aplicação no seu modelo de negócio:

  • política de reembolso flexível;
  • política de reembolso simples;
  • política de reembolso detalhada.

Política de reembolso flexível

Um modelo com flexibilidade ajuda a manter os interesses, tanto da empresa quanto do colaborador, mesmo que imprevistos aconteçam.

Utilizado principalmente por organizações que prestam serviços a terceiras, esse tipo de política prevê maior cobertura. Mesmo que as diretrizes da contratada não prevejam o ressarcimento dos mesmos gastos, esse modelo mais flexível assegura que nenhum dos lados saia lesado.

Por isso a flexibilidade é importante, pois quanto mais cobertura ela oferecer à empresa e aos funcionários, melhor.

Política de reembolso simples

Trata-se de um modelo mais enxuto, onde as despesas são descritas sem a necessidade de um detalhamento muito profundo.

Para fazê-la, você pode começar separando as despesas em categorias, e o que é reembolsável dentro desses grupos.

Mesmo sendo simples, ainda é preciso informar se serão aceitos recibos, cupons ou apenas notas fiscais como comprovante, além de acusar quando é permitido usar aplicativos de transporte, condições para compra de passagem, entre outros.

As notas fiscais digitalizadas auxiliam muito em toda a gestão, assim como o armazenamento em nuvem, disponível dentro da plataforma ExpenseOn.

Política de reembolso detalhada

Este tipo de política também é conhecida como completa. Nela, deve haver informações sobre a autoridade e responsabilidade do colaborador, principalmente no que diz respeito aos seus deveres enquanto estiver fora do local de trabalho habitual.

Tópicos como reserva e compras de passagens, além de aluguel de veículos, também devem estar bem descritos. Fora isso, é bom ter acusado quantos níveis de aprovação são necessários para cada despesa.

Agora que você conhece os tipos de política, vamos à prática.

Como criar uma política de reembolso de despesas corporativas?

O primeiro passo para desenvolver sua própria política de reembolsos é compreender os processos que já existem e buscar otimizações para os gargalos operacionais. Para isso, responda às perguntas abaixo aliando um cenário ideal com a situação atual dos procedimentos.

  • Como as solicitações devem ser feitas?
  • Quais despesas serão reembolsadas pela empresa?
  • Como a prestação de contas será feita?
  • Quais tipos de comprovante serão aceitos?
  • Qual o prazo para prestação de contas e quanto tempo o colaborador levará até ser reembolsado?

A resposta para essas cinco perguntas já te darão uma noção básica para iniciar uma política eficaz. Depois de respondê-las, está na hora de colocar a mão na massa.

Abaixo, listamos 8 passos simples para te guiar em como criar uma política de reembolso de despesas:

  1. liste as despesas reembolsáveis tendo a lei como base;
  2. firme para quem e quando o adiantamento de despesas é aplicável;
  3. depois calcule e defina os valores de reembolso para cada despesa;
  4. faça um orçamento previsto para viagens;
  5. determine como deve ser feito a prestação de contas;
  6. fixe um prazo para a prestação de contas de cada despesa;
  7. defina o que é aceito para comprovar despesa;
  8. estabeleça como a política será implantada e fiscalizada.

Com esse esqueleto pronto você pode adicionar os prazos para reservas de passagens e hotéis, além de diversos outros fatores necessários. O próximo passo é integrar a tecnologia à sua política de reembolsos.

Com a ExpenseOn, é possível disponibilizar o documento para todos os funcionários de maneira simples e fácil. Você ainda pode configurar alertas e regras personalizadas de acordo com a política, automatizar o fluxo de aprovações e até armazenar as notas fiscais digitalizadas em nuvem. 

Tudo fica mais simples, ágil e eficiente. Quer descobrir como estamos ajudando milhares de empresas a otimizar os processos de reembolso de despesas?

Solicite uma demonstração grátis e conheça todas as funcionalidades do nosso app.

O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".
ExpenseOn Help Chat
Enviar via WhatsApp