Guia completo da Nota de Débito para reembolso de despesas entre empresas

Gestor organizando despesas da empresa e notas de débito

Quando uma companhia contrata os serviços de uma outra empresa, é comum ocorrer o reembolso de despesas. A terceirizada arca com todos os gastos para a execução do trabalho e, depois, é ressarcida.

Para que isso seja feito da maneira correta, a empresa contratada precisa emitir uma nota de débito. Mas o que é isso?

A nota de débito é um documento utilizado para que seja efetuada a cobrança de valores para os quais não é compatível a emissão de notas fiscais.

Este recurso é fundamental no dia a dia de empresas B2B, que têm como atividade a prestação de serviços a outras organizações.

Entretanto, ainda permanecem diversas dúvidas em torno do tema. No que tange às notas de débito de reembolso de despesas, por exemplo, será que são suficientes para receber do cliente final? Como funciona a tributação sobre essa emissão? Quem emite a nota de débito?

A resposta para essas e outras perguntas você poderá encontrar ao longo deste conteúdo completo sobre o assunto.

A importância das notas de débito na prestação de contas

Quando não é feito de maneira adequada, o reembolso de despesas pode vir a desviar recursos da organização.

Se os gastos reembolsáveis não forem acompanhados de forma detalhada e devidamente comprovados, a empresa contratante pode sofrer com prejuízos. Isso acontece quando entende-se que os gastos fazem parte do custo do serviço, e então assumem natureza remuneratória e não indenizatória.

Além das fraudes, autuações e multas podem ser aplicadas. Neste cenário, cria-se um desperdício de dinheiro, abalando a gestão financeira como um todo.

A utilização das notas de débito, no entanto, evita todos esses problemas. Trata-se da melhor forma de prevenir e controlar os gastos de acordo com as políticas internas da companhia.

Em resumo, podemos dizer que a nota de débito deve ser usada sempre que for necessário custear despesas fora do ambiente da instituição, seja com a contratação de terceiros ou mesmo com gastos em uma viagem corporativa.

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A diferença entre despesas e custos para notas de débito

Conhecer bem o que difere despesas de custos é o primeiro passo para não errar na hora de administrar o ativo, seja na hora de contratar terceiros ou mesmo ressarcir uma outra empresa.

Como mencionamos acima, se os gastos forem entendidos como custo do serviço, eles não poderão ser reembolsados. Por isso, abaixo, detalhamos o básico para que você não se confunda na hora de fazer a precificação.

Despesas

As despesas são gastos que não têm relação direta com com a atividade primária da organização.

Enquadram-se nesta categoria gastos administrativos, folha de pagamento, gastos com vendas e marketing, bem como contas de energia, internet, água e até o aluguel.

Dentro dessa classificação, você ainda pode separar entre despesas fixas e variáveis, operacionais e administrativas para otimizar a gestão de tudo o que é gasto com o dinheiro da empresa.

Custos

Por mais que possam parecer a mesma coisa, despesas e custos são diferentes.

O gasto que está ligado diretamente à principal atividade da instituição é um custo. Se for pensar em uma empresa que fabrica chapas de alumínio, por exemplo, a matéria prima necessária para a produção do item é um custo.

Da mesma forma que acontece com as despesas, no entanto, os custos também podem ser categorizados para uma melhor mensuração de resultados.

O gestor financeiro pode dividi-los entre custos fixos e variáveis ou até mesmo criar centros de custo para identificar os setores em que a empresa gasta mais dinheiro.

Agora que você já entendeu melhor a diferença entre ambos os conceitos, podemos avançar para o funcionamento de uma nota de débito.

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Como a nota de débito ajuda no reembolso de despesas entre empresas?

Sempre que houver a contratação de prestação de serviços, a esfera administrativa da contratada precisa fazer uma nota de débito ao cliente.

O reembolso de despesas entre empresas é configurado por valores que foram pagos pela prestadora de serviços, mas que se referem a gastos da contratante.

Exemplo do uso da nota de débito

Uma franquia de restaurantes contrata uma consultoria para realizar treinamentos em suas 17 unidades espalhadas pelo Brasil.

Ao precificar o serviço, a consultoria incluirá seus custos com profissionais, mas também precisará incluir despesas com transporte, alimentação e hospedagem para levar seus consultores até as unidades da contratada em 5 estados diferentes.

Logo, a consultoria terá que fazer uma nota fiscal sobre os serviços prestados para cobrir os custos do projeto.

Além disso, também faz a emissão de uma nota de débito para repassar à contratante o pagamento de valores das despesas.

Nota de débito é tributada?

Não, a nota de débito não deve ser tributada. Por não configurar acréscimo patrimonial da contratada, não deverá ter retenção de tributos e impostos sobre o valor apontado no documento.

Veja a definição do STJ sobre a tributação da nota de débito de serviços para reembolso.

  1. A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.
  2. Destarte, o preços do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.
  3. Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”

A diferença entre nota de débito, nota de crédito e fatura

Muitas pessoas podem se confundir quando falamos do que diferencia esses três documentos. Por isso, vamos esclarecer o assunto para você:

  • Nota de débito: se refere ao saldo positivo. Ou seja, aquilo que a empresa precisará receber devido às despesas decorrentes da realização do serviço – normalmente usada para clientes.
  • Nota de crédito: está relacionada ao saldo negativo, apontando o crédito que a empresa tem dentro do resumo de contas – normalmente usada para fornecedores.
  • Fatura: é o documento que detalha a transação comercial, apontando um pagamento que será efetuado futuramente, mas que não está ligado ao recolhimento de tributos.

Uma característica que a fatura compartilha com a nota de débito é que se trata sempre de valores que entrarão nas contas ou no sistema.

Usualmente ela é emitida para clientes corporativos, mais comumente no fim do décimo dia. Há casos, no entanto, que, por decisão da empresa, a instituição emite a fatura diariamente. Através da fatura também é possível emitir boletos.

Como emitir uma nota de débito?

Quando uma empresa contrata outra, a comprovação do pagamento é feita através de nota fiscal e, no momento de sua emissão, o imposto é registrado.

Entretanto, existem momentos, durante um serviço prestado, em que aparecem despesas que não podem ser inseridas na cobrança por meio de nota fiscal, já que não têm relação com a atividade fim da organização contratada.

É neste momento que entra a nota de débito. Para montá-la de forma correta e evitar problemas com a Receita Federal, é necessário ter cuidados na hora da emissão, como:

  • fazer somente gastos realmente necessários e que podem ser comprovados;
  • evitar que o valor total das despesas chegue perto ou ultrapasse o valor do serviço;
  • contabilizar os recursos de reembolso somente em contas patrimoniais;
  • prever em contrato o reembolso de todas as despesas;
  • tratar o pagamento das despesas que puderem direto com o fornecedor.

Já foi dito aqui antes, mas vale reforçar que, sob a perspectiva da contabilidade, o reembolso de despesas não é tributável. Sendo assim, a nota de débito e o valor fiscal não aparecem juntos.

Modelo de nota de débito

Fazer sua própria nota de débito é mais fácil do que parece. Confira, abaixo, tudo o que você precisa listar neste documento.

  • nome da empresa;
  • endereço;
  • bairro;
  • cidade;
  • estado;
  • CNPJ;
  • data da emissão;
  • número do documento;
  • valor;
  • vencimento;
  • descrição de histórico;
  • descrição do gasto;
  • valor por extenso.

Como a ExpenseOn ajuda empresas a organizar notas de débito?

Controlar as despesas e gastos da organização não precisa ser difícil. Por isso, milhares de empresas já confiam na ExpenseOn para otimizar processos e tornar a gestão financeira corporativa muito mais eficiente.

Em vez de se perder em dezenas de planilhas de Excel e arquivos descentralizados, gestores já contam com um sistema integrado ao ERP para uma gestão mais eficiente.

Com poucos cliques, você consegue gerar notas de débito contendo todas as informações sobre a despesa, solicitante e cliente.

Desta forma, criar notas detalhadas com os filtros específicos para cada cliente, tipo de despesa, projeto e solicitante de reembolso passa a ser uma tarefa menos complexa.

Tudo é resolvido de maneira simples para tornar o processo de recebimento das despesas ainda mais eficaz, otimizando o dia a dia.

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